PDF и Word (.docx) — два наиболее распространенных формата документов для профессионального и личного использования, и их часто путают как взаимозаменяемые. Это не так. Они были разработаны для принципиально разных целей, и понимание этих различий поможет вам с самого начала выбрать правильный формат, сэкономив время, затрачиваемое на преобразование, переформатирование или объяснение того, почему документ выглядит неправильно на экране получателя.
Основная философия проектирования каждого формата
Word (.docx) — это формат живого документа. Он был создан для написания и редактирования — контент перемещается, перекомпоновывается и адаптируется к различным размерам экрана, настройкам шрифта и конфигурациям принтера. Откройте один и тот же файл Word на двух разных компьютерах, и разрывы строк, нумерация страниц и ширина столбцов могут незначительно отличаться в зависимости от установленных шрифтов, версии Word и драйвера принтера. Эта гибкость — это возможность редактирования; это ответственность за распространение.
PDF (Portable Document Format) — фиксированный формат документа. Каждый элемент — каждый текстовый блок, изображение, линия и цвет — фиксируется на своем месте. Откройте один и тот же PDF-файл на любом устройстве, в любом средстве просмотра и в любой операционной системе, и он будет выглядеть одинаково. Вся суть в этой верности. PDF был создан Adobe в начале 1990-х годов специально для решения проблемы, когда документы по-разному выглядят в разных системах.
Когда использовать Word
Word — правильный выбор, когда над документом все еще работают: когда вы составляете его, редактируете, сотрудничаете с другими, вносите отслеживаемые изменения или работаете с шаблоном, который будет заполняться неоднократно. Это также правильный формат, когда получателю необходимо самостоятельно отредактировать контент, например, шаблон контракта, который вы отправляете клиенту, чтобы добавить свои данные перед возвратом.
Гибкость Word также делает его более удобным для работы с длинными документами, которые будут перепрофилированы — отчетами, которые будут переформатированы для разных аудиторий, предложениями, которые будут адаптированы для разных клиентов, или документами, которые необходимо периодически обновлять с течением времени. Простота редактирования в Word намного перевешивает разнообразие макетов такого рода контента.
Когда использовать PDF
PDF — правильный выбор, когда документ готов и вы хотите, чтобы он выглядел одинаково для всех, кто его получит. Контракты, счета-фактуры, резюме, официальные отчеты, правительственные формы и все, что будет подписано, сохранено или отправлено, должно быть в формате PDF. Этот формат также имеет смысл, когда вы хотите предотвратить (или, по крайней мере, препятствовать) редактирование — PDF не допускает изменений, как документ Word.
PDF также является лучшим выбором для печати. PDF-файл, отправленный в коммерческую типографию, воспроизводится точно так, как задумано, независимо от того, какие шрифты, версии программного обеспечения или драйверы принтера используются в типографии. Документ Word, отправленный на принтер, может привести к неожиданным результатам, если в системе магазина нет нужных шрифтов или если его версия Word интерпретирует файл немного по-другому.
Кроме того, PDF обеспечивает превосходную стандартизированную поддержку интерактивных функций: заполняемые поля форм, цифровые подписи с юридической силой и встроенные вложения — все это работает в PDF более надежно и последовательно, чем в Word.
Краткое сравнение функций
Вот прямое сравнение ключевых различий между двумя форматами:
| Функция | Word (.docx) | Примечания | |
|---|---|---|---|
| Сохранение макета | Точный | Переменная | PDF макет замков; Перекомпоновка слов на разных устройствах |
| Редактируемость | Ограниченный | Полный | Word предназначен для редактирования; PDF-нет |
| Универсальная совместимость | Очень высокий | Высокий | PDF открывается везде; Word требуется Office или аналогичный |
| Размер файла (текстовый документ) | Меньший | Больше | PDF эффективно сжимает текст |
| Интерактивные формы | Да | Ограниченный | Поля формы PDF поддерживаются более широко. |
| Цифровые подписи | Да (стандартизировано) | Да (ограничено) | Подписи PDF юридически признаны; Меньше слов |
| Точность печати | Точный | Зависит от принтера/драйвера | PDF печатается одинаково везде |
| Возможность поиска | Да (с текстовым слоем) | Да | Отсканированные PDF-файлы сначала нуждаются в распознавании текста |
Ни один из форматов не является лучшим в целом — они решают разные проблемы. Обычно рабочий процесс заключается в создании и редактировании в Word, а затем экспорте в PDF, когда документ будет готов к совместному использованию.
Преобразование между двумя
Переход из Word в PDF осуществляется без потерь и надежно. Каждая версия Microsoft Word включает встроенную функцию экспорта PDF (Файл > Сохранить как > PDF), и выходные данные точно отражают документ в том виде, в котором он отображается в Word. Google Docs, LibreOffice и Apple Pages делают то же самое. Если вам нужно преобразовать документ Word в PDF без настольного программного обеспечения, инструмент Word в PDF WukongPDF справится с этим в браузере.
Переход из PDF в Word более сложен, поскольку фиксированный макет PDF необходимо интерпретировать и преобразовать обратно в структуру документа с возможностью перекомпоновки. Конвертер PDF в Word WukongPDF хорошо справляется с большинством документов — текст, таблицы и базовое форматирование обрабатываются точно. Сложные макеты с несколькими столбцами, пользовательские шрифты и страницы с большим количеством графики могут потребовать некоторой ручной очистки после преобразования. Отсканированные PDF-файлы требуют обработки OCR, прежде чем произойдет какое-либо преобразование, поскольку они содержат изображения текста, а не реальные текстовые символы.
Различия в размерах файлов
Для документов с большим количеством текста PDF-файлы обычно меньше, чем их эквиваленты в Word. Документы Word хранят обширные метаданные форматирования, определения стилей, историю изменений и свойства документа, которые увеличивают размер файла намного больше, чем требуется для видимого содержимого. Отчет на 50 страниц может иметь размер 2 МБ в формате Word и 800 КБ в формате PDF.
Для документов с большим количеством изображений сравнение меняется. Документы Word сжимают изображения при их вставке (если только вы не запретите это делать), а PDF-файлы могут вставлять изображения в полном разрешении. PDF-файл с большим количеством дизайна может быть значительно больше, чем эквивалентный файл Word. В этих случаях последующая обработка PDF-файла с помощью инструмента сжатия снова уменьшает его размер.
Простое правило
Если вы пишете или редактируете, используйте Word. Если вы делитесь информацией или храните ее, используйте PDF. Большинство документов начинают свою жизнь как файлы Word и заканчивают жизнь в виде PDF-файлов. Шаг преобразования — это момент, когда черновик становится конечным результатом. Понимание этого различия делает выбор простым практически в любой ситуации.