薪资数据、奖金数字和薪酬细节是任何商业文件中最敏感的数字。当人力资源报告、录用信模板或薪资摘要需要与不应该看到个人薪资数据的利益相关者共享时，从 PDF 中删除这些数字是正确的且通常是法律要求的方法。在标记工具中应用黑框或在数字上涂写实际上并不会删除底层文本，任何知道如何复制和粘贴或检查 PDF 内容流的人都可以恢复所谓的隐藏内容。正确的PDF编辑会从文件结构中永久删除所选内容，从而无法通过任何正常方式进行恢复。
为什么绘制数字不起作用
人们在试图隐藏工资数字时最常犯的错误是使用 PDF 注释工具或屏幕截图标记应用程序在数字上绘制黑色矩形。这些工具将不透明形状放置在文本上方的注释层上，但文本本身在下方的 PDF 内容流中保持完整。任何人都可以打开该文件，选择黑框下方的区域，复制文本，然后将其粘贴到文本编辑器中以显示所谓隐藏的数字。这不是软件错误或安全漏洞，而是 PDF 注释层设计为按规范工作的方式。注释在设计上是非破坏性的，旨在标记文档而不改变其底层内容。
屏幕录制或屏幕截图的方法同样无效。收到数字上画有黑条的 PDF 的人可以简单地在不同的查看器中打开该文件，以不同的方式呈现注释，或者使用 PDF 检查工具提取文本层，同时完全忽略注释层。在法律和企业环境中，由于不当编辑而导致的意外披露导致了重大的财务和声誉损失。正确的密文使用专用的密文工具来标记要删除的内容，然后在保存文件时将其从文档结构中永久删除。
逐步使用 PDF 编辑工具
在支持真正密文的工具中打开 PDF。基于浏览器的平台（例如 WukongPDF）包含专门为此任务设计的编辑模式，并且 Adobe Acrobat Pro 等桌面应用程序中也存在相同的功能。在工具栏中查找密文或标记密文工具，而不是绘图工具或形状工具。选择密文工具，然后单击并拖动以在需要删除的每个工资数字或薪酬数字上绘制一个矩形。该工具通常会用彩色覆盖物突出显示该区域，以表明该区域已被标记为密文。在此阶段，内容仍然存在于文件中，如果您关闭文档而不应用密文，则可以恢复内容。
标记所有图形后，查找标有“应用编辑”、“完成”或“刻录”的按钮。这是从文档结构中永久删除标记内容的关键步骤。不要跳过此步骤，只需保存文件，其中标记仍可见为彩色叠加层。标记本身并不能消除任何东西，它们是意图的视觉指示器，而不是已完成的动作。应用后，密文标记将替换为黑框或您配置的外观，并且底层文本将从内容流中不可逆地删除。应用后，文件大小甚至可能会略有减小，因为编辑文本和任何关联的字体数据已被删除。
跨多个页面编辑数字模式
薪资数字通常遵循 PDF 编辑工具可以自动搜索的可识别模式。美元符号后跟数字、用逗号作为千位分隔符格式化的数字以及奖金或补偿一词附近的百分比都是在薪酬文档中一致出现的可搜索模式。使用密文工具的搜索功能查找与模式匹配的所有实例，然后一次性将它们标记为密文。这比手动扫描每页的数字更快、更彻底，并且消除了人为疏忽而导致脚注或页边距中的数字被忽视的风险。
对于不遵循可预测模式的数字，请使用缩略图侧边栏作为系统指南逐页工作。按顺序滚动浏览每一页，标记每次出现的补偿数据。请特别注意文档中嵌入的脚注、附录表和电子邮件签名，因为薪资信息有时会出现在正文之外的这些位置。 60 页报告第 47 页脚注中的一个遗漏实例就足以违反保密义务并触发数据保护法规规定的通知要求。
编辑相邻文本和上下文线索
编辑工资数字但保留职称和部门会造成剩余上下文显着缩小可能的工资范围的情况。波士顿办事处工程高级副总裁旁边的一个经过编辑的数字使得可以从公开的行业薪资调查中扣除大约十五到两万美元的范围。编辑补偿数据时，请考虑是否也需要删除周围的文本。职位名称、多年经验、绩效评级和位置数据都提供了背景信息，可以将这些背景信息组合起来以惊人的准确性对经过编辑的数据进行三角测量。
下表提供了一个决策框架，用于评估要与原始数字一起编辑哪些上下文元素：
| 上下文元素 | 编辑？ | 推理 |
|---|---|---|
| 个人姓名 | 是的 | 直接识别显示谁的工资 |
| 具体职称 | 通常 | 缩小团队范围，尤其是小部门 |
| 部门（小，<10） | 是的 | 小团队让个人薪资显而易见 |
| 部门（大，100+） | 选修的 | 大量人口提供匿名性 |
| 位置+标题组合 | 是的 | 结合起来，这些独特的角色 |
共享前验证密文
在应用修订之后但在发送文件之前，请使用模拟好奇的收件人可能尝试的方法来验证内容是否确实已消失。打开编辑后的 PDF 并使用 Ctrl-A 选择所有文本，然后将其粘贴到记事本或其他纯文本编辑器中。如果粘贴的文本中出现任何密文数字，则说明密文未正确应用，并且内容仍然可以恢复。在文档中搜索美元符号、“薪水”一词以及可能出现在您要删除的数字附近的与薪酬相关的任何关键字。单击任何可见的黑框，然后尝试通过将选择工具拖过密文区域来复制下面的区域。
还要检查文档元数据。一些 PDF 创建者将信息嵌入到元数据字段中，其中可能包括包含员工姓名、部门代码甚至用作文档标题的薪资范围的文件路径。使用文档属性面板检查标题、作者、主题和关键字字段。清除或覆盖任何包含识别信息的内容。在现实世界的编辑工作流程中经常会忽略这一额外步骤，并且带有员工姓名的元数据字段可以撤消应用于文档每个可见页面的PDF隐私保护。
安全保存未编辑的原件
根据设计，密文是永久性且不可逆转的。应用并保存后，原始编号将从该文件副本中消失，并且没有恢复路径。在开始编辑过程之前，将未编辑的原始副本保存在安全、访问控制的位置，与您计划共享的副本分开。这可以保留完整数据以供授权使用，同时确保分布式版本不会泄漏数据。未编辑的副本应以与数据来源的原始人力资源系统或工资数据库相同级别的访问控制进行存储，包括对谁访问该文件以及何时访问该文件的审核日志记录。对于特别敏感的薪酬数据，请考虑该文档是否应该以未经编辑的数字形式存在，或者编辑版本是否应该是在核心人力资源团队之外分发的唯一版本。
按照例行报告的时间表编辑 PDF
如果您的组织定期生成包含薪酬数据的报告，并且在更广泛分发之前必须对这些数据进行编辑，那么构建可重复的流程可以节省时间并降低错误率。创建一个清单文档，列出每种报告类型中需要编辑的每个字段和数据模式。当报告格式发生变化时更新清单。在分发之前对每个报告运行相同的清单，而不是依赖内存或抽查，这最终不可避免地会错过一个实例。
考虑修订报告是否应包含可见的修订日志或认证。在受监管的行业中，一些合规框架要求记录编辑的内容及其原因。检查您的组织政策或行业法规，以确定是否需要保留修订决策的记录。如果需要日志，请将其另存为单独的文档，而不是将其嵌入到编辑后的 PDF 中，因为日志本身可能包含对已删除图形的引用。
另一项预防措施是：完成密文和验证步骤后，在与用于密文的设备或操作系统不同的设备或操作系统上打开密文 PDF。在 Windows 桌面上通过所有验证检查的 PDF 在 iPhone 或以不同方式处理文档结构的 Linux PDF 查看器中打开时，可能仍会显示经过编辑的内容。跨平台测试需要额外几分钟的时间，并在编辑后的文档离开您的控制之前提供额外的信心。