为什么在通过电子邮件发送 PDF 之前添加密码是明智的预防措施
电子邮件不是安全的通信渠道。电子邮件在发件人和收件人之间经过多个服务器，在每一跳，邮件内容（包括任何附加的 PDF 文件）都会被临时存储，并且服务器管理员可能可以访问。在将 PDF 附加到电子邮件之前为其添加密码可确保即使电子邮件被预期收件人以外的其他人拦截或访问，文档内容仍然受到保护。
通过电子邮件以外的其他渠道传达密码是最重要的安全实践。
PDF 工具使用的加密标准直接决定了文档对未经授权访问的抵抗力。
密码保护对于包含个人信息、财务数据、法律通信或商业敏感内容的文档尤其重要。发送给会计师的纳税申报表、发送给客户的合同或发送给医生的医疗记录都受益于密码保护提供的附加安全层。密码应通过与包含受保护 PDF 的电子邮件不同的渠道传达给收件人，例如通过电话、短信或发送到不同地址的单独电子邮件。
通过密码保护实现的PDF安全并非牢不可破，但它提供了强大的实际屏障，防止随意的未经授权的访问。假设使用合理长度的强密码，使用 AES-256 加密（现代 PDF 工具使用的标准）加密的受密码保护的 PDF，使用当前的计算技术需要数十亿年的时间才能破解。受密码保护的 PDF 的实际安全性并非受加密强度的限制，而是受所选密码的强度以及用于共享密码的单独通道的安全性的限制。
分步：在发送电子邮件之前向 PDF 添加密码
在大多数 PDF 工具中，在通过电子邮件发送 PDF 之前向 PDF 添加密码保护大约需要 30 秒。在您首选的PDF密码保护工具中打开PDF。找到安全或保护功能，该功能通常位于“文件”、“工具”或“保护”菜单选项下。选择添加密码保护的选项，这将打开一个对话框，您可以在其中输入要使用的密码。
大多数密码保护工具提供两个单独的密码：开放密码和权限密码。需要打开密码才能查看文档。权限密码控制收件人在打开文档后可以对文档执行哪些操作，例如是否可以打印文档、从中复制文本或编辑文档。对于电子邮件附件，打开密码可以防止未经授权的访问。权限密码提供了对授权收件人在打开文档后可以对文档执行哪些操作的额外控制。
选择收件人可以记住或从您将用于共享的单独渠道轻松检索的密码。类似于带有数字的短语（例如收件人的邮政编码与与文档主题相关的单词的组合）的密码是实用的。避免使用收件人的姓名、出生日期或其他容易猜到的信息作为唯一的密码组成部分。输入并确认密码后，保存受保护的 PDF。通过关闭并重新打开文件来验证保护是否有效，该文件应在显示任何内容之前提示输入密码。
验证保护后，将受保护的 PDF 附加到您的电子邮件中并发送。然后通过您选择的单独渠道将密码传达给收件人。请勿将密码包含在与受保护的 PDF 相同的电子邮件中，因为这完全违背了密码保护的目的。单独的通信渠道可确保有权访问电子邮件的人仍然无法打开附件。
选择在不同设备上对 PDF 进行密码保护的工具
在 Windows 计算机上，Adobe Acrobat Reader 可以为 PDF 添加密码保护，就像 Microsoft Print to PDF 与目标 PDF 编辑器结合使用时一样。大多数适用于 Windows 的第三方 PDF 工具还包含密码保护功能。内置选项因 Windows 版本而异，因此在安装其他软件之前请检查您的特定版本支持哪些内容。
在 Mac 上，内置预览应用程序不支持添加密码保护，但 ColorSync Utility 和一些免费的第三方 Mac PDF 工具支持。 PDF Expert 和 PDFpen 的功能均提供密码保护。对于偶尔使用的情况，可在本地处理 PDF 的基于浏览器的工具无需安装任何软件。
在 iPhone 和 Android 上，可通过 PDF 编辑应用程序提供密码保护。 Apple 的内置工具不包括 PDF 密码保护，因此需要第三方应用程序或基于浏览器的工具。移动平台上的过程类似：在应用程序中打开 PDF，选择保护或安全选项，输入并确认密码，然后保存受保护的版本。
WukongPDF 的PDF 安全 工具可在任何设备上的任何浏览器中运行，无需安装软件即可为 PDF 添加 AES-256 密码保护。上传 PDF，输入密码，然后下载受保护的文件。该工具在内存中处理文件，操作完成后不会将原始版本或受保护版本存储在其服务器上。
什么是好的 PDF 密码以及如何安全地共享
好的 PDF 密码可以平衡安全性和实用性。由字母、数字和符号组成的 16 个字符的随机字符串非常安全，但对于通信和接收者来说不切实际。由几个不相关的单词和数字组成的密码（例如颜色、动物和收件人知道的三位数的组合）更容易通过电话进行通信并在第一次尝试时正确输入，同时仍然为大多数文档保护方案提供足够的安全性。
您用于共享密码的方法应与包含受保护 PDF 的电子邮件分开。电话是理想的选择，因为它可以通过语音识别来确认接收者的身份。向收件人的已知电话号码发送短信既方便又相当安全。具有端到端加密功能的消息应用程序（例如 Signal 或 WhatsApp）也适合。避免通过发送受保护 PDF 的同一电子邮件帐户、通过未加密的聊天应用程序或通过任何可能在密码与其保护的文档一起被截获的渠道共享密码。
多年来，PDF 密码加密的强度已显着提高，了解您的工具使用的加密级别有助于您做出明智的安全决策。支持 AES-256 加密的现代 PDF 工具提供符合当前加密标准的保护。仅支持 RC4 加密（一种较旧且较弱的算法）的较旧工具或基本转换器，对顽固的攻击者提供的保护明显较少。检查 PDF 工具的文档或安全设置，以确认它应用的加密标准。如果 AES-256 可用，请使用它。
收件人确认接收并打开受保护的 PDF 后，如果文档在传输过程中不再需要受到保护，请考虑更改密码或取消保护。收件人电子邮件收件箱或下载文件夹中受密码保护的 PDF 可以防止随意访问，但每次收件人需要打开文档时，密码仍然是一个摩擦点。成功交付后取消保护可以恢复方便的访问，同时文档在其旅程中最危险的阶段（通过电子邮件服务器在发件人和收件人之间传输）受到保护。
对于与同一收件人的定期文档交换，例如向客户提供的每周报告或向会计师提供的每月报表，请建立一致使用的共享密码协议。收件人知道密码，不需要每次都单独通信，但密码仍然可以在传输过程中保护每个单独的文档。每季度更改一次的共享密码通过定期密码轮换提供了安全性和便利性（不需要每次文档交换都需要单独的密码通信）之间的平衡。
拥有正式信息安全策略的组织应验证其 PDF 密码保护实践是否符合这些策略。某些策略需要特定的加密标准、最低密码复杂性规则或批准的应用保护工具。使用个人 PDF 工具对包含业务敏感信息的文档进行密码保护可能会满足保护文档的实际目标，但违反了使用经批准的企业工具的策略要求。在对商业文档的特定 PDF 保护方法进行标准化之前，请检查您组织的策略。
当您从其他人处收到受密码保护的 PDF 时，确保密码安全的责任就转移到您身上。将密码存储在密码管理器中，而不是存储在电子邮件收件箱中，因为它与受保护的 PDF 放在一起，并且违背了单独通道通信的目的。大多数密码管理器允许您将注释和文件附加到密码条目，因此您可以将密码条目链接到受保护的 PDF 文件以方便访问，而不会影响文档与其密码之间的安全隔离。
许多 PDF 工具还提供基于证书的加密作为基于密码的加密的替代方案。证书加密使用数字证书而不是密码，这消除了密码通信问题，因为接收者已经拥有解密文档所需的证书。基于证书的安全性最初设置起来比较复杂，但可以为与相同收件人的重复文档交换提供更强的持续安全性。
在通过电子邮件发送敏感文档之前，多花几分钟时间来保护它们是一种习惯，一旦养成，就会像附加文件本身一样自动，并且它提供的安心感与所涉及的微小努力不成比例。