将电子邮件转换为 PDF 可创建稳定、可移植的记录，该记录不依赖于您的电子邮件客户端或帐户是否仍可访问。无论您是记录谈判、保留争议证据、创建合规记录，还是只是想要重要线索的永久副本，PDF 都是电子邮件存档的正确格式。
为什么使用 PDF 进行电子邮件归档
仅当您有权访问该帐户和电子邮件系统时，才能访问存储在电子邮件客户端中的电子邮件。当您离开公司、失去帐户访问权限或电子邮件提供商更改其格式时，专有格式的电子邮件存档将变得无法访问。电子邮件的 PDF 是一个独立文档，可以无限期地在任何 PDF 查看器中打开，无论原始电子邮件帐户发生什么情况。
PDF 还包括电子邮件标题（发件人、收件人、日期、主题）作为文档的一部分，使其成为完整的记录而不仅仅是正文。出于法律或合规性目的，标头信息对于记录至关重要。
将单个电子邮件另存为 PDF
在 Gmail 中：打开电子邮件，单击三点菜单 → 打印，然后将目标位置更改为“另存为 PDF”并保存。 PDF 包括电子邮件标题、正文和内嵌图像。在 Outlook 中：打开电子邮件，文件 → 打印 → Microsoft 打印到 PDF。在 Mac 上的 Apple Mail 中：文件 → 打印 → PDF → 另存为 PDF。
print-to-PDF 方法捕获您所看到的内容 - 它并不总是在 PDF 本身中包含附件，尽管它会显示电子邮件正文中附件的链接或引用。为了获得完整的记录，请分别保存电子邮件 PDF 和附件 PDF，然后如果您希望将所有内容合并到一个文件中，则将它们合并。
归档电子邮件线程
对于完整的电子邮件对话，最简洁的方法取决于电子邮件客户端。在 Gmail 中，打开完整对话并打印页面会按时间顺序捕获整个线程作为单个 PDF。在 Outlook 中，打印对话线程会导出该线程中的所有电子邮件。这会生成一个代表完整来回的 PDF 。
如果线程很长或打印输出难以处理，请考虑单独存档每封重要的电子邮件并用日期命名它们以保留顺序。包含 Email_2026-03-01_Initial-Offer.pdf、Email_2026-03-03_Counteroffer.pdf 和 Email_2026-03-05_Agreement.pdf 的文件夹可导航且完整。
包括存档中的附件
当您打印到 PDF 时，电子邮件附件不会自动成为电子邮件 PDF 的一部分。如果附件对记录很重要（确认交易的电子邮件中附加的已签署合同、付款请求中附加的发票），请单独保存它们，并使用 Merge PDF 工具将电子邮件 PDF 与附件 PDF 合并到一个文档中。
当电子邮件及其附件之间的关系很重要时，首先包含电子邮件，然后是附件的合并记录比单独的文件更有用。特别是对于法律记录而言，将所有内容都放在一份具有明确顺序的文档中比一组单独的文件更有力的证据。
命名和归档电子邮件 PDFs
电子邮件 PDF 的命名格式，使其易于查找：[YYYY-MM-DD]_[发件人]_[主题缩写].pdf。日期首先确保按时间顺序排序。发件人识别其发件人。缩写的主题标识内容。对于主题：[YYYY-MM-DD]_Thread_[Subject-abbreviated].pdf，包含主题中最新电子邮件的日期。
将电子邮件 PDF 与相关项目或客户材料一起归档，而不是放在单独的“电子邮件”中。文件夹。确认合同变更的电子邮件与合同位于同一文件夹中，而不是在常规电子邮件存档中。这样可以将相关材料放在一起，并使任何特定交易或关系的记录在一个位置完成。