文档会经历四个审批阶段：草稿、审核、批准和最终。在每个阶段，都必须有人打开 PDF，删除旧的状态标记，然后应用新的状态标记。手动更新邮票既繁琐又容易出错。自动审查状态标记从元数据或连接的系统中读取当前阶段的文档，并显示正确的状态，无需手动干预。
自动更新的PDF图章需要PDF中的JavaScript来读取文档元数据并显示相应的图章，或者需要一个外部工作流程系统来随着文档的进展而应用正确的图章。完全自动化的方法消除了手动冲压及其引入的错误。
自动状态标记的工作原理
PDF 可以包含在文档打开时执行的 JavaScript。该脚本读取自定义元数据字段（例如 ReviewStatus），并显示相应的图章层。如果元数据字段值为草稿，则显示草稿图章图层并隐藏所有其他状态图层。如果值更改为 Approved，则显示 Approved 层并隐藏 Draft 层。
每个状态的印记图像作为图层存储在 PDF 中。 JavaScript 根据元数据值切换图层可见性。设计者创建四个图章层：草稿、已审核、已批准和最终。该脚本显示 1 个并隐藏 3 个。正确的印记会自动出现。
PDF 工作流程集成通过文档管理系统更新元数据字段。当审阅者批准文档时，系统会将 Approved 写入 ReviewStatus 元数据字段。下一个打开 PDF 的人会看到“已批准”标记。无需任何人打开 PDF 即可应用它。
设置自动状态标记
为每个审阅状态创建标记图像。将它们设计为单独的 PDF 图层，并使用与状态值匹配的描述性名称。导出 PDF 并保留图层。添加读取 ReviewStatus 元数据字段并切换相应图层可见性的 JavaScript。
WukongPDF通过浏览器提供PDF注释工具来添加图章和状态指示器。虽然完全自动化的层切换需要 JavaScript，但该平台支持添加可在每个审批阶段手动更新的视觉标记。
与文档管理系统集成
文档管理系统成为审核状态的权威来源。 PDF 元数据由系统更新，而不是由个人用户更新。 PDF 读取元数据并显示相应的标记。关注点分离，系统管理数据，PDF 管理显示，产生可靠的结果。
审计跟踪集成是一个自然的延伸。文档管理系统会记录每个元数据更新，其中包括时间戳、进行更改的用户以及先前和新的状态值。审计跟踪提供了正确遵循审核流程的证据。
没有 JavaScript 支持的查看器的后备方案
并非所有 PDF 查看器都执行 JavaScript。基于浏览器的查看器通常不会。对于这些查看者，自动图层切换将不起作用，并且不会显示任何图章。在第一页上添加注释，表明文档使用自动状态标记，最佳在 Adobe Acrobat 中查看。
作为后备措施，请将审阅状态包含在文档文件名中或第一页上的可见文本标题中。元数据驱动的标记是主要指示器，但后备确保即使自动化无法执行时状态也是可见的。
可以扩展控制自动标记可见性的 JavaScript 以记录每个状态更改。当 ReviewStatus 元数据字段从 Draft 更改为 Reviewed 时，脚本会将带时间戳的条目写入隐藏日志层。日志提供 PDF 本身内的文档审阅历史记录。
邮票设计在视觉上应该彼此不同，同时共享共同的设计语言。草稿邮票可能使用黄色配色方案，审阅邮票可能使用蓝色，批准邮票可能使用绿色，最终邮票可能使用正式的黑色和金色。颜色编码提供了文档状态的即时视觉识别。
在审核过程经过外部审核的情况下，自动印章系统提供证据证明审核工作流程得到一致遵循。可见标记、元数据值和自动更改日志的组合创建了审计跟踪。
文档管理系统集成可以在状态发生变化时触发通知。当审阅者将状态更改为“已批准”时，系统会通知审批链中的下一个人该文档已准备好供其审阅。
某些不支持 JavaScript 的 PDF 查看器可能仍会显示上次保存文档时可见的图层。在最终保存每个状态转换之前设置正确的图层可见性，确保即使在没有 JavaScript 的查看器中也可以看到正确的图章。
自动印章系统可以扩展以包括有效期。当当前日期超过审核有效期时，包含“2026 年 1 月 15 日审核”的戳记将在视觉上过期，从而提示文档所有者启动新的审核周期。
对文档审阅者的培训应包括自动印章系统的工作原理、每种状态的含义以及将文档推进到下一阶段所需的操作。一个设计良好的系统会被不了解如何正确使用它的用户所破坏。
自动状态标记消除了文档审阅工作流程中最常被遗忘的手动步骤：做出审阅决定后更新可见状态指示器。
自动印章的可靠性取决于元数据更新过程的可靠性，而元数据更新过程又取决于 PDF 和文档管理系统之间的集成。
读取 ReviewStatus 元数据字段的 JavaScript 必须添加到文档级脚本中，该脚本会在文档打开以及外部系统更新元数据时执行。
每个审批阶段都应该有明确定义的操作，这些操作必须在文档可以推进之前完成，并且自动印章系统应该在这些操作得到确认之前阻止推进。
每个状态标记的颜色和设计应反映从草稿到最终版本的进度，早期阶段采用暖色，后期阶段采用正式颜色，提供直观的视觉进展。
对于具有遵循不同审批路径的多种文档类型的组织，系统可以为每种文档类型配置不同的印章集，由文档类型元数据字段触发。
自动标记系统应记录每个状态更改，记录以前的状态、新状态、时间戳以及进行更改的用户或系统的身份。
PDF 元数据和文档管理系统审阅工作流程之间的集成创建了一个闭环，系统将当前状态写入文件，并且文件显示相应的标记，无需用户干预。
PDF 中的自定义元数据字段（在文档信息字典或 XMP 元数据中定义）可以存储 JavaScript 读取的审阅状态值，以确定要显示的图章层。
每次打开 PDF 时，JavaScript 文档级脚本都会运行，检查当前的 ReviewStatus 元数据值并更新图层可见性以匹配，确保显示的图章始终反映当前工作流程状态。
通过 JavaScript 切换图层可见性使用 PDF 规范中内置的可选内容组 API，该 API 允许脚本以编程方式显示或隐藏命名图层。
对于包含拒绝路径的批准工作流程，图章系统可以显示带有拒绝原因和日期的“已拒绝”图章，将文档引导回作者进行修订。
印章设计应按照其在典型屏幕分辨率和打印页面上显示的尺寸进行测试，确保状态文本清晰易读，并且印章视觉设计一目了然。
受监管行业的审计要求通常要求记录文档状态变化以及时间戳、用户身份和原因，所有这些自动化标记系统都可以通过元数据更新来捕获。
自动盖章系统降低了由于有人忘记更新可见状态指示器而在错误审批阶段使用文档的风险，这是手动盖章工作流程中的常见故障模式。
对于在组织外部分发的文档，印章可提供文档审批状态的即时视觉证据，而无需接收者访问任何内部系统。
在多个文档遵循相同审批路径的环境中，自动印记设置的投资回报可以快速实现，并且设置工作量可以在整个文档量中分摊。
自动标记系统将状态指示的责任从可能忘记更新标记的个人用户转移到根据工作流程状态自动更新标记的系统。
文档审阅者很欣赏自动标记，因为它们消除了将带有错误状态标记的文档发送给审批链中下一个人的尴尬时刻。
这种文档状态跟踪方法为以前依赖手动更新的审批工作流程带来了一致性和可靠性。
每当文档在审批链中易手时，自动状态标记的价值就会体现出来，而无需任何人记住更新可见的状态指示器。
自动文档状态跟踪代表了对手动盖章工作流程的有意义的改进。
| 批准阶段 | 印章文本 | 颜色 | 元数据值 |
|---|---|---|---|
| 草稿 | 草稿 | 黄色/橙色 | 草稿 |
| 已审核 | 已审查 | 蓝色的 | 已审核 |
| 得到正式认可的 | 得到正式认可的 | 绿色的 | 得到正式认可的 |
| 最终的 | 最终的 | 黑/金 | 最终的 |