从一种 PDF 工具切换到另一种 PDF 工具不仅仅意味着取消订阅并注册新的工具。您在旧工具中存储、组织、标记、注释或保护的每个 PDF 都需要迁移到新环境，并保持其结构和元数据完好无损。仓促的迁移将数千个文件转储到一个平面文件夹中，其中元数据被剥离、组织被破坏并丢失注释。在旧工具的组织层上投入的时间就消失了。
迁移是一次性成本。如果弄错了，就会造成永久性的清理工作。
将整个PDF工作流程从一个平台迁移到另一个平台需要规划从旧工具的导出，将其组织功能映射到新工具的等效项，并验证关键元数据和注释在传输过程中是否完好无损。 WukongPDF的合并PDF和组织工具有助于在新环境中重新建立文档结构。系统迁移可以保留您在以前的系统中组织文档所花费的每一个小时的价值。
开始迁移之前审核您拥有的内容
打开旧工具并盘点其中实际存在的内容。计算 PDF 的总数。映射您创建的文件夹结构、标签、标签或集合。注意哪些文件有注释、表单数据、数字签名或密码保护。识别仅存储在旧工具的云存储中但本地驱动器上不存在的文件。此审核揭示了迁移的全部范围，并防止您在认为迁移完成几周后才发现丢失的文件而产生沮丧的感觉。
根据文件的移动方式对文件进行分类。没有注释的标准未加密 PDF 将干净地导出。受密码保护的 PDF 将移动，但需要在新工具中提供密码才能打开。带注释的 PDF 可能会丢失注释，具体取决于旧工具是将它们存储在 PDF 本身还是单独的元数据层中。带有数字签名的文件需要特殊处理：如果证书链与旧工具的基础设施绑定，则签名可能无法在新工具中验证。每个类别都需要不同的迁移计划和不同的验证步骤。
从旧工具导出而不丢失结构
大多数 PDF 工具都提供批量导出或下载功能。使用它，但不要信任它。首先将所有内容下载到本地驱动器，然后抽查随机文件的完整性。在通用 PDF 查看器（而不是旧工具）中打开一些导出的文件，以确认它们是有效的 PDF，而不是只有旧工具可以读取的专有格式包装器。某些工具以捆绑格式导出文件，需要相同的工具才能解压。
与文件本身分开捕获组织元数据。如果旧工具使用未嵌入 PDF 元数据字段中的标签、类别或自定义标签，请将它们单独导出为 CSV 或对其进行屏幕截图。您将需要此信息来在新工具中重新创建组织。通常可以通过在导出期间在磁盘上维护相同的文件夹层次结构，然后在新工具中重新导入或链接该结构来保留文件夹结构。
将旧功能映射到新的等效项
旧工具和新工具不会具有相同的功能集。您的旧工具的标签可能会映射到新工具的集合。旧工具的注释可能会成为新工具的注释。注释内联存储在 PDF 中，这是标准方法，随文件传输。存储在与旧工具服务器绑定的云元数据层中的注释不会传输，需要在旧订阅到期之前重新创建或捕获作为参考文档。
制作特征映射电子表格。左栏：您在旧工具中使用的所有功能。右栏：新工具中最接近的等效功能，或注释该功能没有等效功能并且需要解决方法。该映射将成为您的迁移清单和新工具学习指南。没有同等功能的功能可能会破坏交易，让您返回工具评估，或者它们可能是您很少使用且可以没有的功能。映射告诉您哪个是哪个。
| 数据类型 | 迁移风险 | 验证方法 |
|---|---|---|
| 标准 PDF | 低，出口和再进口 | 在新工具中打开随机样本，检查页数 |
| 受密码保护的 PDF | 中等，新工具需要密码 | 在新工具中测试使用密码打开 5 个随机文件 |
| 带注释的 PDF（内嵌） | 低，注释随文件一起传送 | 在新工具中打开，验证注释是否可见且可编辑 |
| 带注释的 PDF（云元数据） | 高，注释与旧工具服务器相关 | 迁移前从旧工具导出注释摘要 |
| 数字签名的 PDF | 中，签名可能无法验证 | 检查新工具中的签名面板，注意任何无效的情况 |
在全面迁移之前运行试点迁移
从您的审核中选择涵盖每个类别的 20-30 个 PDF。首先通过导出-导入管道运行它们。在新工具中打开每个文件并验证页数、注释、元数据和组织。计时飞行员需要多长时间。乘以总文件数的比率即可获得完整迁移的实际估计。试点揭示了小规模、可管理的问题，而这些问题在大规模时可能会引发危机。
在试点迁移成功并验证完整迁移之前，请勿取消旧订阅。两个订阅至少重叠一个计费周期。这个重叠期就是移民保险。如果新工具在您未试用的一类文件上失败，或者您在日常使用后发现关键功能差距，您可以恢复，而不会失去对文档的访问权限。与迁移失败的成本相比，重叠一个月的成本微不足道。
用新工具重建组织
所有文件移动并验证后，重建组织层。如果新工具支持基于文件夹的组织，则导入文件夹结构。使用从旧工具导出的元数据重新创建标签或集合。这也是改进组织的最佳时机。老建筑是长年累月堆积起来的。全新的开始让您可以整合冗余文件夹、标准化命名约定，并归档那些使旧系统混乱而没有增加价值的非活动文件。
记录新的组织方案，以便一年后，当您需要查找特定文件时，您就知道系统是如何工作的。根文件夹中的一个简单文本文件解释了命名约定、文件夹层次结构和标记系统，这样您就不必对自己的组织逻辑进行逆向工程。任何迁移的最后一步都是确保下一次迁移（无论何时发生）都比这次更容易。