Word 文档中的注释记录了形成最终文本的讨论、反馈和决策。当该文档导出为 PDF 时，这些注释应该随之移动，以便读者不仅可以看到所写的内容，还可以看到辩论、质疑和解决的内容。默认情况下，标准Word 到 PDF 导出确实包含 Microsoft Word 最新版本中的注释，但具体行为取决于导出设置、Word 版本以及注释是否已解决或仍然有效。了解导出前要检查哪些设置可确保注释完全按照预期显示在 PDF 中。
Word 如何在 PDF 导出过程中处理注释
Microsoft Word 365 和 Word 2021 包含 PDF 导出中注释可见性的专用设置。当您转到“文件”、“导出”并选择“创建 PDF”时，“选项”对话框在“包括非打印信息”部分下包含一个标记为“文档显示标记”的复选框。选中此框会告诉 Word 在 PDF 输出中包含注释、跟踪的更改和任何其他标记。注释出现在 PDF 页边距中，其位置与它们在 Word 文档中的显示方式类似，并且注释文本和作者姓名可见。
PDF 导出期间已解决注释的行为与活动注释不同。 Word 中已解决的注释是已标记为已解决但未删除的注释线程。默认情况下，Word 不会在 PDF 中包含已解决的注释，因为它们被视为已关闭且不再与文档内容相关。如果您需要在 PDF 中显示已解决的注释，则必须在导出之前在 Word 中重新打开它们。单击评论，选择“重新打开”，话题将恢复到活动状态。重新打开要包含的所有注释后，运行 PDF 导出并启用“文档显示标记”选项。
Mac 与 Windows 上的带注释导出
Word for Mac 处理注释导出的方式与 Word for Windows 略有不同。在 Mac 上，PDF 导出对话框提供了类似的“显示标记”复选框，但生成的 PDF 中注释的呈现有时会将它们放置在文档末尾的单独页面上，而不是相关文本旁边的页边距中。发生这种情况是因为 Mac PDF 渲染管道使用 Apple Quartz PDF 引擎，该引擎对注释定位的解释与基于 Windows GDI 的 PDF 渲染器不同。
要避免在 Mac 上呈现单独页面注释，请使用“另存为”命令而不是“导出”。选择“文件”、“另存为”，然后从格式下拉列表中选择 PDF。在保存对话框中，单击选项按钮并确认选中显示标记的文档。 “另存为”路径通常会在 Mac 上产生更忠实的注释定位，因为它使用与“导出”命令不同的渲染代码路径。如果在尝试“导出”和“另存为”后注释仍然呈现在单独的页面上，请在PDF注释工具中打开生成的 PDF，并使用注释或注释功能将它们手动重新放置在相关文本块旁边。
保留评论格式和作者信息
Word 中的注释带有应出现在 PDF 中的元数据：作者姓名、创建注释的日期和时间以及注释线程中的任何回复。如果在导出对话框中还启用了文档属性和文档结构标签选项，则在 PDF 导出期间会保留此元数据。 PDF 中显示的作者姓名来自 Word 中的用户名设置，而不是来自文档作者元数据。如果文档中的注释显示通用名称，例如“作者”或“Windows 用户”，则 PDF 将显示这些相同的名称。
要在导出前标准化作者姓名，请在 Word 中更改用户名。在 Windows 上，转到“文件”、“选项”，然后在“常规”部分下更新“用户名”字段。在 Mac 上，转到 Word、首选项，然后在个人设置下更新用户名。此更改会影响今后创建的评论。现有评论保留创建时有效的作者姓名。要更新现有评论的作者姓名，您需要单独编辑每个评论或使用循环遍历所有评论并更新作者属性的宏。
在 PDF 中包含注释，避免标记混乱
每条评论和跟踪的更改都可见的 PDF 可能会在视觉上变得难以承受，尤其是对于经过多个审阅周期的文档。当受众需要查看评论但不需要混乱的完整跟踪更改时，请在导出之前接受所有跟踪更改并仅保留可见的评论。在 Word 中，单击“审阅”选项卡，打开“接受”下拉列表，然后选择“接受所有更改并停止跟踪”。文档文本现已干净且最终。然后导出为 PDF，并启用文档显示标记，并且输出中仅显示注释，而不显示跟踪的更改。
这种选择性方法会生成更清晰的PDF导出，将读者的注意力集中在评论上，而不会出现删除线文本、插入下划线和格式更改指示器等视觉噪音。它特别适合决策讨论仍然相关但文本演变的编辑机制不相关的最终交付成果。
当 Word 导出选项不足时使用 PDF 工具
当Word内置注释导出不能产生期望的结果时，专用的PDF工具可以在事后添加注释功能。将 Word 文档导出为不带注释的 PDF，以创建干净的基础文件。然后使用支持注释和注释工具的 PDF 编辑器将讨论点直接添加到 PDF 中。这种方法使您可以精确控制注释的位置、格式和可见性，但需要手动将注释从 Word 转录为 PDF。
对于注释广泛的文档，这种手动方法很快就变得不切实际。 WukongPDF 等工具在单一平台中提供PDF 导出 和注释功能，允许您将 Word 文档转换为 PDF，然后直接在浏览器中添加、编辑和定位注释。首先导出干净的 PDF，然后有选择地添加注释的两步工作流程会产生比希望 Word 导出设置产生完全正确的注释呈现更加精美的结果。
分发前验证 PDF 中的注释
将 Word 文档导出为启用注释的 PDF 后，至少在两个不同的查看器中打开 PDF。 Adobe Acrobat Reader 在窗口右侧的专用注释窗格中显示注释。基于浏览器的 PDF 查看器可能以不同方式显示注释，有时显示为小气泡图标，必须单击才能显示文本。移动 PDF 应用程序有自己的注释显示约定。验证评论是否可见、可读，并与收件人可能使用的每个查看环境中的相关文本正确关联。
滚动浏览每一页并确认所有预期的评论都存在。一个常见的导出问题是，某个部分最后一页上的注释或文本框和浮动对象内的内容上的注释不会在 PDF 中呈现。专门抽查这些位置。如果注释丢失，请返回到 Word 并验证注释是否处于活动状态、未解决，以及是否为导出启用了显示标记的文档选项。
处理具有跟踪更改的协作文档中的评论
经过多轮审核的文档通常同时包含评论和跟踪更改。红色删除线文本、蓝色插入下划线和页边空白中的注释气球的视觉密度可能会让试图了解文档当前状态的读者不知所措。在导出到带有可见注释的 PDF 之前，请考虑接受所有仅格式化的跟踪更改，同时保持实质性内容更改和注释处于活动状态。
“审阅”选项卡中的单词过滤器选项可让您显示或隐藏特定类型的标记。单击“显示标记”并取消选中“格式”以隐藏字体、间距和样式更改指示器。取消选中插入和删除以仅关注注释。当启用显示标记的文档时，这些过滤器适用于 PDF 导出，因此您可以控制输出的视觉密度，而无需手动接受和拒绝个别更改。
导出包含多个审阅者注释的文档时，Word 中用于区分审阅者的注释颜色编码可能不会保留到 PDF 中。检查 PDF 输出，通过评论中显示的作者姓名或通过一致的配色方案，确认每条评论都明确归属于其作者。如果颜色编码丢失，请考虑在导出之前将审阅者姓名首字母添加到每个评论的开头。
对于具有大量评论线索的文档的最后提示：以两个版本导出 PDF。一个版本包含内部审核团队的所有评论。另一个版本是干净的导出，没有外部分发的注释。这种双重导出方法使需要的人可以访问讨论历史记录，同时向外部读者呈现干净、专业的文档。
当文档是包含多个 PDF 的较大报告包的一部分时，请在导出后使用 PDF 合并工具合并带注释的版本和干净的版本，而不是尝试在合并过程本身中管理注释可见性。