Ответ зависит от того, что это за документ и что нужно, чтобы клиент с ним сделал. Предложение, которое клиент должен рассмотреть и утвердить, имеет другие требования, чем контракт, который ему нужно подписать, который имеет другие требования, чем результат, который он архивирует. Правильное выполнение этого требования означает меньшее количество электронных писем о проблемах с файлами и более профессиональное впечатление.
Для предложений и отчетов: читаемые, сжатые, защищенные
Документы, предназначенные для чтения, — предложения, отчеты, презентации, тематические исследования — должны открываться быстро, выглядеть точно так, как задумано, и не быть излишне большими. Приоритеты: все шрифты встроены, чтобы макет отображался правильно, размер файла достаточно сжат, чтобы его можно было легко открыть и отправить по электронной почте, а также (необязательно) установить ограничения на редактирование, чтобы клиент не мог случайно изменить содержимое.
Для этих документов подходящим форматом является стандартный PDF со встроенными шрифтами, сжатый с помощью PDF Compression до размера менее 5 МБ. Не защищайте их паролем, если нет особой причины: если клиент вводит пароль для открытия предложения, это создает трудности еще до того, как он прочитает первую строку.
Для контрактов и соглашений: чистые, пригодные для подписи, заблокированные после подписания
Контракты должны представлять собой четкие документы, в которых не должно быть двусмысленности относительно того, какая версия была согласована. Отправьте договор в стандартном формате PDF — для открытия не требуется пароль, но в идеале с ограничениями на редактирование, чтобы клиент не мог изменить условия. Убедитесь, что в документе есть подлинный, выбираемый текст (а не отсканированный), чтобы клиент мог легко его прочитать и чтобы он оставался пригодным для использования в течение длительного времени.
После подписания обеими сторонами полностью выполненную версию следует отправить с примененными ограничениями на редактирование или просто отметить в электронном письме, что это окончательная подписанная версия. Некоторые компании применяют пароль к подписанной версии, чтобы предотвратить дальнейшие изменения; другие полагаются на соглашение и временную метку электронной почты в качестве записи.
Для счетов-фактур: просто, последовательно и легко хранить
Счета-фактуры выставляются командой по работе с кредиторской задолженностью клиента и должны быть легко доступны для поиска. Небольшой файл PDF с четким названием и выбираемым текстом упрощает регистрацию и снижает вероятность задержки платежа из-за того, что кто-то не смог найти или обработать ваш счет. Размер счетов не должен превышать 500 КБ, используйте единый формат именования и убедитесь, что текст настоящий (а не скан или изображение).
Системы учета некоторых клиентов требуют особых настроек PDF — нет защиты паролем, нет ограничений на печать, текст должен быть выбран. Если клиент когда-либо упоминает проблемы с обработкой счетов, это первое, что следует проверить.
Для результатов и конечного рабочего продукта: архивное качество
Рабочий продукт, предоставляемый клиенту — окончательные отчеты, файлы дизайна, экспортированные в формате PDF, завершенная документация — должен быть в формате высочайшего качества, соответствующем содержанию. Для документов, которые клиент будет хранить в течение длительного времени или совместно использовать внутри компании, стоит рассмотреть PDF/A: он автономен, гарантированно остается читабельным без внешних зависимостей и принимается большинством систем архивирования.
Для сложных в дизайне результатов, где визуальное качество имеет значение, не сжимайте агрессивно. Клиент платит за рабочий продукт — доставьте его в полном качестве и позвольте ему сжать, если ему понадобится уменьшенная версия для конкретной цели.
Универсальные рекомендации независимо от типа документа
- Встраивайте все шрифты, чтобы документ отображался правильно независимо от того, какие шрифты установлены клиентом.
- Используйте настоящий текст, а не отсканированные изображения — клиент должен иметь возможность искать и выбирать текст в любом отправляемом вами документе.
- Назовите файлы профессионально: ClientName_DocumentType_Date.pdf.
- Сохраняйте размер файла менее 10 МБ для документов, отправляемых по электронной почте; используйте ссылку для обмена файлами для чего-то большего
- Проверьте файл перед отправкой: убедитесь, что он выглядит правильно и ничего не пропало.
PDF, который открывается четко, выглядит точно так, как задумано и легко сохраняется в файле, является небольшим, но неизменным признаком профессионального качества. Клиенты не замечают таких вещей, когда это правильно, но определенно замечают, когда это неправильно.