多页 Excel 工作簿打印为 PDF，每个工作表都会生成尺寸略有不同的页面。第三页比第二页宽几分之一英寸。第七页的页边距与第五页不匹配。滚动浏览 PDF，页面边界明显地从一张纸跳到下一张纸。发生这种情况的原因是，Excel 为每个工作表独立分配页面大小和边距设置，而在工作簿的使用过程中，由于不同的人编辑不同的工作表，这些设置经常会发生变化。了解页面大小不匹配的原因是将Excel 修复为 PDF 输出的第一步。
Excel 如何确定每个工作表的页面大小
每个 Excel 工作表都维护自己的页面设置配置，与单元格数据分开存储。此配置包括纸张尺寸、方向、页边距宽度、页眉和页脚内容以及打印区域定义。当您打印或导出为 PDF 时，Excel 会独立处理每个工作表并应用其自己的页面设置。如果 Sheet1 配置为具有窄边距的 Letter 尺寸，而 Sheet2 配置为具有宽边距的 A4，则生成的 PDF 将包含混合的页面尺寸。
每个工作表的页面设置在正常的单元格网格视图中不可见。您需要切换到页面布局视图或打开页面设置对话框才能查看当前设置。这种不可见性就是为什么不匹配的PDF页面大小设置经常被忽视，直到生成PDF并且有人注意到跳转页面边界。在不同国家的同事之间传递的工作簿尤其容易受到攻击，因为一个人可能将工作表设置为 A4，而另一个人则使用 Letter。
检查并标准化所有工作表的页面设置
识别不匹配的页面设置的最可靠方法是在导出之前单独检查每个工作表。右键单击任何工作表选项卡并选择选择所有工作表。这会将所有工作表分组在一起，以便您所做的任何页面设置更改同时应用于每个工作表。选择所有工作表后，打开功能区上的“页面布局”选项卡。单击“尺寸”下拉列表并确认所有纸张都使用相同的纸张尺寸。单击“方向”下拉列表，并将所有工作表一致设置为“纵向”或“横向”。单击“边距”并为每张纸选择相同的边距预设。
将所有工作表分组标准化页面设置后，通过右键单击工作表选项卡并选择“取消分组工作表”来取消分组。然后在页面布局视图中滚动浏览每个工作表，以直观地确认分页符和边距看起来是否一致。请特别注意具有宽表格的工作表，这些工作表可能已设置为横向，而工作簿的其余部分则使用纵向。这些有意的方向差异是有效的，但它们会在 PDF 输出中产生不同的页面尺寸。如果一致的页面尺寸比每张纸的最佳方向更重要，则还要标准化方向。
使用缩放选项使内容适合统一页面
标准化纸张尺寸和页边距并不能保证内容能够整齐地适合每一页。以前以横向模式打印在两张纸上的宽表格现在可能会在纵向模式下溢出页面边界。使用“页面设置”对话框中的缩放选项来调整每个工作表的内容映射到标准化页面的方式。 “适合”选项可缩放整个工作表，使其适合指定的页数宽度和指定的页数高度。
通过将高字段留空，将“适合”设置为 1 页宽，告诉 Excel 缩放宽度以适合单页，同时允许高度根据需要扩展到任意多页。这可以防止常见的PDF打印问题，即带有一个额外列的表格会生成一个几乎空白的第二页，其中只有一个狭窄的数据列。如果缩放后的文本变得太小而无法阅读，请调整打印区域以排除非必要的列，或将缩放比例设置为最小可读百分比，而不是将整个工作表强制打印到一页上。
设置每张纸的打印区域
未定义或不一致的打印区域是意外页面尺寸变化的另一个常见原因。如果一张工作表已定义打印区域为 A1 到 K45，而另一张工作表未定义打印区域，Excel 将打印第二张工作表的整个使用范围，该范围可能远远超出您想要包含的范围。在导出为 PDF 之前，请设置每张纸的打印区域。选择应出现在输出中的单元格，单击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域”，然后选择“设置打印区域”。
在所有工作表上设置打印区域后，在提交为 PDF 之前，使用“打印预览”屏幕验证每张工作表的输出。预览准确显示 PDF 中将出现的内容，包括跨工作表拆分表格的任何分页符。通过调整行高、列宽或打印区域边界来解决任何尴尬的分页符。打印预览中花费的额外时间可以避免生成 PDF、发现布局问题、修复问题以及重新生成文件的麻烦。
使用一致的设置导出为 PDF
将所有工作表配置为相同的页面大小、方向、边距和打印区域，将工作簿导出为 PDF。在 Excel 中，转到“文件”，然后转到“导出”，然后选择“创建 PDF”。在导出选项对话框中的“发布内容”下，选择“整个工作簿”而不是“活动工作表”。这可确保所有工作表都包含在内。单击“选项”按钮并验证发布设置是否与您的标准化选择相匹配。如果要广泛分发 PDF，请检查是否启用了文档属性和文档结构标签以实现可访问性。
PDF 生成后，打开它并滚动浏览每一页。现在，各个页面的页面尺寸应该保持一致。如果任何工作表仍然产生不同的页面尺寸，请返回到 Excel 中的该工作表并检查其单个页面设置，如果该工作表被隐藏或受保护，则可能已从组选择中排除。如果多表工作簿的文件大小超出电子邮件附件限制，WukongPDF 可以压缩或合并最终 PDF，但在导出之前标准化 Excel 页面设置仍然是防止页面大小不匹配的最有效方法。
处理在不同操作系统上创建的 Excel 工作簿
在 Windows 和 Mac 计算机上编辑的 Excel 工作簿特别容易出现页面尺寸不一致的情况，因为这两个操作系统使用不同的默认纸张尺寸和打印机驱动程序。 Windows 默认的 Letter 纸张尺寸为 8.5 x 11 英寸。 macOS 也默认为 US Letter，但 Mac 上的打印机子系统通过 CUPS 打印系统映射页面尺寸，这可能会与 Windows GDI 打印子系统对边距和缩放的解释略有不同。
这些操作系统差异可能会产生十分之几英寸的页面尺寸变化，这种变化在屏幕上很微妙，以至于不会被注意到，但当打印的页面堆叠在一起或以两页跨页查看 PDF 时，这些变化就很明显，其中对开的页面应该完美对齐。如果在 PDF 导出之前要在多个操作系统上编辑工作簿，请指定一个系统作为最终导出计算机，并在创建 PDF 之前在该计算机上执行所有页面设置标准化。
在最终导出之前，如果多页 PDF 超出电子邮件附件限制，请使用WukongPDF 合并所有补充页面或压缩输出。标准化 Excel 页面设置可防止尺寸不匹配，专用 PDF 工具可处理导出后文件管理。
Excel 中的隐藏行和列可能会导致 PDF 输出中出现意外的页面大小行为。如果工作表包含超出可见打印区域的隐藏列，Excel 可能会将隐藏内容包含在其页宽计算中。导出之前，暂时取消隐藏所有行和列以查看数据的完整范围，然后删除隐藏内容或调整打印区域以明确排除它。
在 Excel 中选择的打印机驱动程序可能会影响 PDF 页面尺寸，因为 Excel 会查询打印机支持的纸张尺寸和默认边距。如果所选打印机是具有非标准纸张处理的物理设备，则 PDF 输出可能会继承意外的页面大小设置。为了获得一致的 PDF 输出，请在打开 Excel 文件之前将默认打印机设置为 Microsoft Print to PDF。
Excel for Mac 和 Excel for Windows 处理某些页面设置功能的方式不同，特别是包含图形的页眉和页脚。由于图像缩放算法不同，标题中带有公司徽标的工作表在每个操作系统上呈现的尺寸可能略有不同。如果工作簿将在两个平台上导出为 PDF，请测试每个平台上的输出并确定哪个平台为最终分发副本生成首选结果。
将 PDF 分发给可能使用与导出时使用的纸张尺寸不同的纸张尺寸的收件人时，请在电子邮件或文档标题中添加注释，指示所需的纸张尺寸。北美收件人在 Letter 上打印的 A4 纸格式 PDF 可能会出现轻微裁剪的边距。将 PDF 页面大小设置为与收件人中最常见的纸张大小相匹配可以最大限度地减少此问题。