Некоторые сканеры документов и многофункциональные принтеры автоматически применяют защиту паролем или ограничения на редактирование для каждого создаваемого ими PDF-файла. Это параметр безопасности по умолчанию, настроенный ИТ-отделом или производителем устройства. Когда вы получаете отсканированный PDF-файл, который неожиданно запрашивает пароль или блокирует редактирование, вероятно, защита не была применена намеренно человеком, который сканировал документ. Инструменты Unlock PDF позволяют снять защиту, установленную сканером, и вернуть документ в нормальное, доступное для редактирования состояние.
Основные выводы
Защита PDF-файлов, применяемая сканером, обычно представляет собой пароль разрешений, ограничивающий редактирование, печать или копирование, а не открытый пароль, запрещающий просмотр. В большинстве средств защиты сканеров используется слабый пароль владельца или пароль владельца по умолчанию, который можно удалить с помощью инструментов разблокировки. Процесс разблокировки занимает несколько секунд, как только вы определите тип примененной защиты. Если сканер применил открытый пароль, вам понадобится пароль человека, который управлял сканером.
Почему сканеры защищают PDF-файлы
Корпоративные сканеры и многофункциональные устройства часто настраиваются ИТ-администраторами на применение настроек безопасности по умолчанию к сканируемым документам. Причина в том, что отсканированные документы часто содержат конфиденциальную информацию, такую как контракты, кадровые записи или финансовые документы, и применение защиты по умолчанию безопаснее, чем полагаться на то, что отдельные пользователи будут помнить о необходимости защиты конфиденциальных сканирований. Меню конфигурации сканера включает раздел политики безопасности, в котором администраторы устанавливают пароль и разрешения по умолчанию. Эти настройки применяются к каждому заданию сканирования, если только пользователь сканера не отменяет их, что большинство пользователей не знают, как это сделать.
Защита обычно представляет собой пароль доступа с ограничениями на редактирование, печать и копирование. Паролем сканера по умолчанию часто устанавливается простое значение, запрограммированное ИТ-отделом, например название организации, номер модели сканера, или общий пароль по умолчанию, например «admin». или «пароль». Благодаря этому защиту, примененную сканером, относительно легко удалить по сравнению с защитой, намеренно примененной пользователем, выбравшим надежный пароль.
Попробуйте разблокировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Как идентифицировать и снять защиту, применяемую сканером
Если сканер применил защиту во время сканирования в электронную почту, проверьте настройки электронной почты на сканере. Многие сканеры имеют отдельные профили безопасности для разных способов доставки. Профиль сканирования в электронную почту может применять защиту, а профиль сканирования в папку — нет. Если у вас есть доступ к сканеру, переключение на другой способ доставки того же документа может обойти защиту без использования какого-либо инструмента разблокировки. Попросите оператора сканера попробовать выполнить сканирование на USB-накопитель или в сетевую папку вместо электронной почты.
После разблокировки PDF-файла, защищенного сканером, откройте свойства документа и убедитесь, что на вкладке «Безопасность» теперь отображается «Нет безопасности». Если какие-либо ограничения остаются в списке, разблокировка была неполной, и документ по-прежнему может блокировать редактирование или копирование. Некоторые инструменты разблокировки удаляют пароль, но оставляют флаги разрешений на месте, создавая документ, который можно открыть без пароля, но при этом блокировать определенные действия. Полная разблокировка не должна отображать ни метод безопасности, ни ограничения в свойствах документа.
Некоторые сканеры применяют защиту с использованием 40-битного стандарта шифрования RC4, который является более старым и более слабым алгоритмом шифрования. Инструменты разблокировки могут практически мгновенно снять защиту на основе RC4, поскольку пространство ключей достаточно мало для быстрого восстановления методом перебора. Новые сканеры, использующие 128-битное или 256-битное шифрование AES, требуют более сложных подходов, но пароли по умолчанию, выбранные ИТ-отделами, часто достаточно просты, чтобы восстановление на основе словаря можно было выполнить за считанные минуты.
Откройте PDF в любой читалке и проверьте свойства документа. Если на вкладке «Безопасность» отображается «Безопасность пароля»; и перечисляет ограничения, такие как «Редактирование: запрещено»; но документ открывается без запроса пароля, защита - это только пароль разрешения. Это наиболее распространенная защита, применяемая сканером. Используйте инструмент разблокировки, специально предназначенный для паролей разрешений. Загрузите Отсканированный PDF, запустите операцию разблокировки и загрузите неограниченную версию. Большинство онлайн-инструментов разблокировки обрабатывают пароли разрешений, применяемые сканером, за несколько секунд.
Когда документ запрашивает пароль для открытия, сканер применил открытый пароль. Это менее распространено, но случается в средах с высоким уровнем безопасности. Спросите пароль у человека, который управлял сканером. Операторы сканеров часто не знают, что был применен пароль, поэтому вам может потребоваться обратиться в ИТ-отдел, который настроил сканер. Если ИТ-отдел не может предоставить пароль, документ может оказаться невосстановимым без специальных инструментов восстановления пароля, которые эффективны только против слабых паролей или паролей по умолчанию. Инструмент разблокировки WukongPDF снимает ограничения разрешений, налагаемые сканером, и может попытаться восстановить простые открытые пароли, обычно используемые в конфигурациях сканера по умолчанию.
Предотвращение проблем с защитой сканера
Задокументируйте процесс разблокировки и поделитесь им с коллегами, которые получают PDF-файлы, защищенные сканером, из того же источника. Одностраничное руководство, в котором перечислены общие пароли по умолчанию для моделей сканеров вашей организации и действия по снятию защиты, избавляет каждого человека от самостоятельного поиска решения. Статья в общей базе знаний или запись в вики группы эффективно распространяют эту информацию и сокращают количество обращений в ИТ-поддержку, связанных с заблокированными отсканированными документами.
Для организаций, сканирующих большие объемы документов, затраты на борьбу с нежелательной защитой могут оказаться значительными. Подсчитайте время, затраченное на разблокировку отсканированных PDF-файлов за месяц, и предоставьте эту цифру ИТ-отделу в качестве экономического обоснования для изменения настроек сканера по умолчанию. Сканер, который добавляет нежелательную защиту к 50 документам в день, разблокировка каждого из которых занимает 30 секунд, обходится организации более часа продуктивного времени в неделю. Большинство ИТ-отделов скорректируют настройки, как только поймут, как это повлияет на производительность. После количественной оценки влияния на бизнес большинство ИТ-отделов быстро реагируют на изменение конфигурации безопасности по умолчанию.
Если вы не можете изменить конфигурацию сканера, запишите точный номер модели сканера и найдите в Интернете его пароль по умолчанию. Многие производители сканеров документируют заводской пароль по умолчанию в своих руководствах пользователя или статьях базы знаний. Пароль по умолчанию часто одинаков для всех устройств одной и той же модели, и его знание позволяет разблокировать отсканированные PDF-файлы без использования стороннего инструмента.
Если сканеры вашей организации применяют нежелательную защиту к PDF-файлам, наиболее эффективным решением будет изменение настроек безопасности сканера по умолчанию. Получите доступ к интерфейсу конфигурации сканера, обычно через веб-браузер, введя IP-адрес сканера. Перейдите в раздел настроек безопасности или PDF и либо отключите защиту по умолчанию, либо измените ее, чтобы она применялась только тогда, когда пользователь явно решает защитить документ. Это изменение требует доступа администратора к сканеру, который, возможно, потребуется запросить у ИТ-специалиста.
Для пользователей, которые сканируют документы на общедоступных или общедоступных сканерах, где они не могут изменить конфигурацию, обходным решением является сканирование в формат, отличный от PDF, например JPEG или TIFF, а затем преобразование файлов изображений в PDF с помощью инструмента, который не применяет защиту. Преобразование изображения в PDF создает незащищенный PDF-файл. Дополнительный этап преобразования добавляет минуту к рабочему процессу, но полностью обходит настройку безопасности сканера.
Часто задаваемые вопросы
Что, если бы сканер помимо защиты применил цифровую подпись? Цифровая подпись не зависит от защиты паролем. Удаление пароля не влияет на подпись. Однако если вы затем отредактируете документ, подпись будет отображаться как недействительная, поскольку содержимое изменилось после подписания. Если действительность подписи важна, обратитесь к создателю документа и запросите разблокированную подписанную версию. Не разблокируйте и не редактируйте подписанный документ, если подпись служит гарантией подлинности.
Что, если сканер применит цифровую подпись в дополнение к защите паролем? Цифровые подписи, наносимые сканером, обычно представляют собой самоподписанные сертификаты, генерируемые самим сканером для проверки подлинности документа, а не для ограничения доступа. Снятие защиты паролем не влияет на цифровую подпись. Однако если вы затем отредактируете документ, подпись будет отображаться как недействительная, поскольку содержимое документа изменилось с момента его подписания.
Законно ли разблокировать PDF-файл, защищенный сканером, который я получил от кого-то другого?
Если защита была применена сканером автоматически, а не намеренно отправителем, снятие ограничений на использование документа по назначению в целом допустимо. Отправитель, скорее всего, не знает, что документ защищен. Если вы не уверены, свяжитесь с отправителем и спросите, намеревались ли они ограничить документ. Если защита была применена намеренно и у вас нет разрешения на изменение документа, снятие ограничений может нарушить условия использования.
Может ли защита, применяемая сканером, мешать обработке оптического распознавания символов?
Да. Если сканер применил разрешения, запрещающие редактирование, программное обеспечение OCR может оказаться неспособным добавить слой распознанного текста в PDF-файл, поскольку документ заблокирован от изменений. Сначала разблокируйте PDF-файл, а затем запустите распознавание текста в незащищенной версии. Текстовый слой OCR будет правильно записан в документ после снятия ограничений разрешений.
Почему мой сканер применяет защиту к некоторым сканам, но не к другим?
Некоторые сканеры имеют настройки на основе профиля, в которых разные места назначения сканирования, такие как электронная почта, сетевая папка и USB-накопитель, имеют разные конфигурации безопасности. Скан, отправленный по электронной почте, может быть защищен, а скан, сохраненный на USB-накопителе, — нет. Проверьте настройки профиля сканера, чтобы выявить и устранить несоответствие.
Попробуйте разблокировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.