Сжатие одного PDF занимает тридцать секунд. Сжатие пятидесяти занимает двадцать пять минут, если выполнять их по одному. PDF Пакетная обработка — применение одной и той же операции к нескольким файлам одновременно — представляет собой разницу между выполнимой задачей и днём повторяющихся кликов. Вот когда имеет смысл узнать, какие операции хорошо работают в пакетном режиме и как к этому подойти в зависимости от ваших инструментов.
Когда стоит установить пакетную обработку
Для одноразовых задач с несколькими файлами обработка их по отдельности обычно быстрее, чем настройка пакетного рабочего процесса. Пакетная обработка окупается, когда:
- У вас есть десять или более файлов, к которым требуется применить одну и ту же операцию.
- Одна и та же операция повторяется регулярно — ежемесячная обработка счетов, еженедельное сжатие отчетов, квартальное преобразование архива.
- Файлы должны обрабатываться последовательно — одинаковый уровень сжатия, одинаковые водяные знаки, одинаковые настройки безопасности для всех файлов.
- Вы оцифровываете накопившуюся задолженность — годы отсканированных документов, которые требуют оптического распознавания, прежде чем их можно будет найти.
Операции, которые хорошо работают в пакетном режиме
Не все операции PDF одинаково подходят для пакетной обработки. Они хорошо переводятся:
- Сжатие: применяет те же настройки PDF Compression ко всей папке с файлами. Особенно полезно для архивирования больших коллекций отсканированных документов или обработки отчетов за месяц перед сохранением.
- OCR: запуск оптического распознавания символов в папке со отсканированными PDF-файлами, чтобы сделать их доступными для поиска. Это одна из самых ценных пакетных операций для организаций, занимающихся оцифровкой бумажных архивов.
- Водяной знак: добавление надписи «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО»; или водяной знак логотипа компании на комплект документов перед распространением. Для обеспечения единообразия водяных знаков в наборе документов необходима пакетная обработка.
- Защита паролем: защита папки с конфиденциальными файлами тем же паролем перед архивированием или передачей.
- Преобразование: преобразование папки документов Word в PDF или набора PDF в изображения. Особенно полезно для архивирования по окончании проекта.
- Очистка метаданных: удаление информации об авторе, истории изменений и внутренних комментариев из набора документов перед внешним распространением.
Пакетная обработка в Adobe Acrobat Pro
В Acrobat Pro имеется встроенная функция пакетной обработки под названием «Мастер действий» («Инструменты» > «Мастер действий» > «Создать новое действие»). Вы строите последовательность операций — открываете файлы, применяете сжатие, добавляете водяной знак, сохраняете — а затем запускаете это действие для папки с файлами. Acrobat по очереди обрабатывает каждый файл и сохраняет результаты.
Действия можно сохранять и использовать повторно, что делает повторяющиеся задачи PDF Workflow по-настоящему эффективными. Создайте действие один раз, указывайте ему новую папку каждый раз, когда оно необходимо, и уходите, пока оно выполняется. Для организаций, которые регулярно обрабатывают большие объемы PDF, стоит потратить время на правильную настройку.
Инструменты командной строки для технических пользователей
Для пользователей, которым комфортно работать с командной строкой, такие инструменты, как Ghostscript, pdftk и qpdf, предлагают мощные возможности пакетной обработки, которые можно запрограммировать и автоматизировать. Простой сценарий оболочки, использующий Ghostscript, может сжимать каждый PDF в папке с помощью одной команды или может быть запланирован для автоматического запуска новых файлов по мере их поступления.
Этот подход требует более высоких затрат на первоначальную настройку — вам нужно знать, как писать базовые сценарии, — но обеспечивает наиболее гибкую автоматизацию. Вы можете обрабатывать тысячи файлов за одну ночь, применять различные настройки на основе шаблонов имен файлов, регистрировать обработанные данные и интегрировать операции PDF в более крупные рабочие процессы. Для ИТ-команд, управляющих системами документов, пакетная обработка по сценарию обычно является подходящим инструментом.
Интернет-инструменты для периодических пакетных задач
Для одноразовых пакетных заданий, которые не оправдывают настройку действий Acrobat или сценариев командной строки, инструменты на основе браузера хорошо справляются с скромными объемами. WukongPDF в www.wukongpdf.com позволяет загружать несколько файлов и обрабатывать их вместе — сжимать папку отчетов, конвертировать набор документов Word в PDF или объединять коллекцию файлов в один.
Практический потолок для пакетной онлайн-обработки составляет около 10–20 файлов, в зависимости от размера файла и скорости подключения к Интернету. Для больших объемов более подходящими являются настольные инструменты или автоматизация с использованием сценариев. Но для периодических пакетных задач — обработки счетов за прошлый квартал, сжатия архива проекта, преобразования набора презентаций — инструменты браузера справляются с задачей без дополнительных затрат на настройку.
Сопоставьте инструмент с объемом
Несколько файлов: обрабатывать индивидуально. Иногда дюжина файлов: пакетные инструменты на основе браузера. Повторяющиеся задания или большие объемы: Acrobat Action Wizard. Масштабная автоматизация, интегрированная в другие системы: сценарии командной строки. Правильный инструмент — это тот, который справляется с объемом, не усложняя настройку, чем того требует задача.