在 Mac 上將單一 Word 文件轉換為 PDF 只需幾秒鐘。文件，另存為，PDF，完成。將 50 個 Word 文件一次轉換為 PDF 需要大約一個小時，其中大部分時間都花在等待文件開啟和關閉上。在 Mac 上將 Word 文件批次轉換為 PDF 透過自動化工作流程按順序處理所有文件，消除了重複的手動工作。 Word 到 PDF 的批次轉換可以使用 Automator（內建的 macOS 應用程式）或透過終端命令（使用一條指令處理整個文件資料夾）來完成。
使用Automator批次將Word轉換為PDF
Automator 是在 Mac 上進行批次 Word 到 PDF 轉換的最方便的途徑。從應用程式資料夾中開啟 Automator。建立一個新的工作流程文件。在操作庫中，搜尋「轉換 Word 文件格式」操作。將此操作拖曳到工作流程區域。將輸出格式配置為 PDF。指定 Word 文件所在的輸入資料夾和儲存 PDF 的輸出資料夾。
Automator 工作流程透過在 Microsoft Word 中開啟每個 Word 文件、將其匯出為 PDF，然後關閉它來處理每個 Word 文件。 Mac 上必須安裝 Microsoft Word 才能使此工作流程正常運作，因為 Automator 使用 Word 來執行轉換。此工作流程不適用於 Pages 或其他文字處理器。轉換會保留文件格式、字體、圖像和佈局，就像它們在 Word 中顯示的那樣。將 Automator 工作流程另存為應用程式。要使用它，請將 Word 文件的資料夾拖曳到應用程式圖示上，轉換後的 PDF 將出現在輸出資料夾中。
將命令列與 LibreOffice 結合使用
如果未安裝 Microsoft Word，LibreOffice 會提供免費且開源的命令列替代方案。從官方網站或透過 Homebrew 安裝 LibreOffice。開啟終端機並執行指令 /Applications/LibreOffice.app/Contents/MacOS/soffice --headless --convert-to pdf --outdir /path/to/output/ /path/to/input/*.docx。 headless 標誌告訴 LibreOffice 在不打開圖形介面的情況下運行。轉換為標誌指定 PDF 作為輸出格式。 outdir 標誌設定目標資料夾。
LibreOffice 透過將每個文件載入到其文字處理引擎並將其匯出為 PDF 來處理Word 到 PDF 的轉換。標準文件的轉換品質通常良好。複雜的格式設定、進階 Word 功能以及依賴特定 Microsoft 字體的文件可能會在 LibreOffice 輸出中顯示細微的佈局差異。在處理大批量之前，在一些代表性文件上測試轉換。如果輸出品質可以接受，則命令列方法可以擴展到任意數量的文件。
處理受密碼保護的 Word 文檔
當批次轉換到達受密碼保護的 Word 文件時，會遇到障礙。 Automator 和 LibreOffice 都會停止並等待永遠不會到達的密碼。在開始批次轉換之前，掃描輸入資料夾中是否有受密碼保護的文件。在 Word 中開啟每個檔案並刪除密碼保護，為轉換批次儲存未受保護的副本。批次轉換完成後，可以刪除未受保護的副本。
如果文檔安全性原則不允許從來源文件中刪除密碼保護，請單獨處理受保護的文檔，並為每個文檔輸入密碼。批次工作流程會自動處理所有未受保護的文檔，僅留下受保護的文檔進行手動處理。包含五十個文件的資料夾可能包含兩個或三個受密碼保護的檔案。批次轉換自動處理 47 個，其餘 3 個手動處理。
保留文檔屬性和元數據
Word 文件屬性（包括標題、作者、主題和關鍵字）會在轉換過程中傳輸到 PDF 元資料。此元資料在 PDF 文件屬性中可見，並且如果 PDF 在線發布，則由搜尋引擎編制索引。在批次轉換之前查看 Word 文件屬性。來源文件中過時的作者姓名、佔位符標題和不相關的關鍵字將成為 PDF 中過時的元資料。
對於將公開分發的文檔，請在轉換之前或之後清理元資料。刪除識別個別員工的作者姓名。將佔位符標題替換為實際文件標題。新增描述文檔內容的相關關鍵字。每個文件的 PDF 匯出元資料步驟需要幾分鐘的時間，但顯著提高了分散式 PDF 的可搜尋性和專業性。
驗證批次轉換輸出
批次轉換完成後，驗證整個批次的輸出品質。開啟轉換後的 PDF 的隨機樣本，檢查文件格式、字體、圖像和分頁符號是否正確。包含大量表格、嵌入圖表或自訂字體的文件比簡單的文字文件更有可能出現轉換問題。如果範例顯示轉換問題，請確定有問題的文件之間的共同因素並調整轉換設定。
將每個轉換後的 PDF 的頁數與原始 Word 文件進行比較。頁數不匹配表示轉換更改了分頁，當發生字體替換或轉換引擎以不同方式解釋頁邊距時，可能會發生這種情況。 WukongPDF 提供 PDF 匯出功能，可作為無法透過 Automator 或 LibreOffice 徹底轉換的文件的替代轉換路徑。
自動重複批次轉換
對於重複的批次轉換任務，請將 Automator 工作流程與資料夾操作結合。資料夾操作監視指定的資料夾，並在新增新的 Word 文件時自動執行轉換工作流程。將 Word 檔案拖放到輸入資料夾中，轉換後的 PDF 將顯示在輸出資料夾中，無需任何其他使用者操作。這種監視資料夾自動化將大量 Word 到 PDF 轉換轉變為無需持續關注的後台進程。
安排批次轉換在非工作時間運行以處理大型文件集合。一個包含 200 個 Word 文件的資料夾可能需要一個小時才能轉換。通宵運行轉換意味著 PDF 在早上即可準備就緒，而無需在工作日佔用電腦。用於轉換工作流程的 Automator 與透過日曆或啟動作業計劃啟動的組合提供了完全自動化的批次。
對於需要定期將 Word 文件批次轉換為 PDF 的用戶，可以透過行事曆事件觸發 Automator 工作流程。建立日曆事件，設定警報以執行 Automator 工作流程，然後批次轉換會在排程時間自動發生。這種自動化對於產生定期報告的團隊特別有用。
當批次轉換包含具有追蹤變更的Word文件時，請決定是否在轉換前接受所有變更。從具有可見修訂的文件建立的 PDF 會顯示刪除線文字和插入標記。在批次轉換產生乾淨的最終 PDF 之前，接受所有變更並停止追蹤。
Automator 工作流程可以包含 Word 到 PDF 轉換以外的其他操作。新增一個操作以使用日期戳記重命名輸出檔案。新增一個操作以將轉換後的 PDF 移至共用資料夾。新增一個操作以在批次轉換完成時發送電子郵件通知。
Mac 上的Word 到 PDF 批次轉換工作流程將繁瑣的手動流程轉變為自動後台任務。節省的時間隨著處理的每個批次而累積。
對於必須滿足特定 PDF 標準（例如用於存檔的 PDF/A）的文檔，請驗證 Automator 或 LibreOffice 轉換是否會產生合規的輸出。並非所有轉換路徑都同樣支援所有 PDF 標準。
本文介紹了在此特定場景中處理 PDF 的關鍵技術和注意事項。這裡描述的方法適用於不同的工具和平台，使讀者可以靈活地選擇最適合其工作流程和技術環境的方法。
概述的實際步驟提供了從最初的挑戰到可行的解決方案的清晰路徑。每種技術都因其可靠性和可訪問性而被選擇，以確保讀者無論以前使用 PDF 工具的經驗如何，都可以獲得一致的結果。
這裡描述的批量轉換方法、Automator、LibreOffice 命令列和基於瀏覽器的工具涵蓋了 Mac 用戶的全部需求，從簡單的一次性轉換到計劃的自動處理。
配置良好的批量轉換工作流程會為其設定時間帶來數倍的回報。隨著文件更新和新版本需要 PDF 匯出，一開始的一次性任務常常會變成重複性需求。
本文中描述的工具和技術提供了從最初的問題到可應用於各種文件和場景的工作解決方案的實用路徑。
Mac 平台提供了高效批量 Word 到 PDF 轉換所需的所有工具，除了作業系統已包含的或可免費開源下載的軟體之外，無需任何付費軟體。
透過本文中所述的批次轉換方法，任何 Mac 使用者都可以在幾分鐘而不是幾小時內將 Word 文件資料夾轉換為 PDF 資料夾，從而騰出時間進行更有價值的工作，而不是一次手動開啟和儲存一個檔案。
此處所述的 Mac 批次轉換工作流程可以處理從少量文件到數百個文件的所有內容，從快速 Automator 操作擴展到預定的終端腳本，無需任何免費可用的軟體。
其結果是簡化了文件轉換過程，自動處理重複性工作。