使用默认设置，跨 20 列和 500 行的 Excel 电子表格无法干净地打印为 Excel 到 PDF 格式。输出跨越多个页面，列在任意页面边界处被切断，并且打印的布局与屏幕上可见的精心组织的数据几乎没有相似之处。将特定行和列范围导出到 PDF 需要在执行导出操作之前配置打印区域、缩放选项和页面布局设置。
控制 PDF 输出中显示的行和列就是向每个受众呈现正确的数据子集。需要跟踪每笔交易的金融分析师需要可搜索 PDF 中的所有 500 行。审查季度业绩的董事会成员只需要在一个干净的页面上显示汇总行和总计。当为每个发行版适当配置输出范围时，同一个电子表格可以有效地为两个受众提供服务。
WukongPDF 的PDF 导出 工具接受 Excel 文件并生成具有可配置打印范围和布局设置的输出，从而精确控制最终文档中显示的数据。
设置打印区域以定义输出范围
Excel 中的打印区域设置准确定义了打印工作表或导出为 PDF 时包含哪些单元格。通过单击并拖动所需区域来选择要包含的单元格范围，例如 A1 到 G45。转到功能区上的页面布局选项卡，单击打印区域，然后选择设置打印区域。 Excel 在选定的单元格周围绘制虚线边框。将工作表导出为 PDF 时，无论同一工作表上存在多少其他数据，只有该边框内的单元格出现在输出中。
实际上，打印区域与工作簿保持一致。保存并重新打开文件后，打印区域仍保持定义状态并处于活动状态。这种持久性意味着您可以为多张工作表设置打印区域，保存工作簿，并在几周或几个月后导出相同的范围，而无需重新定义它们。对于每个周期导出相同数据范围的循环报告，打印区域是一次性配置，可以无限期使用。
对于数据范围随每个新周期发生可预测变化的电子表格（例如每天添加新行的事务日志），请使用动态打印区域。 Excel 可以根据命名范围定义打印区域，该区域会随着数据的添加而自动扩展。使用 OFFSET 函数结合 COUNTA 来定义命名范围以对非空行进行计数，然后将打印区域设置为引用该命名范围而不是固定单元格地址。
缩放输出以适合目标页数
“页面布局”下的 Excel 缩放选项控制如何调整内容大小以适合 PDF 输出页面。 “缩放以适合”组包括宽度和高度设置，用于确定输出跨越多少页。将宽度设置为 1 页，以强制所有列都在单个页面宽度上，无论打印区域中存在多少列。将高度设置为 1 页以强制所有行都在单页长度上。 1 页宽度和设置为自动的高度的组合会产生恰好一页宽和数据需要的页高的输出。
缩放以适合概览报告很方便，但当打印区域包含许多列时，可能会使文本变得小得难以辨认。具有十五列的缩放范围以适合单页宽度，可以在六点或七点处显示文本，缩放时在屏幕上清晰可见，但在纸张上打印时几乎难以辨认。对于数据密集的工作表，将打印区域限制在最基本的列，而不是缩放过大的范围。最重要字段的八列子集以可读尺寸打印，比以微观尺寸打印的所有十五列更有效地进行交流。
实际上，随着宽度和高度设置的调整，“缩放”字段中显示的缩放百分比会自动更新。手动缩放也可用，并且通常比自动选项产生更好的结果。手动设置 70% 会将所有内容缩小到原始大小的 70%，这可能足以在每个页面上容纳一个附加列，而不会使文本难以阅读。
控制输出中的分页符
Excel 根据纸张尺寸、边距设置和缩放百分比自动插入分页符。这些自动分隔符可以将一行数据拆分为两页，或者将列标题行放置在一页的底部，而其相应的数据则从下一页开始。使用“视图”选项卡下的分页符预览可以准确查看自动分页符将发生的位置，并将它们拖动到更符合逻辑的位置，以将相关数据保持在一起。
在应出现节边界的位置插入手动分页符。选择新页面应开始的行，转到页面布局、分隔符，然后选择插入分页符。对于多节报告，请在每个节边界处放置分页符，以便每个节都从新页面的顶部开始。手动分页符会覆盖这些位置的自动分页符，从而精确控制分页。
从实际角度来看，在文档工作流程中，对于标题行应在每个打印页面顶部重复的电子表格，请使用页面布局下的打印标题设置。将“行在顶部重复”设置为包含列标题的行。指定的标题行打印在 PDF 输出中每页的顶部，确保第七页上的数据与第一页上的数据一样清晰地标记。
使用配置的设置导出为 PDF
配置打印区域、缩放、分页符和重复标题行后，导出为 PDF。转到文件、导出、创建 PDF/XPS 文档。在导出对话框中，单击“选项”按钮以在生成输出之前检查所有设置。确认已选择导出活动工作表、尊重打印区域，并根据需要配置文档属性和 PDF/A 合规性选项。
单击“发布”并选择 PDF 的文件名和保存位置。 Excel 使用所有配置的打印设置生成输出。创建后立即打开 PDF 并验证三件事：输出中出现正确的行和列、在将相关数据保持在一起的逻辑位置处出现分页符以及缩放生成的文本在正常查看尺寸下仍然可读。如果其中任何一项检查失败，请调整 Excel 中的相应设置并重新导出。
将特定行和列范围从 Excel 导出为 PDF，可将庞大的多用途电子表格转换为重点突出、适合受众的文档。打印区域定义了所包含内容的范围。缩放设置控制视觉呈现。其结果是 PDF 能够以正确的详细程度向每个收件人传达正确的数据。
向 PDF 输出添加页眉、页脚和时间戳
导出的 PDF 受益于为其包含的数据提供上下文的页面级信息。通过“页面布局”选项卡以及“页眉和页脚”对话框在 Excel 中配置页眉和页脚。将报告标题添加到页眉，以便 PDF 的每一页都标识其所属的文档。以第 1 页（共 N 页）的格式将页码添加到页脚，以便收件人可以确认他们已收到完整的文档。添加显示导出日期和时间的时间戳，以便收件人准确知道数据快照的拍摄时间。
从广义上看，在文档工作流程中，对于按定期计划分发的报告，时间戳尤为重要。周一早上导出的 PDF 包含周五的收盘数据。时间戳将该数据货币传达给接收者，而无需单独的电子邮件或附注来解释数据的提取时间。标准化所有定期报告的页眉和页脚格式，以便收件人了解在哪里可以找到他们收到的每个 PDF 上的文档标题、页码和时间戳。
在 Excel 中配置的页眉和页脚包含在 PDF 导出中，并显示在输出的每一页上。他们对原始数据转储进行了专业润色，并提供收件人自信地使用文档所需的元数据。
处理超出实际 PDF 页数的大型数据集
具有 5 万行的电子表格，即使格式有效，也可能会生成数百个 PDF 页面。在这种规模下，PDF 无法用于审阅。考虑收件人是否真正需要 PDF 而不是原始 Excel 文件。当出于合规性、法律或演示原因必须以固定的、不可编辑的格式呈现数据时，PDF 是合适的选择。当收件人需要过滤、排序或分析数据时，Excel 文件是更好的格式。
对于必须以 PDF 形式交付的非常大的数据集，请将导出拆分为多个逻辑部分。将摘要和总计导出为一份 PDF。将每个部门或类别导出为单独的 PDF 文件，并命名以标识其内容。一组五个重点突出的二十页 PDF 比一个让收件人不知所措的一百页 PDF 更有用。每个 PDF 都包含一个封面页，解释其中包含的数据子集以及如何获取 Excel 格式的完整数据集（如果需要）。