您只想共享文档以供屏幕审阅。收件人应该能够阅读文档、搜索文本并添加注释，但他们不应该能够打印它。 PDFPDF安全权限模型支持这种限制组合，但打印和其他操作之间的区别是由PDF查看器强制执行的，并非所有查看器都遵守它。
允许阅读同时阻止打印的能力解决了一个常见的用例：在您需要反馈但不需要实际分发的地方分发审阅副本。 PDF 权限密码可以禁用打印，同时启用所有其他操作（查看、搜索、复制文本和注释）。
PDF 权限如何控制特定操作
PDF 权限密码，也称为所有者密码，控制一组独立的标志。每个标志启用或禁用特定操作：打印、复制文本、编辑内容、添加注释、填写表单字段和提取页面。这些标志是独立的，因此您可以在阻止打印的同时允许注释。
PDF 注释 权限与打印权限是分开的。将打印标志设置为“不允许”不会影响注释标志。收件人可以添加注释、突出显示和便签，但无法生成文档的打印副本。
PDF 查看器软件打开文件时会强制执行权限。尊重权限的 PDF 查看器将使“打印”选项变灰，同时保持注释工具处于活动状态。 WukongPDF 通过浏览器提供权限设置工具。
配置仅屏幕审阅的权限
在PDF安全设置中设置权限密码。启用以下功能：用于屏幕阅读器和搜索的内容复制、审阅注释的注释以及表单填写（如果文档包含表单）。禁用打印和文档编辑。在没有权限密码的情况下分发文档，以便收件人无法更改这些设置。
基于权限的限制的局限性
PDF 权限由查看器软件强制执行，而不是由文件格式本身强制执行。选择不强制执行限制的查看者将允许打印。大多数主流 PDF 查看器都尊重权限。有些第三方工具没有。权限只是一种威慑，而不是绝对的障碍。
PDF 打印 限制不会阻止屏幕捕获。收件人可以截取每个页面的屏幕截图并打印屏幕截图。打印限制会阻止通过 PDF 查看器进行方便的打印，但不会阻止确定的复制。
何时使用权限与其他保护方法
权限适用于您想要表明文档仅供屏幕审阅的临时保护。对于必须绝对禁止打印的文档，安全文档门户可以流式传输文档以供查看而不提供可下载文件，从而提供更强大的保护。
分发前测试权限
在将权限受限的 PDF 发送给收件人之前，请在他们可能使用的 PDF 查看器中测试该文件。在 Adobe Acrobat、基于浏览器的查看器和移动设备上打开文件。尝试从每个打印。确认打印限制按预期工作。
某些 PDF 查看器会显示横幅或信息栏，指示文档的权限受到限制。此通知告知收件人无法打印是故意的，而不是其软件或打印机的技术问题。
使用旧版 PDF 查看器的收件人可能不会遇到打印限制，因为旧版本没有一致地强制执行权限标志。如果您的收件人使用多种 PDF 查看器，则权限方法可能无法提供统一的保护。
将权限与其他保护措施相结合
权限可以与第一页上的可见通知结合起来，说明该文档仅供屏幕审阅，不应打印。技术限制和可见通知相辅相成。该通知传达了意图。该限制强制执行。
对于必须限制打印的文档，请考虑添加出现在每一页上的特定于收件人的水印。水印不会阻止打印，但在发现打印副本时提供可追溯性。与印刷限制相结合，形成了分层防御。
通过具有仅查看访问权限的安全门户分发文档可提供比单独的 PDF 权限更强大的保护。该门户控制访问、阻止下载并记录查看活动。 PDF 权限成为辅助保护层而不是主要保护层。
允许阅读和注释、禁止打印的场景常见于法律文件审查、学术同行评审、保密商业提案评估等。在每种情况下，审阅者都需要参与内容并提供反馈，但文档所有者希望控制物理分发。
PDF 权限标志的独立控制使文档所有者可以对收件人可以执行的操作进行细粒度控制。除了打印和注释标志之外，所有者还可以控制文本复制和页面提取。
允许的文本复制权限对于可访问性非常重要。屏幕阅读器从 PDF 中提取文本以朗读。禁用文本复制会使屏幕阅读器用户无法访问文档。
权限设置存储在 PDF 的加密部分中，并使用权限密码解锁。如果没有此密码，收件人就无法更改设置。
当权限限制打印时，PDF 查看器的“打印”对话框通常会显示“打印”按钮灰显或显示不允许打印的消息。即使物理打印受到限制，某些查看器也允许打印到文件。
当文档所有者信任收件人但希望建立明确的使用边界时，基于权限的限制是合适的。一位顾问与客户分享一份报告草稿，他信任客户，但希望防止随意打印。
对于公司内部文档，权限可以强化公司有关文档处理的政策。带有打印限制的财务报告支持敏感财务数据不应留在打印机上的政策。
当与文档安全文化相结合时，文档控制的权限方法是最有效的。理解并尊重限制原因的接收者更有可能遵守这些限制。
配置仅屏幕审阅的权限时，还可以考虑将文档设置为在特定视图模式下打开。全屏模式或适合页面模式以最佳方式呈现文档，以便在屏幕上阅读。
注释权限允许收件人向文档添加注释、突出显示和绘图。这些注释存储在 PDF 中，文档所有者可以在文件返回时进行查看。
审核期结束后，文档所有者可以删除权限限制并分发可打印的最终版本，反映文档从草稿到发布的生命周期。
| 许可标志 | 屏幕查看设置 | 禁用时的效果 |
|---|---|---|
| 印刷 | 不允许 | 打印按钮在查看器中呈灰色显示 |
| 内容复制 | 允许 | 启用屏幕阅读器访问和文本搜索 |
| 注释 | 允许 | 收件人可以添加评论和亮点 |
| 文件编辑 | 不允许 | 防止内容修改 |
| 页面提取 | 不允许 | 防止分割文档 |
PDF 中的权限模型是为这样一个世界而设计的：文档在可信方之间共享，这些可信方需要有关正确使用的指导，而不是针对恶意行为者的强制执行。该模型反映了这种设计理念：它表明意图而不是提供绝对的保护。
如果在强制执行权限的查看器中打开具有打印限制的 PDF，则“打印”命令可能完全不在菜单中、呈灰色显示，或者存在但在单击时显示错误。具体行为取决于查看器的实现。 Adobe Acrobat 使“打印”选项变灰。某些浏览器查看器根本不包含“打印”按钮。
权限密码应与打开密码不同。对两者使用相同的密码会破坏安全模型，因为任何可以打开文档的人也可以更改权限。打开密码控制访问。权限密码控制使用情况。不同的密码用于不同的目的。
对于通过学习管理系统或安全客户端门户分发的文档，平台可以应用自己的访问控制来覆盖或补充 PDF 权限。仅供查看的门户中的文档不需要限制性 PDF 权限，因为门户会阻止下载。权限成为第二层。
测试权限配置应包括尝试从 PDF 查看器打印、尝试从浏览器打印（如果 PDF 在浏览器中打开）以及尝试使用可能绕过查看器菜单限制的键盘快捷键（如 Ctrl+P）。该测试揭示了权限是否在所有打印路径上一致执行。
配置权限后，验证注释工具是否仍然可用。打开 PDF 并确认注释、突出显示和绘图工具处于活动状态。错误配置的权限集会意外禁用注释，这违背了允许屏幕审查和反馈的目的。
尽管有限制但仍需要打印的收件人，例如有视力障碍的审稿人，需要打印副本以方便访问，应为他们提供单独的可打印版本。限制版是针对普通观众的。可根据要求提供可打印版本，并解释访问需求。
打印限制与注释权限相结合创建的文档支持协作审阅，同时尊重所有者分发偏好。