电子邮件通讯是为屏幕设计的。他们使用适应电子邮件客户端窗口宽度的流畅布局、在背光显示屏上发光的 RGB 颜色以及针对通过蜂窝连接快速加载而优化的低分辨率图像。将其转换为可用于物理分发的PDF 打印 格式意味着将这些屏幕原生设计决策转换为相应的打印版本。结果应该看起来是有意为之的，而不是像一个笨拙地挤在纸上的网页。
转换涉及四项主要调整：将页面尺寸固定为标准纸张尺寸，将图像分辨率提高到适合打印的水平，如果打印店需要，将颜色从 RGB 转换为 CMYK，以及将超链接和动画 GIF 等交互元素替换为静态打印元素。每次调整都很简单。他们共同将屏幕新闻通讯转变为可以在纸上自然阅读的文档。
WukongPDF 的PDF Export 工具可从网页内容生成可打印的输出。对于电子邮件营销平台中内置的新闻通讯，下面描述的导出工作流程以打印质量捕获新闻通讯内容。
捕获新闻通讯内容进行转换
大多数电子邮件营销平台都提供每个新闻通讯的网络托管版本，通常通过电子邮件顶部的“在浏览器中查看”或网络版本链接进行链接。在桌面浏览器中打开此链接。浏览器托管版本通常以全宽显示新闻通讯，而不受电子邮件客户端预览窗格的限制。这是要转换的版本。如果新闻通讯没有网络托管版本，请使用电子邮件客户端网络界面上的浏览器打印功能直接捕获内容。
在转换之前，滚动浏览整个网络托管的新闻通讯以触发任何延迟加载的图像。如果在转换之前未触发仅在滚动到视图时加载的图像，它们将在 PDF 中显示为空白。滚动浏览完整的新闻通讯后，等待几秒钟，让所有图像完成加载，然后继续进行转换步骤。
方法 1：通过调整浏览器打印为 PDF
最快的转换路径使用浏览器的内置打印到 PDF 功能以及自定义设置。在 Chrome 或 Edge 中，按 Ctrl+P 或转到“文件”、“打印”。在打印对话框中，将目标设置为另存为 PDF。在布局下，选择纵向。在“更多设置”下，根据您所在的地区将纸张尺寸设置为 Letter 或 A4。检查背景图形选项以包含时事通讯设计中的任何背景颜色或图案。
在“缩放”下，尝试缩放百分比。为宽桌面屏幕设计的时事通讯可能需要缩小到 70% 到 85%，以适应标准纸张边距，而无需水平裁剪。保存之前在打印对话框中预览输出。如果文本在缩放百分比下显得太小，请考虑将新闻通讯切换到移动响应式视图，该视图通常使用更窄的布局，适合 100% 比例的信纸。许多电子邮件营销平台在桌面网络托管版本旁边提供移动视图 URL。
方法2：从电子邮件营销平台导出
一些电子邮件营销平台包含 PDF 导出功能。在 Mailchimp 中，打开活动报告并查找“导出为 PDF”选项。在“持续联系”中，可以从活动的概述页面下载 PDF 文件。平台生成的 PDF 通常针对屏幕查看进行优化，而不是针对打印进行优化。图像保持网络分辨率，颜色保持 RGB。使用平台导出作为起点，然后使用下一节中描述的调整来增强它以进行打印。
如果平台不提供 PDF 导出，则可以使用浏览器打印到 PDF 方法。它捕获浏览器中可见的任何内容，准确地代表新闻通讯对读者的外观。
调整 PDF 的打印质量
生成初始 PDF 后，在 Adobe Acrobat Pro 或PDF 打印优化器中将其打开。使用输出预览工具检查图像分辨率。在打印尺寸下有效分辨率低于 150 DPI 的图像在纸张上会显得柔和或像素化。如果新闻通讯包含重要照片或产品图像，请考虑通过在 Acrobat Pro 中编辑 PDF 并通过编辑 PDF 工具交换图像，将低分辨率 Web 版本替换为高分辨率原件。
对于颜色关键的打印，例如为贸易展览或客户邮件而专业打印的新闻通讯，请将 PDF 的颜色空间从 RGB 转换为 CMYK。在 Acrobat Pro 中，转到“工具”、“印刷制作”、“转换颜色”。将输出意图设置为适合打印机的 CMYK 配置文件，例如适用于北美商业印刷的 U.S. Web Coated (SWOP) v2。转换会稍微改变颜色，特别是无法在 CMYK 中准确再现的亮蓝色和绿色。检查转换后的 PDF 并调整颜色偏移不可接受的所有元素。
| 通讯元素 | 屏幕版本 | 印刷版 |
|---|---|---|
| 色彩模式 | RGB，全色域 | 用于专业打印的 CMYK 转换，或用于办公打印机的 RGB 转换 |
| 图像分辨率 | 72-96 DPI，针对快速加载进行了优化 | 200-300 DPI，针对清晰再现进行了优化 |
| 超链接 | 可点击的带下划线的文本 | 在链接文本后的括号中显示完整的 URL |
| 页面尺寸 | 可变的，通常是流体宽度 | 固定字母或 A4，定义边距 |
添加特定于打印的元素
纸质新闻通讯受益于屏幕上不必要的元素。在第一页之后的每一页上添加页码。在每页的页眉或页脚中添加新闻稿标题和发布日期，以便松散的打印页面在分离时可以重新组合。如果新闻通讯包含网络链接，请在每个链接的文本短语后面的括号中添加完整的 URL，以便印刷版读者可以在浏览器中输入该地址。这些小补充将 PDF 从打印在纸上的屏幕文档转变为专为纸质阅读而设计的文档。
在文档工作流程中，为了进行最终质量检查，请在目标打印机或纸张类型上打印一份副本。在屏幕上看起来不错的颜色可能会打印得更深或在纸张上呈现不同的色偏。在屏幕上以缩小比例清晰显示的文本可能太小，无法在纸上舒适地阅读。测试打印揭示了屏幕预览无法捕捉到的问题，而且只花费一张纸。根据测试打印进行调整，然后打印或分发最终版本。
将电子邮件通讯转换为可打印的 PDF 缩小了数字分发和物理存在之间的差距。转换后的 PDF 可以打印以在店内展示、包含在活动材料中，或与传统设计的打印文档一起归档在打印组合中。
优化图像以进行打印复制
电子邮件通讯图像几乎总是针对 72 DPI 的屏幕进行优化。打印时，这些图像看起来柔和且像素化，因为在相同的物理尺寸下，打印机可以比屏幕解析更多的细节。在 600 像素宽的电子邮件栏中看起来清晰的 600 像素宽的图像在 300 DPI 下变成了 2 英寸宽的打印图像，这比预期要小，而且实际分辨率仍然只有每英寸 300 像素。
要修复打印图像质量，请找到任何重要新闻通讯图像的原始高分辨率版本。产品照片、团队头像和活动横幅从分辨率升级中获益最多。使用 Acrobat Pro 的编辑 PDF 工具将 PDF 中的低分辨率 Web 版本替换为高分辨率原件。对于无法获取原件的新闻稿图像，请在打印前使用 AI 放大工具提高分辨率。升级增加了合成细节，虽然不如原始细节，但明显优于以全页宽度打印 72 DPI 网页图像。
分发可打印的 PDF
将新闻通讯转换为打印优化的 PDF 后，分发渠道对于质量保持至关重要。电子邮件附件通过垃圾邮件过滤器和扫描仪，可能会重新压缩 PDF。对于打印分发，请将 PDF 上传到共享驱动器并共享下载链接，而不是附加文件。下载链接完全保留上传的文件，无需中间处理。
对于实体分发，请在印刷文档中添加页脚，指示在哪里可以找到数字版本。 example.com/newsletter 上的一行阅读数字版弥合了印刷版和数字版参与之间的差距。印刷版本带动了数字版本的流量，数字版本包含无法在纸上复制的互动元素。
转换为印刷版的电子邮件通讯成为占据收件人环境空间的物理制品。候诊室的桌子上或贸易展览展示上的印刷精美的时事通讯会传达给那些永远不会打开电子邮件版本的人。这里描述的转换工作流程将纯数字通信转变为双渠道出版物，将每期新闻通讯的覆盖范围扩展到收件箱之外。
印刷版时事通讯占据的物理空间是电子邮件时事通讯无法做到的。它们坐在候诊室的桌子上，被钉在布告栏上，并在活动中被从一个人传到另一个人。将数字新闻通讯转换为印刷优化格式的努力是合理的，因为实体版本所覆盖的范围和受众范围更广。
转换为印刷版的电子邮件通讯将每期的影响范围扩展到收件箱之外。实体副本占据了候诊室、柜台或活动桌上的空间，在那里它到达了永远不会打开数字版本的受众。转换工作流程将单渠道出版物转变为双渠道通信资产。