Данные о заработной плате, суммах бонусов и сведения о компенсации являются одними из наиболее конфиденциальных цифр в любом деловом документе. Когда отчет по кадрам, шаблон письма с предложением или сводную информацию о заработной плате необходимо предоставить заинтересованным сторонам, которые не должны видеть отдельные данные о заработной плате, редактирование этих цифр из PDF-файла является правильным и часто юридически требуемым подходом. Применение черного ящика или написание чисел в инструменте разметки на самом деле не удаляет основной текст: любой, кто знает, как копировать и вставлять или проверять поток содержимого PDF, может восстановить то, что предположительно было скрыто. Правильное PDF Redaction безвозвратно удаляет выбранное содержимое из файловой структуры, делая невозможным восстановление любыми обычными способами.
Почему рисование чисел не работает
Самая распространенная ошибка, которую люди допускают, пытаясь скрыть цифры зарплаты, — это рисование черного прямоугольника поверх цифр с помощью инструмента аннотаций PDF или приложения для разметки скриншотов. Эти инструменты размещают непрозрачную фигуру на слое аннотаций над текстом, но сам текст остается полностью нетронутым в потоке содержимого PDF под ним. Любой может открыть файл, выделить область под черным ящиком, скопировать текст и вставить его в текстовый редактор, чтобы обнаружить предположительно скрытые фигуры. Это не ошибка программного обеспечения или уязвимость безопасности, это то, как слои аннотаций PDF разработаны для работы в соответствии со спецификацией. Аннотации по своей конструкции не являются разрушительными и предназначены для разметки документа без изменения его основного содержимого.
Запись экрана или создание скриншотов одинаково неэффективны. Тот, кто получает PDF-файл с черными полосами, нарисованными поверх цифр, может просто открыть файл в другой программе просмотра, которая отображает аннотации по-другому, или использовать инструмент проверки PDF, который извлекает текстовый слой, полностью игнорируя слой аннотаций. В юридическом и корпоративном контексте случайное раскрытие информации в результате ненадлежащего редактирования привело к значительному финансовому и репутационному ущербу. При правильном редактировании используется специальный инструмент редактирования, который помечает содержимое для удаления, а затем окончательно удаляет его из структуры документа при сохранении файла.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Использование инструмента редактирования PDF: шаг за шагом
Откройте PDF-файл в инструменте, поддерживающем истинное редактирование. Браузерные платформы, такие как WukongPDF, включают режим редактирования, специально разработанный для этой задачи, и такая же функциональность существует в настольных приложениях, таких как Adobe Acrobat Pro. Ищите на панели инструментов инструмент «Редактировать» или «Пометить для редактирования», а не инструмент рисования или инструмент формы. Выберите инструмент редактирования, затем нажмите и перетащите, чтобы нарисовать прямоугольник над каждым значением зарплаты или номером компенсации, который необходимо удалить. Инструмент выделяет область, обычно цветным наложением, чтобы указать, что она помечена для редактирования. На этом этапе содержимое все еще присутствует в файле и может быть восстановлено, если вы закроете документ без применения изменений.
Отметив все фигуры, найдите кнопку с надписью «Применить исправления», «Завершить» или «Записать». Это критический шаг, который навсегда удаляет помеченное содержимое из структуры документа. Не пропускайте этот шаг и просто сохраните файл, оставив метки видимыми в виде цветных наложений. Сами по себе метки ничего не удаляют, это визуальные индикаторы намерения, а не завершенных действий. После применения метки редактирования заменяются черными прямоугольниками или настроенным вами внешним видом, а основной текст необратимо удаляется из потока контента. Размер файла может даже немного уменьшиться после применения, поскольку отредактированный текст и все связанные данные шрифта были удалены.
Редактирование шаблонов чисел на нескольких страницах
Данные о зарплатах часто следуют узнаваемым закономерностям, которые инструмент редактирования PDF-файлов может искать автоматически. Знаки доллара, за которыми следуют цифры, числа, отформатированные запятыми в качестве разделителей тысяч, и проценты рядом со словами «бонус» или «компенсация» — все это доступные для поиска шаблоны, которые постоянно появляются в документах о компенсациях. Используйте функцию поиска инструмента редактирования, чтобы найти все экземпляры, соответствующие шаблону, а затем пометьте их для редактирования за один проход. Это быстрее и тщательнее, чем сканирование каждой страницы на предмет чисел вручную, и исключает риск человеческого контроля, когда цифра в сноске или на полях страницы остается незамеченной.
Если числа не соответствуют предсказуемому шаблону, работайте страницу за страницей, используя боковую панель с миниатюрами в качестве систематического руководства. Прокрутите каждую страницу по порядку, отмечая каждое появление компенсационных данных. Обратите особое внимание на сноски, таблицы приложений и подписи электронных писем, встроенные в документ, поскольку информация о зарплате иногда появляется в этих местах за пределами основного текста. Одного пропущенного случая в сноске на странице 47 60-страничного отчета может быть достаточно, чтобы нарушить обязательства по конфиденциальности и вызвать требования об уведомлении в соответствии с правилами защиты данных.
Редактирование соседнего текста и контекстных подсказок
Редактирование номера зарплаты, но оставление названия должности и отдела создает ситуацию, когда оставшийся контекст значительно сужает возможный диапазон зарплат. Отредактированная цифра рядом со старшим вице-президентом по инженерным разработкам в бостонском офисе показывает, что приблизительный диапазон, выведенный из общедоступных обзоров зарплат в отрасли, находится в пределах пятнадцати-двадцати тысяч долларов. При редактировании данных компенсации подумайте, нужно ли также удалить окружающий текст. Названия должностей, многолетний опыт работы, рейтинги производительности и данные о местонахождении — все это обеспечивает контекст, который можно объединить для триангуляции отредактированной цифры с удивительной точностью.
В следующей таблице представлена схема принятия решений для оценки того, какие элементы контекста следует редактировать вместе с необработанными числами:
| Элемент контекста | Редактировать? | Рассуждение |
|---|---|---|
| Индивидуальное имя | Да | Непосредственно определяет, чья зарплата отображается |
| Конкретное название должности | Обычно | Сужает группу, особенно в небольших отделах |
| Отдел (маленький, <10) | Да | Небольшая команда делает индивидуальную зарплату очевидной |
| Отдел (большой, 100+) | Необязательный | Большое количество населения обеспечивает анонимность |
| Комбинация «Местоположение + название» | Да | В совокупности они однозначно определяют роли |
Проверка редактирования перед публикацией
После внесения изменений, но перед отправкой файла, убедитесь, что содержимое действительно исчезло, используя методы, имитирующие то, что может попробовать любознательный получатель. Откройте отредактированный PDF-файл и выделите весь текст с помощью Ctrl-A, затем вставьте его в Блокнот или другой текстовый редактор. Если во вставленном тексте появляются какие-либо отредактированные номера, это означает, что редактирование было применено неправильно, и содержимое все еще можно восстановить. Найдите в документе знак доллара, слово «зарплата» и любые ключевые слова, связанные с компенсацией, которые могут появиться рядом с цифрами, которые вы намеревались удалить. Щелкните любой видимый черный прямоугольник и попытайтесь скопировать область под ним, перетащив инструмент выделения через отредактированную область.
Также проверьте метаданные документа. Некоторые создатели PDF-файлов встраивают информацию в поля метаданных, которые могут включать пути к файлам, содержащие имена сотрудников, коды отделов или даже диапазоны зарплат, используемые в качестве заголовков документов. Используйте панель свойств документа для проверки полей заголовка, автора, темы и ключевых слов. Удалите или перезапишите все, что содержит идентифицирующую информацию. Этот дополнительный шаг часто пропускают в реальных рабочих процессах редактирования, а поле метаданных с именем сотрудника может отменить защиту PDF Privacy, применяемую к каждой видимой странице документа.
Надежное хранение неотредактированного оригинала
Редактирование является постоянным и необратимым по замыслу. После применения и сохранения исходные номера исчезают из этой копии файла без пути восстановления. Прежде чем начинать процесс редактирования, сохраните копию неотредактированного оригинала в безопасном месте с контролируемым доступом отдельно от копии, которой вы планируете поделиться. Это сохраняет полные данные для авторизованного использования, гарантируя при этом, что распределенная версия не приведет к их утечке. Неотредактированная копия должна храниться с тем же уровнем контроля доступа, что и исходная система управления персоналом или база данных заработной платы, из которой были получены данные, включая журнал аудита того, кто и когда обращается к файлу. Для особо конфиденциальных данных о вознаграждении подумайте, должен ли документ вообще существовать в неотредактированной цифровой форме или отредактированная версия должна быть единственной версией, распространяемой за пределами основной команды отдела кадров.
Редактирование PDF-файлов по расписанию для регулярных отчетов
Если ваша организация составляет регулярные отчеты, содержащие данные о вознаграждениях, которые необходимо отредактировать перед более широким распространением, построение повторяемого процесса экономит время и снижает частоту ошибок. Создайте документ контрольного списка, в котором перечислены все поля и шаблоны данных, требующие редактирования, в каждом типе отчета. Обновляйте контрольный список при изменении форматов отчетов. Используйте один и тот же контрольный список для каждого отчета перед его распространением, а не полагайтесь на память или выборочную проверку, которая в конечном итоге неизбежно упускает экземпляр.
Подумайте, должен ли отредактированный отчет включать видимый журнал изменений или сертификацию. В регулируемых отраслях некоторые механизмы соблюдения требований требуют документирования того, что было отредактировано и почему. Проверьте политику вашей организации или отраслевые правила, чтобы определить, нужно ли вам вести учет решений по редактированию. Если требуется журнал, сохраните его как отдельный документ, а не встраивайте в отредактированный PDF-файл, поскольку сам журнал может содержать ссылки на удаленные рисунки.
Еще одна мера предосторожности: после выполнения шагов редактирования и проверки откройте отредактированный PDF-файл на другом устройстве или в операционной системе, отличной от той, которая использовалась для редактирования. PDF-файл, прошедший все проверки на рабочем столе Windows, может по-прежнему обнаруживать отредактированный контент при открытии на iPhone или в программе просмотра PDF-файлов Linux, которая по-разному обрабатывает структуру документа. Межплатформенное тестирование занимает несколько дополнительных минут и обеспечивает дополнительный уровень уверенности, прежде чем отредактированный документ выйдет из-под вашего контроля.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.