Почему важно подписывать PDF-файлы на iPhone без их печати
Традиционный рабочий процесс подписания документа является расточительным и медленным. Кто-то отправляет вам по электронной почте PDF-файл. Вы загружаете его, распечатываете на бумаге, подписываете распечатанную страницу ручкой, сканируете подписанную страницу обратно в цифровой файл и отправляете ее обратно по электронной почте. Этот процесс требует бумаги, чернил и как минимум 15 минут времени для 30-секундной цифровой операции. Подписание PDF-файла непосредственно на вашем iPhone исключает каждый физический шаг в этом рабочем процессе. Документ остается цифровым от получения до возврата, а процесс подписания занимает менее минуты.
Подпись, которую вы создаете на своем iPhone, автоматически синхронизируется с вашим iPad и Mac через iCloud.
Стилус создает значительно более естественную линию подписи, чем кончик пальца на стеклянном экране.
Помимо экономии времени и ресурсов, цифровая подпись на iPhone обеспечивает более чистый и профессиональный результат. Подпись, сделанная ручкой на бумаге и отсканированная обратно в PDF-файл, часто содержит артефакты сканера, имеет неравномерное освещение по всей странице и включает в себя чистый фон бумаги, окружающий подпись. Инструмент Sign PDF на iPhone помещает чистое изображение подписи непосредственно на страницу документа с прозрачным фоном, создавая результат, который выглядит профессионально выполненным, а не наспех импровизированным.
Юридическая сила цифровых подписей за последние годы значительно улучшилась. Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве юрисдикций для большинства типов документов в соответствии с такими законами, как Закон ESIGN в США и eIDAS в Европейском Союзе. Для подавляющего большинства личных и деловых документов подпись, нанесенная с помощью инструмента подписи iPhone, имеет ту же юридическую силу, что и подпись ручкой на бумаге.
Использование инструмента разметки iPhone для подписи PDF-файла без дополнительных приложений
iPhone включает в себя встроенный инструмент для подписи в функции «Разметка», доступный из приложения «Файлы», приложения «Почта» и везде, где интерфейс разметки появляется после открытия PDF-файла. Чтобы подписать PDF-файл в приложении «Файлы», откройте документ, коснитесь значка «Разметка» в верхней части экрана, коснитесь кнопки «плюс» и выберите «Подпись». Если вы ранее сохранили подпись, она появится в качестве опции для вставки. Если вы ее не сохранили, коснитесь «Добавить или удалить подпись», а затем пальцем нарисуйте подпись на экране. iPhone сохраняет подпись для будущего использования, поэтому вам нужно создать ее только один раз.
После вставки подписи вы можете перетащить ее в нужное положение в документе, изменить ее размер, сжимая, и настроить цвет. Подпись выглядит как полупрозрачное наложение, которое можно расположить точно над линией подписи. Нажмите «Готово», чтобы сохранить подписанный PDF-файл. Подписанная версия по умолчанию заменяет оригинал в приложении «Файлы». Чтобы сохранить неподписанный оригинал, используйте общий лист для сохранения копии перед применением подписи.
Этот встроенный метод не требует установки приложения, создания учетной записи и подключения к Интернету. Он работает на устройстве полностью в автономном режиме. Изображение подписи хранится в безопасном анклаве устройства и не загружается в какую-либо облачную службу, если вы не решите синхронизировать его через iCloud. Для документов, чувствительных к конфиденциальности, PDF Tools, встроенный в iOS, обеспечивает возможность подписи, которая сохраняет данные вашей подписи на вашем устройстве.
Ограничением метода разметки является то, что он размещает изображение вашей подписи на странице, а не создает криптографически проверяемую цифровую подпись. Для большинства личных и деловых документов вполне достаточно подписи с изображением. Для документов, требующих криптографической проверки личности подписывающего лица или обнаружения несанкционированного доступа, необходим специальный инструмент цифровой подписи, поддерживающий подпись на основе сертификата.
Сторонние приложения для iPhone с более продвинутыми функциями подписи
Некоторые сторонние приложения PDF для iPhone предлагают функции подписи, которые выходят за рамки встроенного инструмента разметки. Adobe Acrobat Reader для iPhone поддерживает как подписи на основе изображений, так и цифровые подписи на основе сертификатов. Он также может запрашивать подписи у других людей, отправляя им ссылку, отслеживать статус невыполненных запросов на подпись и хранить подписанные документы в архиве с возможностью поиска. Эти дополнительные функции важны для пользователей, которые регулярно работают с подписанными документами, а не время от времени.
PDF Expert от Readdle обеспечивает особенно удобный процесс подписания на iPhone. Приложение обнаруживает поля подписи в формах PDF и автоматически фиксирует подпись на месте, устраняя необходимость ручного позиционирования. Он также поддерживает несколько сохраненных подписей, что полезно для людей, подписывающих документы в разных качествах, например в личных и профессиональных целях, с разными стилями подписи для каждого.
Браузерный инструмент Sign PDF WukongPDF работает на iPhone через Safari, обеспечивая размещение, изменение размера и позиционирования подписи без установки приложения. Инструмент обрабатывает документы в памяти и не хранит вашу подпись на своих серверах, что делает его пригодным для подписания конфиденциальных документов на устройстве, которым вы управляете.
Убедитесь, что ваша подпись, нанесенная на iPhone, выглядит профессионально
Подпись, нарисованная пальцем на стеклянном экране, с первой попытки редко выглядит так же естественно, как подпись ручкой на бумаге. Несколько приемов улучшают результат. При рисовании стилусом, а не кончиком пальца, линии получаются более плавными и контролируемыми, поскольку кончик стилуса меньше и точнее. Недорогие емкостные стилусы, совместимые с экранами iPhone, широко доступны и заметно улучшают качество подписи.
Если у вас есть доступ к Mac, вы можете создать подпись с помощью трекпада или камеры Mac и синхронизировать ее со своим iPhone через iCloud. На Mac откройте «Предварительный просмотр», перейдите на панель инструментов «Разметка» и выберите «Управление подписями». Вы можете нарисовать подпись на трекпаде пальцем или подписать белый лист бумаги и поднести его к камере Mac. Любой метод позволяет получить высококачественную подпись, которая синхронизируется с вашим iPhone и отображается в списке подписей разметки на всех ваших устройствах.
Для достижения наилучшего результата создайте подпись один раз, используя метод камеры Mac, который фиксирует настоящую подпись ручкой на бумаге с естественным изменением толщины линий. Эта подпись затем становится доступной на вашем iPhone через синхронизацию iCloud и дает результаты, неотличимые от физически подписанного документа. Одноразовая настройка занимает две минуты и с этого момента улучшает внешний вид каждого документа, который вы подписываете на своем iPhone.
Безопасность вашей цифровой подписи должна соответствовать конфиденциальности документов, которые вы подписываете. Для обычных документов, таких как разрешения, внутренние утверждения и неофициальные соглашения, подпись, которую вы создаете в инструменте разметки iPhone, вполне достаточна. Для юридически значимых документов, таких как контракты, акты и нормативные документы, подумайте, обеспечивает ли цифровая подпись на основе сертификата дополнительную проверку и доказательство несанкционированного доступа, которые гарантирует важность документа.
Когда вы подписываете PDF-файл на своем iPhone и отправляете его обратно отправителю запроса, подписанный PDF-файл, который вы сохраняете для своих записей, является доказательством того, что вы подписали. Перед отправкой сохраните копию подписанного PDF-файла в специальную папку «Подписанные документы» в приложении «Файлы» или в облачном хранилище. Эта практика создает архив подписанных вами документов, к которому вы сможете обратиться позже, если возникнут вопросы о том, что вы подписали и когда. Согласованное соглашение об именовании подписанных документов, включая имя документа, дату подписания и ваши инициалы, делает архив доступным для поиска по любому из этих критериев.
Для рабочих процессов подписания, в которых несколько сторон подписывают один и тот же документ последовательно, порядок подписей имеет значение как для юридической действительности, так и для целостности документа. Первое подписывающее лицо должно подписать и переслать PDF-файл второму подписывающему лицу, которое подписывает и пересылает третьему и так далее. Каждый подписывающий должен сохранить копию документа в том виде, в котором он существовал на момент его подписания. Этот последовательный рабочий процесс с индивидуальным учетом на каждом этапе создает четкую цепочку сигнатурных доказательств, которую любая из сторон может восстановить при необходимости.
Подпись, которую вы создаете на своем iPhone, также можно использовать на iPad и Mac, если для подписей включена синхронизация iCloud. Доступность на нескольких устройствах означает, что вы можете создать высококачественную подпись один раз, используя трекпад Mac или метод камеры, и использовать ее для подписи PDF-файлов на своем iPhone, когда вам это понадобится. Подпись автоматически синхронизируется и отображается в средстве выбора подписи разметки на всех ваших устройствах, на которых выполнен один и тот же Apple ID.
Для документов, требующих инициалы в дополнение к полной подписи, например контрактов, для которых необходимы инициалы на каждой странице и подпись на последней странице, вы можете создать отдельную подпись в инструменте разметки для своих инициалов. Создайте полную подпись в качестве основной сохраненной подписи, а затем создайте вторую подпись, состоящую только из ваших инициалов. Оба отображаются в средстве выбора подписи, и вы можете вставить соответствующую подпись для каждого места подписи в документе.
Экологическая выгода от цифровой подписи выходит за рамки экономии бумаги. Каждый документ с цифровой подписью исключает выбросы углекислого газа при печати, которые включают в себя производство бумаги, потребление чернил или тонера, а также электричество, используемое принтером, а также энергию сканирования для преобразования подписанного документа обратно в цифровую форму. Для организации, которая ежегодно обрабатывает сотни подписанных документов, совокупная экономия окружающей среды от цифровой подписи измерима и значима.
Эти небольшие изменения в рабочем процессе подписи превращают iPhone из устройства, которое может технически подписывать PDF-файлы, в устройство, которое создает подписанные PDF-файлы, которые вы с гордостью отправляете, с подписями, которые выглядят подлинно и профессионально на любом документе.