包含 200 個 Word 文件、Excel 電子表格和 PowerPoint 簡報（所有這些都需要轉換為 PDF）的資料夾在任何辦公室都是常見的景象。透過每個應用程式的另存為 PDF 功能一次轉換它們需要數小時的重複點擊。具有批次轉換功能的 PDF 工具套件透過一次操作處理整個資料夾，並對每個檔案應用一致的設置，從而將這些小時縮短為幾分鐘。
批量轉換並不是要更快完成一件事。它是關於做一件事一次而不是 200 次。
透過PDF Batch工具將Word批次轉換為PDF和其他辦公格式需要準備來源文件，為每種文件類型選擇正確的轉換設置，並執行批次並對輸出進行驗證檢查。 WukongPDF 的PDF 工具 套件可處理多格式批次轉換，無論您使用桌面套件、基於瀏覽器的工具或命令列轉換器，以下的工作流程都適用。
準備用於批次轉換的來源文件
在批次開始之前，批次中的每個文件都應處於一致的、準備轉換的狀態。打開範例並檢查追蹤的變更是否被接受或拒絕，而不是懸而未決。評論應該得到解決。應更新圖表和連結圖像等嵌入式對象，而不是顯示損壞的連結錯誤。這些問題會導致轉換失敗或奇怪的輸出，這些輸出很難診斷，因為批次是在無人值守的情況下運行的。
轉換前標準化檔名。輸出 PDF 繼承帶有 .pdf 副檔名的來源檔案名稱。不一致的來源命名會產生不一致的 PDF 命名。預先重命名為一致的約定。如果對 PDF 輸出有意義，請在檔案名稱中包含日期、項目代碼或版本號。檔案名稱是唯一能夠可靠地在批量轉換中倖存下來的元數據，無需額外的步驟，因此請投入時間在上游獲取它。
當轉換設定因格式而異時，請按類型將文件分組。 Word、Excel 和 PowerPoint 各自需要不同的 PDF 輸出設定。每個檔案類型單獨的輸入資料夾可以使設定井井有條，並防止將 Word 設定套用到 Excel 檔案。有些工具允許在單一批次作業中進行按格式設置，但按類型資料夾方法更簡單，且不易出現配置錯誤。
為每種 Office 格式選擇轉換設定
轉換為 PDF 的 Word 文件應保留文件結構：標題變為書籤，腳註變為頁面註釋，目錄連結保持功能。啟用這些選項。除非特別需要平面 PDF，否則停用任何將結構扁平化為簡單文字的內容。結構化 PDF 可以滿足大多數用途，並且可以在以後進行扁平化處理。扁平化的 PDF 無法重新建置。
Excel 電子表格需要注意列印區域和縮放比例。預設設定下的二十列可在多個頁面上產生微觀文字。將列印區域設定為實際資料範圍。縮放以適合頁面寬度。對於寬幅紙張，請選擇橫向。這些設定在轉換前存在於電子表格中，而不是在 PDF 工具中。打開代表性電子表格，正確配置其頁面設置，保存它，並將其用作如何配置批次中所有電子表格的模板。
PowerPoint 檔案轉換乾淨，因為投影片直接對應到 PDF 頁面。主要切換是演講者註釋和隱藏幻燈片。如果 PDF 作為講義或完整記錄，請包含註釋。如果 PDF 是用於簡報的幻燈片，則排除它們。隱藏的投影片通常應排除在外，除非出於後勤原因而隱藏，需要保存在文件記錄中。
| 源格式 | 按鍵設定 | 常見問題 |
|---|---|---|
| 字 (.docx) | 保留文件結構、標題到書籤 | 轉換前不接受追蹤的更改 |
| Excel (.xlsx) | 設定列印區域，適合頁面寬度，橫向列印寬幅紙張 | 列被切斷或文字太小而無法閱讀 |
| PowerPoint (.pptx) | 包括/排除演講者備註和隱藏幻燈片 | 動畫遺失，複雜的過渡變得扁平化 |
| Google 文件/表格/投影片 | 先匯出為Office格式，然後轉換 | Google 格式無法在大多數工具中直接轉換 |
運行批次並監控進度
首先測試運行五個文件，每種主要類型一個。在運行完整批次之前驗證每個測試文件的輸出。產生完美 Word 輸出的設定可能會產生亂碼的 Excel 輸出。在 5 個檔案上擷取此問題、調整 Excel 設定並重新執行測試，可防止在整個批次完成且來源檔案已移動或修改後在 200 個檔案上發現此問題。
監控批次的進度。由於損壞、不支援的功能或資源耗盡，特定檔案的轉換可能會停止。停滯的文件會阻止其後面的所有內容。有些工具會跳過有問題的文件並繼續。其他人停下來等待。了解您的工具使用哪些行為並定期檢查。停止行為意味著您需要在場才能跳過問題檔案。跳過行為意味著您可以離開並在最後檢查錯誤。
轉換後驗證和清理
批次完成後驗證隨機樣本。開啟每種來源格式的幾個 PDF。檢查頁數、內容完整性和格式保真度。 10% 的樣本無需進行全批次人工審核即可發現系統問題。乾淨的樣品意味著乾淨的批次。樣本中出現問題就意味著要提高檢查率，檢查根本原因。
將原始檔案與輸出 PDF 分開歸檔。 PDF 是可交付成果。來源文件是稍後可能更新的工作文件。具有清晰命名的單獨目錄可防止 .docx 和 .pdf 版本混合在一起造成混淆。來源目錄和 PDF 輸出目錄提供了大多數批次所需的所有結構。簡單、清晰、有效。
自動重複批量轉換
每週或每月的大量轉換值得自動化。由 PDF 工具監控的監視資料夾會自動轉換放置在其中的任何檔案。團隊成員保存到監視資料夾而不是桌面。幾分鐘後，PDF 就會出現在輸出資料夾中，而無需任何人執行手動轉換。監視資料夾成為不可見的基礎設施。
腳本可以處理監視資料夾無法處理的轉換前準備工作。檢查追蹤的變更、設定列印區域、標準化檔案名稱以及檔案進入監視資料夾之前執行的所有可編寫腳本的步驟。劇本準備好了。監視資料夾轉換。它們一起完全消除了重複批量轉換中的手動工作。幾個小時的腳本編寫就永遠消除了每月幾個小時的手動工作。