Excel 本身内置了将 Excel 转换为 PDF 的功能，但要获得干净的结果（电子表格正确适合页面、打印正确的页数且不会截断列）需要进行一些设置调整，而许多人会跳过这些设置调整。默认导出通常会生成 PDF，其中电子表格的页面超出预期，或者列在边缘被截断。
导出前设置打印区域
导出之前，定义打印区域以准确控制将其放入 PDF 中的内容。选择要包含的单元格，转到页面布局→打印区域→设置打印区域。这告诉 Excel 仅导出该选择，而不导出工作表上的所有内容（包括空单元格）。如果没有此步骤，Excel 通常会在数据右侧或下方导出较大的空白区域，从而生成包含许多空白页面的 PDF。
如果电子表格太宽而无法适应单个页面宽度，请转至页面布局 → 缩放以适合并将宽度设置更改为“1 页”。这会水平缩放内容以适合一页宽度，同时根据数据需要保留每页的行数。对于具有许多列的广泛财务模型，这通常是可读的 PDF 与丢失一半数据的模型之间的区别。
从 Excel 导出
在 Excel for Windows 中：文件 → 导出 → 创建 PDF/XPS。这会生成带有矢量文本和嵌入字体的正确 PDF。或者，文件 → 打印 → 将打印机更改为 Microsoft Print to PDF。两者都有效，但导出路径为带有图表和图形的文档生成的输出稍好一些，因为它比打印路径更干净地处理矢量内容。
在 Excel for Mac 中：文件 → 另存为 → PDF，或文件 → 导出 → PDF。 Mac 版本还接受 Command+P → 通过打印对话框另存为 PDF。对于具有多个工作表的工作簿，请检查您是要仅导出活动工作表还是所有工作表 - Excel 默认导出活动工作表，因此如果您希望所有工作表都在一个 PDF 中，请更改导出对话框中的选择。
从 Google 表格导出
Google Sheets 通过文件 → 下载 → PDF 文档导出。导出对话框的布局选项比大多数人想象的要多：纸张大小、方向、比例（适合宽度、适合高度或自定义百分比）、边距以及是否包含网格线和行/列标题。在下载之前花一点时间配置这些设置会比接受默认设置更有用。
对于大型电子表格，横向通常比纵向效果更好，并且“适合宽度”更适合。缩放可防止列换行。如果工作表具有冻结标题行，则启用“重复冻结行”导出选项中将这些标题带到每个页面，这使得多页数据更易于阅读。
处理输出文件大小
包含许多图表、条件格式或嵌入图像的 Excel PDF 可能会大得惊人。如果 .xlsx 文件大小为 2MB 的工作簿包含许多高分辨率图表，则可以生成 15MB 以上的 PDF。通过 PDF Compression 工具运行导出的 PDF 可以显着减少这种情况 - 图表和嵌入图形压缩良好，并且单元格中的文本内容保持清晰。对于通过电子邮件发送或上传到有大小限制的门户的 PDF，压缩是值得采取额外步骤的。
如果收件人需要提取数据而不仅仅是查看数据，请考虑 PDF 是否确实是正确的格式。电子表格的 PDF 是一种固定的视觉表示形式 - 数字在那里，但不能通过公式链接、过滤或排序。对于需要处理数据而不仅仅是阅读报告的收件人来说，直接共享 .xlsx 或 Google 表格链接比转换为 PDF 更适合他们。