工作计算机通常具有受限制的软件安装策略。未经 IT 批准，您无法下载 Adobe Acrobat Pro，无法运行安装程序，也无法添加浏览器扩展。您仍然需要将受密码保护的 PDF 发送给外部客户或合作伙伴。问题是是否存在任何不需要安装软件或向 IT 部门请求例外的通往PDF 安全的路径。
答案是肯定的，通过两个主要渠道：基于浏览器的在线 PDF 保护工具，完全在网络上运行，无需本地安装，以及内置操作系统功能，可以通过打印到 PDF 对话框生成受密码保护的 PDF。这两种方法都不需要管理员权限或软件安装，并且都可以生成受任何现代 PDF 阅读器都遵循的标准 AES 加密保护的 PDF。
WukongPDF 的保护 PDF 工具直接在浏览器中为 PDF 添加密码保护。上传文件，设置密码，然后下载受保护的版本，而无需在工作计算机上安装任何内容。
PDF 密码保护如何在没有本地软件的情况下工作
PDF 密码保护依赖于 PDF 规范本身内置的加密算法。当您在 PDF 上设置打开密码时，内容将使用 AES 加密，密码将成为解密密钥。在用户输入正确的密码后，打开文件的 PDF 阅读器会透明地处理解密。加密和密码设置步骤可以在任何地方进行。在装有 Acrobat Pro 的本地计算机上、通过在线工具或通过内置操作系统功能在 Web 服务器上。无论在何处执行加密，生成的受保护 PDF 都是相同的。
实际上，基于浏览器的工具的关键安全考虑因素是未加密的 PDF 必须上传到远程服务器进行处理。对于包含敏感信息的文档，此上传步骤会带来数据泄露风险，而本地安装的软件则不存在这种风险。信誉良好的在线 PDF 服务在隐私政策中声明了其数据处理实践，并在处理后删除上传的文件。在将敏感工作文档上传到任何在线服务之前，请验证该服务的数据保留和删除策略是否符合您组织的信息安全要求。
方法 1：基于浏览器的在线 PDF 保护工具
打开 Web 浏览器并导航到在线 PDF 保护服务。通过将 PDF 拖到浏览器窗口或使用文件选择器来上传 PDF。在提供的字段中输入密码。大多数服务还提供单独的权限密码，独立于打开密码限制编辑、打印或复制。为了简单保护，仅设置打开密码。单击“保护”或“加密”，服务将处理该文件。立即下载受保护的 PDF。
通过在 PDF 阅读器中打开受保护的 PDF 来测试它。读者在显示任何内容之前应提示输入密码。输入您设置的密码并确认文档正确打开。如果没有密码，阅读器应该显示空白页或密码提示，具体取决于阅读器。许多在线工具对免费处理的文件大小设置了限制，通常为 25 到 100 MB。对于较大的文件，请先使用拆分工具拆分 PDF，单独保护每个部分，或使用下面描述的打印到 PDF 方法。
方法 2：使用内置操作系统功能打印为 PDF
Windows 和 macOS 在任何应用程序的打印对话框中都包含 Microsoft 打印为 PDF 或另存为 PDF 选项。默认情况下，生成的 PDF 不受密码保护，但打印路径可以与其他内置工具结合使用以产生保护。在 Windows 上，Microsoft Print to PDF 打印机本身不支持密码保护。解决方法是使用已安装的 Microsoft Word（通常安装在工作计算机上）。在 Word 中打开 PDF，将其转换为可编辑文档，然后转到“文件”、“另存为”，选择“PDF”，单击“选项”，然后选中“使用密码加密文档”。
在 macOS 上，内置预览应用程序可以导出加密的 PDF。在“预览”中打开 PDF，转到“文件”，然后转到“导出”。在导出对话框中，选中加密复选框，输入密码并保存。预览版应用 128 位 AES 加密。该功能可在每台 Mac 上使用，无需安装任何其他软件。对于没有 Word 的 Windows 用户，基于浏览器的方法是最可靠的免安装选项。
方法 3：工作电话上的移动 PDF 扫描仪应用程序
如果在工作计算机上安装软件受到限制，但工作手机允许安装应用程序，则移动 PDF 扫描仪或编辑器应用程序可以为 PDF 添加密码保护。通过电子邮件或云存储应用程序将 PDF 传输到手机。在支持密码保护的 PDF 应用程序中打开它，例如适用于移动设备的 Adobe Acrobat Reader 或 Microsoft 365。应用密码并保存受保护的副本。通过电子邮件或云存储将受保护的 PDF 传输回工作计算机。
基于移动设备的保护非常适合偶尔用于单个文档。它无法扩展到批量处理许多文件。移动应用程序方法还避免了将敏感文档上传到在线服务的数据暴露问题，因为处理发生在手机而不是远程服务器上。对于锁定的工作计算机上的高度机密文档，移动电话解决方法提供了实用的保护路径。
| 方法 | 需要安装？ | 加密强度 |
|---|---|---|
| 在线PDF保护工具 | 否，在浏览器中运行 | 128 位或 256 位 AES，具体取决于服务 |
| 内置操作系统PDF打印机 | 否，已经安装 | 各不相同，通常为 128 位 AES |
| 移动 PDF 扫描仪应用程序 | 应用程序安装，无需管理员权限 | 128 位 AES 典型值 |
受保护 PDF 的密码最佳实践
加密的强度取决于密码。使用密码 1234 的 256 位 AES 加密 PDF 基本上不提供任何保护。使用至少 12 个字符混合大写、小写、数字和符号的密码。通过与 PDF 本身不同的渠道将密码传达给收件人。如果您通过电子邮件发送受保护的 PDF，请通过短信、电话或具有不同主题行的单独电子邮件发送密码。这种分离确保拦截电子邮件的攻击者不会同时拥有文件和密钥。
请勿将密码存储在 PDF 文件名或同一电子邮件的正文中。这些做法违背了密码保护的目的。将密码记录在密码管理器中，以便稍后与收件人共享并在需要时恢复。通过基于浏览器的工具或内置操作系统功能，在锁定的工作计算机上对 PDF 进行密码保护只需几分钟。它提供的保护是真实的，并且工作流程正常运行不会触发 IT 策略违规。
如果在线工具阻止您的 PDF 该怎么办
某些在线 PDF 保护工具会拒绝超过大小限制、包含可检测的敏感内容模式或源自某些 IP 范围的文件。如果您的 PDF 被拒绝，请尝试其他服务。底层加密技术是标准化的，因此任何信誉良好的服务的输出在功能上都是相同的。如果多个服务拒绝该文件，则问题可能出在文件大小上。使用免费的在线分割工具将 PDF 分割成更小的部分，单独保护每个部分，并向收件人发送一组受保护的文件以及解锁后合并这些文件的说明。虽然这增加了收件人的步骤，但它保留了在不安装软件的情况下对大型文档进行密码保护的能力。
为了满足锁定计算机上的重复保护需求，请在浏览器中为可靠的在线 PDF 保护服务添加书签。与具有最少文档的全新服务相比，已经运行多年并显示明确的隐私政策和明确的数据删除时间表的服务是更安全的选择。一项声明上传文件在处理后一小时内删除的服务为大多数商业文档提供了合理的数据暴露窗口。
在 Chromebook 或公共计算机上加密 PDF
在大多数工具中，锁定场景延伸至 Chromebook 和公共访问计算机，其中软件安装受到更多限制。在 Chromebook 上，基于浏览器的在线保护工具是主要选项。 ChromeOS 通过 Chrome 支持与任何操作系统相同的网络工具。将 PDF 上传到在线服务，设置密码，然后将受保护的版本下载到本地存储或 Google Drive。
公共图书馆计算机增加了基于会话的帐户的复杂性，其中桌面文件在注销时被擦除。在线保护 PDF 后，将输出保存到 USB 驱动器或通过电子邮件发送给自己。不要在可能有键盘记录器的公共计算机上输入敏感密码。将公共计算机 PDF 保护限制为没有高度敏感内容的文件，因为环境会带来任何在线工具都无法完全缓解的风险。基于浏览器的 PDF 保护工作流程为需要锁定设备上的文档安全性的用户填补了特定空白，对于此用例，它提供了一种实用的解决方案，替代方案是发送不受保护的文档。
基于浏览器的 PDF 保护的便利性伴随着选择具有透明数据实践的服务的责任。在上传工作文档（即使是非敏感文档）之前，请检查服务隐私政策的三个具体要点：上传的文件保留多长时间、是否出于处理以外的任何目的访问文件内容以及连接是否使用 HTTPS 加密。一小时内删除文件、不访问超出处理范围的内容并使用 HTTPS 进行所有传输的服务符合锁定计算机上商业文档保护的最低标准。