一份200页的报告需要分发给五个部门负责人。每个人只需要他们相关的部分。营销需要第 12 到 45 页。财务需要第 46 到 89 页。运营需要第 90 到 140 页。您将 PDF 分成几个部分，撰写五封单独的电子邮件，为每封电子邮件附加正确的文件，然后发送它们。此过程适用于一次性分发。如果您每周执行此操作，则重复步骤会花费数小时。自动化拆分和电子邮件工作流程可处理文档并交付各部分，无需人工干预。
拆分 PDF 并将每个部分通过电子邮件发送给不同的收件人将 PDF 拆分与电子邮件自动化相结合。分割工具分割文档。电子邮件工具或脚本交付这些片段。本指南介绍如何设置工作流程。
Split PDF和电子邮件工作流程将重复的多步骤过程转变为单一的自动化操作。
准备拆分和电子邮件映射
创建定义拆分和收件人的映射文档。对于每个部分，指定页面范围、输出文件名和收件人电子邮件地址。映射文档是自动化工作流程的蓝图。它告诉分割工具在哪里分割文档以及电子邮件工具将每个部分发送到哪里。
执行分割
使用支持自定义页面范围的 PDF 拆分工具。根据映射拆分文档。每个部分都会成为一个根据映射命名的单独 PDF 文件。分割输出是一组可供分发的文件。
WukongPDF 拆分工具支持自定义页面范围。 PDF 页面拆分输出经过组织以供分发。
自动化电子邮件传送
使用电子邮件自动化工具将每个拆分文件发送给其收件人。简单的脚本或电子邮件合并工具可以读取映射文档，将正确的文件附加到每封电子邮件中，然后发送。自动化消除了每个收件人的手动撰写-附加-发送周期。
当每个收件人在无需人工干预的情况下收到分配的部分时，PDF 共享自动化工作流程就完成了。
创建可重复使用的拆分和电子邮件模板
对于定期分发，创建一个定义拆分和收件人的模板。每周或每月仅更新源 PDF。模板保持不变。自动化使用现有映射处理新文档。
Split PDF重复模板消除了每个分发周期的设置时间。映射配置一次并重复使用。
处理电子邮件发送失败
当特定收件人的自动电子邮件发送失败时，系统应记录该失败并继续向其余收件人发送电子邮件。一次失败的交付不应停止整个工作流程。解决问题后，手动重试失败的交付。
PDF 共享 自动交付与故障处理可确保大多数收件人收到他们的部分，即使一封电子邮件被退回。
验证收件人收据
自动交付后，对一些收件人进行抽查，以确认他们收到了正确的部分并且可以打开它。自动化交付高效。人工验证证实它也是准确的。
用于自动交付的 PDF 工具验证步骤可以在配置错误影响所有收件人之前捕获它们。
将拆分和电子邮件与文档管理系统集成
对于企业工作流程，将拆分和电子邮件流程与文档管理系统集成。当添加新文档时，DMS 会触发拆分。电子邮件发送是自动的。整个工作流程无需人工干预即可运行。
Split PDFDMS 集成将手动流程转变为自动化流程。
为每个收件人添加自定义电子邮件正文
映射文档可以包括每个收件人的自定义电子邮件正文文本。每个部分都附有一条个性化消息。自动化高效且个性化。
每个收件人的PDF共享个性化电子邮件正文使自动交付感觉个性化，而不是批量生产。
出于审计目的记录交付状态
记录每次传送：收件人、发送的文件、时间戳和传送状态。该日志提供合规性和故障排除的审核跟踪。
PDF 工作流程传送日志记录了内容发送给谁以及何时发送。
保护自动化电子邮件管道的安全
自动电子邮件传送必须受到保护。使用经过身份验证的 SMTP。加密连接。限制对电子邮件配置的访问。不安全的电子邮件管道可能会被劫持以发送垃圾邮件或网络钓鱼电子邮件。
PDF 安全性 自动电子邮件管道安全性与文档安全性同样重要。
处理超出电子邮件限制的大型附件
某些拆分部分可能仍超出电子邮件附件限制。配置自动化以检测超大文件并重新分割它们或通过云链接而不是附件传送它们。
自动电子邮件传送过程中的Split PDF大小监控可防止因附件过大而退回邮件。
安排重复的拆分和电子邮件作业
对于每周或每月分发，请安排自动运行拆分和电子邮件作业。计划触发工作流程，无需手动启动。该文档在无需人工干预的情况下按时处理和交付。
用于循环分配的PDF工作流程调度将手动定期任务转变为后台自动化。
使用示例数据测试自动化管道
在将自动拆分和电子邮件部署到生产环境之前，请使用示例文档进行测试并测试收件人地址。验证拆分是否正确、电子邮件是否已送达以及附件是否完整。
PDF共享管道测试可以在配置错误影响真正的接收者之前捕获它们。
处理退回的电子邮件通知
当自动电子邮件退回时，发件人应该收到通知。配置电子邮件系统以将退回通知路由至可以调查并更正收件人地址的管理员。
自动交付的PDF共享退回处理可确保识别并重新发送未交付的部分。
创建交货确认报告
自动拆分和电子邮件运行完成后，生成一份递送报告，总结发送内容和时间。该报告是分发记录，供合规和参考。
PDF 工作流程交付确认报告关闭了自动分发的循环。