大多数 PDF 不需要密码。一份时事通讯、一份产品手册、一份公开报告——锁定这些只会无缘无故地产生摩擦。但有些文档确实需要保护，了解哪些情况需要保护可以帮助您避免过度保护所有内容或让敏感文件处于开放状态。以下五次是使用密码保护 PDF 的正确选择。
1。该文档包含个人或财务信息
纳税申报表、银行对账单、工资信息、医疗记录、护照扫描件——任何包含可用于身份盗窃或财务欺诈的数据的 PDF 都应该有密码，然后再发送到电子邮件附件或云存储链接。
默认情况下，电子邮件并不安全。如果邮件被转发给错误的人，或者收件箱被泄露，则不受保护的 PDF 可以立即读取。 Protect PDF 密码意味着如果没有密钥，文件将毫无用处 - 即使它最终出现在不应该出现的地方。
2。您正在共享合同或法律文件
合同、保密协议、协议和法律文件通常包含有关各方之间敏感的条款。在没有任何保护的情况下发送它们意味着任何有权访问电子邮件线程或文件存储的人都可以阅读完整的条款 - 包括非协议方的人。
在发送合同之前使用密码保护合同还会向收件人发出信号，表明您认真对待文档安全——虽然是一件小事，但在专业环境中却很重要。通过单独的渠道（短信而不是同一封电子邮件）共享密码，以增加安全层。
3。文件将存储在共享位置
共享驱动器、团队文件夹和云存储很方便，但拥有该空间权限的每个人都可以访问它们，而该空间的范围通常比预期的更广泛。如果您将敏感文档放入共享文件夹中是因为这是最简单的传递方式，那么密码会添加一层文件夹本身不提供的访问控制。
这通常会出现在人力资源文件、高管薪酬数据、与合并相关的文件以及组织内敏感但需要存储在至少少数人可以访问的地方的任何其他文件中。
4。您想要阻止编辑或复制
PDF 密码有两种类型：控制谁可以查看该文件的开放密码，以及控制他们可以使用该文件执行哪些操作的权限密码。权限密码可让您限制打印、复制文本和编辑，而不会阻止某人打开和阅读文档。
这对于：
- 您不希望客户编辑和重复使用的提案和报价
- 您正在分发但希望保持完整的报告或研究
- 应该填写但结构不改变的模板
值得注意的是，权限限制并不是万无一失的——有决心的用户可以绕过它们——但它们可以阻止随意滥用并让你的意图明确。
5。该文档正在发送给外部方
团队内共享的内部文档具有一定的信任基线——您知道谁有权访问以及他们大致如何处理它。发送到组织外部的文档则是另一回事。一旦文件离开您的电子邮件，您就无法控制它接下来的去向。
默认情况下，发送给客户、供应商、合作伙伴或外部联系人的任何敏感 PDF 都应受到密码保护。这对收件人来说是一个小摩擦，但对您来说是一个有意义的保障。使用 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 Protect PDF 工具在发送前添加密码 — 上传文件、设置密码、下载安全版本。
简单的决策规则
问问自己：如果这个文件最终落入坏人之手，会有什么影响吗？如果答案是肯定的，请添加密码。如果它是面向公众的文档，没有敏感内容，请跳过它。目标不是锁定所有内容 - 而是保护真正需要它的文件。