公共记录法（在联邦层面称为信息自由法）、阳光法、知情权法或公共记录法（取决于司法管辖区）要求政府机构根据要求向公众发布文件。这些法律还要求保留某些类型的个人信息。在发布文件之前，必须删除私人姓名、社会安全号码、医疗信息、个人电子邮件地址和其他受保护的数据。公共记录发布的PDF修订流程必须明显彻底，因为发布的文档中的单个个人数据缺失可能会引发法律责任、公众尴尬以及需要发布更正的发布。
确定根据公共记录法必须编辑的内容
每个司法管辖区都定义了自己的一组豁免，即必须禁止公开发布的信息类别。大多数司法管辖区的常见豁免包括个人隐私信息，例如个人的社会安全号码、出生日期和家庭住址。医疗和健康信息除外。执法调查记录可以全部或部分豁免。向政府提交的商业秘密和机密商业信息除外。构成侵犯个人隐私的人事记录除外。
在编辑单个单词之前，请确定哪些豁免适用于特定文档。警方报告的豁免信息与市议会会议记录或建筑许可证申请不同。查看适用的公共记录法和任何机构特定的修订指南。如果该机构有公共记录官员或法律部门，请咨询他们有关适用的豁免类别。如果受到质疑，出于正确的法律原因保留正确信息的PDF隐私修订是可以辩护的。基于对可能豁免内容的猜测而保留信息的修订则不然。
正确且永久地编辑个人数据
使用专用的密文工具从 PDF 中永久删除标记的内容，而不是使用在文本上放置不透明矩形的绘图工具。这种区别怎么强调都不为过。公共记录的发布是政府中最受审查的文件披露之一。记者、倡导团体和公众仔细检查发布的文件，一些接收者专门测试是否可以通过复制和粘贴或检查 PDF 内容流来恢复经过编辑的文本。
在每一页上标记豁免信息的每个实例。对社会安全号码运行自动模式搜索，该号码遵循三位数字、一个连字符、两位数字、一个连字符和四位数字的格式。搜索包含 at 符号的电子邮件地址。搜索常见格式的电话号码。自动搜索可以捕获人们在视觉扫描页面时很容易错过的结构化数据。自动搜索后，手动查看每个页面是否有非结构化个人信息，例如姓名、实际地址和可以识别个人身份的叙述性描述。 WukongPDF 和类似平台提供适用于公共记录处理的PDF 编辑 工具。
记录编辑过程
公共记录发布应包括编辑内容及其原因的记录。本文档有多种用途。它告诉请求者为什么隐瞒信息，这是许多司法管辖区的法律要求。它创建了一个记录，如果以后对编辑内容提出质疑，该机构可以参考该记录。它为未来发布的类似文档提供了模板，从而减少了每个后续请求的分析时间。
该文档通常采用修订日志或豁免索引的形式。对于每个修订或类似的修订组，日志都会记录页码、修订信息类型的描述以及授权扣留的特定法律豁免。日志条目可能为：第 3 页，社会安全号码已编辑，豁免 6，个人隐私。将日志与发布的文档文件一起保存。如果发布受到质疑，该日志是该机构行为正确的第一个证据。
发布前查看已编辑的文档
在发布之前，应由第二人审阅已编辑文档的每一页。审阅者会寻找两件事：应该被编辑但被遗漏的信息，以及被编辑但应该被发布的信息。两种类型的错误都会产生后果。错过的修订会泄露受保护的信息。过度编辑会隐瞒公众有权查看的信息，并可能因违反公共记录法而受到质疑。
审阅者还应该检查编辑的技术质量。复制文档中的所有文本并将其粘贴到纯文本编辑器中。通读粘贴的文本并确认没有出现任何经过编辑的信息。搜索文档元数据字段（包括标题、作者、主题和关键字）以查找任何个人信息。验证文件名本身不包含个人数据。一份名为 JANE-DOE-MEDICAL-RECORDS.pdf 的经过修订的文档公布了修订本应保护的信息。
处理扫描文档中的密文
许多公共记录是从纸质原件扫描而来，而不是数字化创建的。扫描文档增加了密文的复杂性，因为文本是页面图像的一部分。从扫描文档中编辑文本需要进行图像级编辑，永久修改编辑区域中的像素，而不仅仅是放置覆盖层。如果扫描文档已经过 OCR 处理并且在可见图像后面包含不可见的文本层，则必须对图像和文本层进行编辑。
编辑扫描文档后，对编辑版本运行 OCR，以确认编辑区域中没有识别到任何文本。如果 OCR 引擎通过密文识别文本，则密文不够透明或者没有修改底层图像像素。使用完全不透明的黑色填充重新应用密文并再次验证。公共记录发布中的PDF合规性失败可能会使数月来对文档其余部分的认真工作付诸东流。
编辑是永久性的。在与已编辑版本副本分开的位置维护未编辑原始文档的安全且受访问控制的副本。未经编辑的原件是必须根据记录保存时间表保存的机构记录。编辑后的副本是向公众发布的版本。
管理大量公共记录发布
单个公共记录请求可能涉及数千页的响应文档。在这种规模下，手动逐页编辑是不切实际的。投资支持批处理、自动模式识别和工作流程管理的编辑软件。该软件处理文档集，标记已知的编辑模式，并将标记的页面呈现给人工审阅者进行确认。审阅者批准或调整每个标记，软件批量应用修订。这种自动化和人工混合的工作流程是大容量公共记录处理的标准。
发布完成后，监视有关修订的任何挑战或问题。认为信息被不当保留的请求者可以提出上诉或投诉。每个豁免类别的修订日志和记录的法律依据是机构的辩护。在记录保留时间表指定的完整保留期限内保留这些记录。
定期审查和更新编辑程序，以纳入从每个版本中吸取的经验教训。如果在一个版本中遗漏了特定类型的个人数据，请更新自动搜索模式以在下一个版本中捕获它。随着时间的推移，不断改进编辑流程可以降低破坏性披露的风险。
当重复发布同一类型的文档时，构建特定于文档的密文模板，用于标识个人数据出现的确切字段和位置。警方事件报告的模板标记了出现姓名、地址和身份证号码的特定框和字段。该模板可确保该文档类型的所有版本的编辑保持一致，无论哪个工作人员处理该请求。
PDF 隐私义务并不会随着编辑文档的发布而结束。如果请求者后来证明可以从发布的文件中恢复个人信息，则该机构有义务发布更正的发布并通知数据被披露的受影响个人。发布后监控和记录的纠正程序是完整的修订合规计划的一部分。
公共记录PDF 编辑具有透明度和隐私的双重目的。公众有获取政府信息的权利。个人享有隐私权。适当的编辑可以尊重两者。
最强大的PDF隐私计划结合了适当的编辑工具、记录在案的豁免政策、训练有素的审阅者和发布后监控流程
每个公共记录发布都是改进下一个公共记录的编辑工作流程的机会
公共记录修订处于法律合规性、技术能力和道德责任的交叉点。发布的每份文件都声明该机构平衡了公众知情权和个人隐私权，并且做得正确。
经过适当编辑的公共记录发布证明了该机构对透明度和隐私的承诺。页面上的黑框不是障碍物。它们是该机构认真履行其法律义务的明显证据。
公共记录发布所具有的法律和道德分量要求有一个彻底、有记录且可审查的编辑过程。该流程比任何单一工具或技术都更重要，因为该流程可确保每个版本都满足相同的标准。