PDF 密文的含义及其在 Windows 上的重要性
PDF 编辑 是从 PDF 文件中永久删除敏感信息。它与在文本上绘制黑框不同。作为注释绘制的黑框在视觉上位于文本顶部，但不会将其从文件中删除。
任何人都可以选择框后面的文本，复制并阅读。真正的密文会完全删除 PDF 中的敏感内容。编辑后，删除的信息无法从文件中恢复、搜索或提取。
真正的密文会永久删除 PDF 文件中的内容，这与仅在视觉上隐藏内容的注释不同。
应用修订之前的最终审查是防止修订失败的最后一道防线。
注释和编辑之间的PDF安全性差异已经造成了真正的危害。政府机构已经发布了带有基于注释的编辑的文件，读者可以通过复制和粘贴文本来绕过这些编辑。律师事务所已向法庭文件提交了黑匣子注释，对方律师立即提取了这些注释。对于在 Windows 上处理敏感 PDF 的任何人来说，了解隐藏文本和删除文本之间的区别至关重要。
法律、医疗、金融和政府环境中的PDF隐私要求要求真正的编辑，而不是表面覆盖。包括针对医疗记录的 HIPAA、针对个人数据的 GDPR 以及针对归档文件的法院规则等法规都要求在披露之前永久删除敏感信息。为了满足这些要求，在 Windows 上使用适当的编辑工具不是可选的。
Windows 用户可以使用多种编辑工具，从具有全面编辑功能的专业应用程序到适合偶尔使用的免费工具。选择正确的工具取决于您编辑文档的频率以及所需的安全保证级别。
如何在 Windows 上使用 Adobe Acrobat Pro 正确编辑 PDF
Adobe Acrobat Pro 包含 Windows 上最完整的修订工具集。打开 PDF 并从“工具”菜单中选择“密文”工具。将出现密文工具栏，其中包含用于标记文本和图像以进行密文以及在标记后应用密文的选项。
标记您要编辑的文本。您可以使用光标选择文本，在页面区域上绘制矩形，或者搜索特定单词或模式并标记所有出现的情况。标记的区域显示为红色轮廓。检查每个标记的区域，以确认它涵盖了预期的内容，仅此而已。
检查完所有标记后，单击“应用”以执行密文。 Acrobat 会从 PDF 中永久删除标记的内容，并用黑色或您选择的颜色填充这些区域。将编辑后的文档保存在新文件名下。确保原始未编辑文件的安全并仅分发经过编辑的副本。
Acrobat 还包括清理文档功能，可从 PDF 中删除隐藏数据。在应用修订以清理元数据、注释、文件附件和其他可能包含敏感信息的隐藏内容后运行此命令。完全清理的 PDF 不包含除页面上可见内容之外的可恢复数据。
WukongPDF 的PDF 密文 工具提供基于浏览器的密文，可永久删除 PDF 中的内容。上传文档，标记要编辑的区域，然后下载安全编辑的文件。基于浏览器的方法对于偶尔的编辑任务很方便，并且适用于任何 Windows 版本。
在 Windows 上使用免费的 PDF 编辑替代方案
PDF-XChange Editor 提供具有编辑功能的免费版本。打开 PDF，从“保护”选项卡中选择“标记为密文”工具，然后标记要密文的文本或区域。应用密文以永久删除标记的内容。免费版本可处理最常见的编辑场景。
LibreOffice Draw 是免费 LibreOffice 套件的一部分，可以打开 PDF 并编辑内容。选择并删除敏感文本，将其替换为作为页面永久部分绘制的黑色矩形。此方法真正从 PDF 中删除文本，而不是覆盖注释。将编辑后的文档导出为 PDF 以创建编辑版本。
对于跨大型文档的文本可搜索密文，一些免费工具提供基于模式的搜索和密文。
指定社会安全号码、信用卡号码、电话号码或电子邮件地址的模式，该工具会查找并标记所有匹配的实例以进行密文。这种自动化方法比手动搜索每个事件更快、更彻底。
使用任何密文工具后，通过尝试选择密文区域中的文本来验证密文是否有效。应该没有什么可以选择的。复制文档中的所有文本并将其粘贴到记事本或其他文本编辑器中。粘贴的文本不应包含任何经过编辑的信息。在文档中搜索应已编辑的关键字。搜索应该找不到结果。
Windows 上要避免的常见编辑错误
使用注释绘图工具而不是编辑工具是最常见和最危险的错误。使用注释或绘图工具绘制黑色矩形会在文本上放置视觉覆盖物，但不会将其删除。始终使用专门标记为“Redact”或“Redaction”的工具。如果您不确定工具是否提供真正的密文，请将其应用于测试文档并尝试恢复密文内容。
仅编辑可见页面内容而忽略文档元数据是另一个常见错误。 PDF 包含文档属性，包括作者姓名、创建日期和编辑历史记录。此元数据可能包含可见内容被编辑后保留的敏感信息。文本和图像编辑后运行元数据清理或清理步骤。
忘记编辑页眉、页脚和页边距中的内容通常会导致敏感信息暴露。出现在每页页眉或页脚中的姓名、帐号和其他标识符很容易被忽视，因为读者的注意力集中在正文内容上。滚动浏览已编辑文档的每一页，并特别检查页边距、页眉和页脚是否有未编辑的信息。
在不先逐页审查的情况下应用修订可能会导致修订过多或过少。标记整个文档中的所有修订内容，然后在应用之前单独查看每个页面。这个两阶段的过程，即标记、审查、然后应用，可以发现标记错误，这些错误在应用后将是不可逆转的。
编辑 PDF 后，在另一台计算机或不同的 PDF 查看器中打开编辑的文件，以验证编辑是否完成。如果密文是基于注释而不是真正的内容删除，则在创建它的计算机上正确打开的密文 PDF 在其他系统上打开时可能会显示密文内容。跨设备验证捕获了这种故障模式。
由专业修订工具生成的修订日志或证书记录了修订内容、修订时间和修订者。该日志用作合规性目的的审计跟踪。对于受监管的文件，请保留修订证书和修订文件，以证明修订是由授权人员正确执行的。
应谨慎使用编辑工具。每次修订都是永久性的。已应用的密文无法撤消。单击“应用”之前，请检查每个页面上的每个标记区域。确认仅标记了预期的内容。确认所有敏感内容均已标记。申请前的最后审查是发现错误的最后机会。
对于需要定期进行修订的文档（例如始终需要删除同一列客户名称的月度报告），请创建修订模板或脚本。记录编辑步骤，包括使用的任何搜索模式。下次相同的文档类型需要编辑时，请遵循记录的程序以获得一致和完整的结果。
专业编辑是一项通过实践而发展的技能。前几个修订项目需要更长的时间，因为您正在学习工具并开发验证过程。随着时间的推移，您将开发出能够产生可靠结果的高效工作流程。学习正确的编辑技术的投资可以得到回报，因为您确信您的编辑文档确实安全。
正确编辑所需的时间与文档长度和编辑目标数量有关。一份包含几个名字的五页文档需要编辑，需要几分钟的时间。一份包含数十种不同数据类型（包括姓名、地址、帐号和电话号码）的一百页文档需要编辑，需要几个小时的时间。预留足够的时间进行编辑，切勿在申请前匆忙进行最终审核。
处理敏感文档的组织应该为处理这些文档的每位员工提供修订培训。 30 分钟的培训课程涵盖注释和密文之间的区别、密文工具的正确使用以及验证过程，以防止最常见的密文失败。与编辑失败的成本相比，培训成本可以忽略不计。
编辑项目完成后，进行项目后审查以确定任何工作流程改进。哪些步骤花费的时间最多。哪些验证方法发现了错误。哪些错误进入了最终审核。记录这些经验教训可以改进下一个修订项目，并随着时间的推移降低出错的风险。
在 Windows 上学到的编辑技能可以转移到其他平台。无论您使用的是 Windows 应用程序、Mac 应用程序还是基于浏览器的工具，标记内容进行密文、在应用之前检查标记、验证输出和清理元数据的概念都相同。在 Windows 上学习一次密文可以让您做好在任何平台上正确密文的准备。
要养成的最重要的修订习惯是应用修订之前的最终审查。无论您如何仔细地标记内容，最终的逐页审查都会发现稍微偏离目标的标记、遗漏的敏感文本以及错误标记的非敏感文本。此审查是防止编辑失败的最后一道防线，值得花费时间。