Как работают уведомления о прочтении PDF и почему они не встроены в формат
Почтовые клиенты десятилетиями поддерживали уведомления о прочтении, отправляя отправителю автоматическое уведомление, когда получатель открывает сообщение. Эта возможность стала настолько обычной в деловом общении, что многие люди предполагают, что она должна существовать и для документов PDF, которые, возможно, являются наиболее распространенным форматом для отправки важных деловых документов. Однако спецификация формата PDF не включает собственный механизм подтверждения прочтения. Стандартный PDF-файл, открытый в стандартной программе чтения PDF-файлов, по умолчанию не отправляет никому никаких уведомлений при его открытии.
Отслеживание на стороне сервера позволяет избежать всех этих ошибок.
Доставка на основе ссылок — более надежный путь.
Техническая причина этого отсутствия заключается в том, что PDF-файлы разработаны как автономные автономные документы. Спецификация формата, поддерживаемая ISO с 2008 года, определяет, как PDF-файл должен отображаться визуально, но не определяет какое-либо поведение в сети. PDF-файл, открытый на устройстве без подключения к Интернету, должен отображаться идентично тому же файлу, открытому на подключенном устройстве. Добавление обязательного сетевого обратного вызова в формат, который намеренно не зависит от сети, нарушит этот принцип проектирования.
Некоторые решения PDF Security обходят это ограничение, встраивая в PDF-файл JavaScript, который пытается выполнить сетевой запрос при открытии документа. Этот подход может работать, но он ненадежен, поскольку большинство программ чтения PDF-файлов по умолчанию блокируют выполнение JavaScript по соображениям безопасности. Adobe Acrobat может выполнять встроенный JavaScript, если пользователь не отключил его. Браузерные средства просмотра PDF-файлов, включая PDFium в Chrome и PDF.js в Firefox, вообще не выполняют JavaScript для PDF. Таким образом, механизм подтверждения прочтения, построенный на PDF JavaScript, сработает для некоторых получателей и незаметно для других, что делает его непригодным для любых целей, где требуется подтверждение доставки.
Методы подтверждения прочтения на основе JavaScript и ограничения их надежности
Наиболее распространенная реализация уведомления о прочтении, сделанная своими руками, встраивает в PDF-файл действие JavaScript, которое срабатывает при событии открытия документа. Скрипт создает URL-адрес, содержащий уникальный идентификатор документа и текущую метку времени, а затем пытается загрузить этот URL-адрес, обычно в виде скрытого изображения или XMLHttpRequest. Веб-сервер, прослушивающий целевой URL-адрес, регистрирует запрос и записывает, что документ с этим идентификатором был открыт в это время.
На практике проблема надежности является серьезной. Adobe Acrobat предупреждает пользователей, когда PDF-файл пытается подключиться к внешнему сайту, и дает им возможность заблокировать соединение. В большинстве корпоративных PDF-файлов Acrobat по умолчанию настраивает блокировку внешних подключений в качестве политики безопасности. Программы просмотра на основе браузера полностью игнорируют запрос, поскольку их механизмы JavaScript не реализуют сетевые API, необходимые сценарию. Мобильные программы чтения PDF аналогичным образом блокируют или игнорируют встроенные сетевые вызовы JavaScript. Отправитель получает уведомления о прочтении только от получателей, использующих настольный Acrobat с включенным JavaScript и разрешенными внешними подключениями, которые в типичной популяции получателей составляют меньшинство.
Даже если JavaScript срабатывает успешно, уведомление о прочтении предоставляет ограниченную информацию. Это подтверждает только то, что PDF-файл был открыт программой чтения PDF-файлов, выполняющей JavaScript. Это не подтверждает, что документ прочитал человек, что документ отображается правильно или что получатель прокрутил дальше первой страницы. Уведомление о прочтении, созданное автоматизированной системой обработки документов, которая открывает и индексирует каждый входящий PDF-файл, дает ложное срабатывание, неотличимое от подлинного открытия получателя.
Отслеживание на стороне сервера через размещенные ссылки PDF
Более надежная альтернатива встроенному JavaScript — отслеживание на стороне сервера с использованием размещенных ссылок PDF. Вместо того, чтобы прикреплять PDF-файл к электронному письму, отправитель загружает документ на веб-сервер и отправляет получателю ссылку для его просмотра или загрузки. Сервер регистрирует каждый запрос URL-адреса PDF, включая метку времени, IP-адрес и строку пользовательского агента браузера для каждого доступа. Этот подход на стороне сервера фиксирует каждый доступ независимо от программы чтения PDF-файлов получателя, настроек JavaScript или типа устройства, поскольку отслеживание происходит на уровне HTTP-запроса еще до того, как PDF-файл будет обслужен.
Отслеживание на стороне сервера также обеспечивает более детальную аналитику. Сервер может записать, загрузил ли получатель весь файл или получил только первые несколько килобайт, что указывает на то, просмотрел ли он документ или просто щелкнул ссылку. Если PDF-файл обслуживается через программу просмотра, поддерживающую постраничную загрузку, сервер может отслеживать, к каким страницам осуществлялся доступ и в течение какого времени. Эти метрики взаимодействия дают гораздо более полную картину взаимодействия документов, чем простой двоичный сигнал «открыто/неоткрыто».
Основной недостаток отслеживания на стороне сервера заключается в том, что оно требует изменения рабочего процесса доставки документов с вложения электронной почты на размещенную ссылку. Получателям, привыкшим получать PDF-файлы в виде вложений к электронной почте, может показаться неудобным дополнительный щелчок для доступа к размещенному документу. Для рабочих процессов Обмен PDF, где требуется доставка на основе вложений, отслеживание на стороне сервера не может заменить модель вложений. Для рабочих процессов, где приемлема доставка на основе ссылок, он обеспечивает наиболее надежное отслеживание чтения.
Использование сторонних платформ анализа документов для отслеживания чтения PDF
Некоторые коммерческие платформы анализа документов предлагают отслеживание чтения PDF-файлов в качестве управляемой услуги. Эти платформы генерируют уникальную ссылку отслеживания для каждого документа и каждого получателя, размещают PDF-файл в своей инфраструктуре и предоставляют информационную панель, показывающую время открытия, оценку продолжительности чтения, взаимодействие на уровне страницы и прямое отслеживание, если получатель делится ссылкой с другими.
Платформы корпоративного уровня решают проблемы конфиденциальности и соответствия требованиям, которые сопровождают отслеживание документов. Они предоставляют получателям уведомления о прозрачности, соответствуют требованиям GDPR и CCPA по отслеживанию раскрытия информации и предлагают политику хранения данных, ограничивающую продолжительность хранения данных отслеживания. Они также поддерживают интеграцию с CRM и системами управления документами, благодаря чему обновления статуса прочтения автоматически передаются в системы, в которых уже работают отделы продаж, юридических услуг и обеспечения соответствия требованиям.
Для организаций, которым требуется надежное подтверждение прочтения юридически значимых документов, таких как предложения контрактов, нормативные уведомления или сообщения акционеров, сочетание отслеживания ссылок на стороне сервера с платформой коммерческой аналитики обеспечивает надежные доказательства доставки и доступа. Журналы сервера в сочетании с аналитикой платформы создают контрольный журнал, который значительно надежнее, чем самосообщаемая квитанция о прочтении электронной почты или ненадежное встроенное уведомление JavaScript.
Можете ли вы создать систему подтверждения прочтения PDF-файлов самостоятельно, без сторонних услуг
Для создания автономной системы отслеживания чтения PDF-файлов требуются три компонента: веб-сервер для размещения PDF-файлов и запросов на доступ к журналу, база данных для хранения идентификаторов отслеживания и записей доступа, а также рабочий процесс создания документов, который создает уникально идентифицируемые PDF-файлы.
Каждый компонент по отдельности прост. Интеграция и эксплуатация — это то, где аккумулируются усилия.
Компонент веб-сервера является самым простым. Любой стандартный HTTP-сервер, Apache, Nginx или служба облачного хранилища с включенным ведением журнала доступа могут записывать, когда осуществляется доступ к URL-адресу PDF. Компонент базы данных хранит таблицу, сопоставляющую идентификаторы документов с адресами электронной почты или именами получателей, а также таблицу, в которой регистрируется каждое событие доступа с его меткой времени и IP-адресом. Простая информационная панель веб-приложения запрашивает эти таблицы, чтобы отобразить статус чтения для каждого отправленного документа.
Сложность эксплуатации связана с обслуживанием системы с течением времени. Журналы доступа накапливаются и требуют политики ротации и архивирования. IP-адреса в журналах доступа могут считаться личными данными в соответствии с GDPR, что требует от системы реализации возможностей хранения и удаления данных. Если система отслеживания отключается, даже временно, получатели, нажимающие на ссылки на документы, получают сообщения об ошибках вместо документов, что хуже, чем полное отсутствие отслеживания. Интерактивный PDF с отслеживанием на стороне сервера — разумная сборка для команд с существующей веб-инфраструктурой и ресурсами разработки. Для команд, не имеющих таких ресурсов, коммерческая платформа является более практичным выбором.
Функции совместного использования документов WukongPDF включают доставку на основе ссылок с отслеживанием доступа, которое регистрирует, когда каждый получатель открывает общий документ. Этот подход на стороне сервера обеспечивает надежное подтверждение чтения без ограничений встроенного отслеживания JavaScript, а данные отслеживания интегрируются с рабочим процессом управления документами, а не требуют отдельной аналитической платформы.
Аспект конфиденциальности отслеживания чтения PDF-файлов заслуживает особого внимания при любой реализации. Получатели отслеживаемых документов должны быть проинформированы о том, что их доступ будет регистрироваться, какие данные будут записываться, как долго они будут храниться и с какой целью. В юрисдикциях, регулируемых GDPR, раскрытие информации является юридическим требованием, а не просто лучшей практикой. Во всех контекстах прозрачные методы отслеживания поддерживают доверие получателей документов, обеспечивая при этом подтверждение доставки, необходимое отправителю.
В конечном счете, выбор между созданием собственной системы подтверждения прочтения и использованием коммерческой платформы сводится к решению «сделать или купить», которое зависит от технических ресурсов вашей организации, объема документов и требований юридической защиты ваших подтверждений прочтения. Организации, отправляющие несколько отслеживаемых документов в месяц, могут обойтись базовым ведением журнала на стороне сервера и ручной проверкой статуса. Организации, отправляющие сотни отслеживаемых документов в неделю, особенно в юридических, финансовых или нормативных контекстах, где подтверждение прочтения имеет значение соответствия требованиям, получают выгоду от надежности, контрольного журнала и поддержки, которые обеспечивает специальная платформа анализа документов.
Отслеживание отправки документов, не требующее никаких действий получателя, установки программного обеспечения и изменения разрешений JavaScript, обеспечивает наиболее надежные данные подтверждения чтения. Отслеживание ссылок на стороне сервера позволяет достичь всех трех этих целей и представляет собой современную передовую практику реализации уведомлений о прочтении PDF-файлов в рабочих процессах профессионального делового общения.