Законы о публичных записях, известные как Закон о свободе информации на федеральном уровне, законы о солнечном свете, законы о праве на информацию или законы о публичных записях в зависимости от юрисдикции, требуют от государственных органов предоставлять документы общественности по запросу. Эти законы также требуют сокрытия определенных типов личной информации. Имена частных лиц, номера социального страхования, медицинская информация, личные адреса электронной почты и другие защищенные данные должны быть удалены до публикации документа. Процесс PDF Redaction для публикации общедоступных записей должен быть явно тщательным, поскольку единственная пропущенная часть персональных данных в опубликованном документе может повлечь за собой юридическую ответственность, общественное недовольство и необходимость выпустить исправленный выпуск.
Определение того, что должно быть отредактировано в соответствии с законами о публичных записях
Каждая юрисдикция определяет свой собственный набор исключений — категории информации, которая должна быть скрыта от публичного распространения. Общие исключения в большинстве юрисдикций включают личную информацию о конфиденциальности, такую как номера социального страхования, даты рождения и домашние адреса частных лиц. Медицинская и медицинская информация не облагается налогом. Материалы правоохранительных расследований могут быть освобождены от налога полностью или частично. Коммерческая тайна и конфиденциальная деловая информация, передаваемые правительству, освобождаются от налога. Кадровые записи, которые представляли бы собой вторжение в частную жизнь, не облагаются налогом.
Прежде чем редактировать хоть одно слово, определите, какие исключения применяются к конкретному документу. В полицейском отчете содержится иная информация, чем в стенограмме заседания городского совета или заявлении на получение разрешения на строительство. Ознакомьтесь с применимым законом о публичных записях и любыми рекомендациями по редактированию, специфичными для конкретного агентства. Если в агентстве есть сотрудник государственного архива или юридический отдел, проконсультируйтесь с ними о применимых категориях исключений. Редактирование PDF Privacy, которое скрывает нужную информацию по правильной юридической причине, является оправданным, если его оспаривают. Редактирование, которое скрывает информацию на основании предположения о том, что может быть освобождено от уплаты налогов, не является таковым.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Редактирование личных данных правильно и навсегда
Используйте специальный инструмент редактирования, который навсегда удаляет помеченное содержимое из PDF-файла, а не инструмент рисования, который помещает непрозрачные прямоугольники поверх текста. Это различие невозможно переоценить. Опубликование публичных отчетов является одним из наиболее тщательно изучаемых правительством документов. Журналисты, правозащитные группы и широкая общественность внимательно изучают опубликованные документы, а некоторые получатели специально проверяют, можно ли восстановить отредактированный текст путем копирования и вставки или путем проверки потока содержимого PDF.
Отметьте каждый экземпляр исключенной информации на каждой странице. Запустите автоматический поиск по шаблону номеров социального страхования, которые имеют формат из трех цифр, дефиса, двух цифр, дефиса и четырех цифр. Найдите адреса электронной почты, содержащие знак «at». Поиск телефонных номеров в распространенных форматах. Автоматизированный поиск выявляет структурированные данные, которые люди легко упускают из виду при визуальном сканировании страниц. После автоматического поиска просмотрите каждую страницу вручную на наличие неструктурированной личной информации, такой как имена, физические адреса и описательные описания, которые могут идентифицировать человека. WukongPDF и аналогичные платформы предоставляют инструменты PDF Redaction, подходящие для обработки общедоступных записей.
Документирование процесса редактирования
Публичные отчеты должны включать документацию о том, что было отредактировано и почему. Эта документация служит нескольким целям. В нем сообщается запрашивающему, почему информация была скрыта, что является юридическим требованием во многих юрисдикциях. При этом создается запись, на которую агентство может ссылаться, если редактирование впоследствии будет оспорено. Он предоставляет шаблон для будущих выпусков аналогичных документов, сокращая время анализа каждого последующего запроса.
Документация обычно имеет форму журнала изменений или указателя исключений. Для каждого редактирования или для группы подобных изменений в журнале записывается номер страницы, описание типа отредактированной информации и конкретное юридическое исключение, которое разрешает удержание. Запись в журнале может гласить: Страница 3, Номер социального страхования отредактирован, Освобождение 6, Неприкосновенность частной жизни. Сохраняйте журнал вместе с выпущенным файлом документа. Если релиз оспаривается, журнал является первым доказательством того, что агентство действовало правильно.
Проверка отредактированного документа перед выпуском
Второй человек должен просмотреть каждую страницу отредактированного документа перед его публикацией. Рецензент обращает внимание на две вещи: информацию, которая должна была быть отредактирована, но была пропущена, и информацию, которая была отредактирована, но должна была быть опубликована. Оба типа ошибок имеют последствия. Пропущенное редактирование раскрывает защищенную информацию. Чрезмерное редактирование скрывает информацию, которую общественность имеет право видеть, и может быть оспорено как нарушение закона о публичных записях.
Рецензент также должен проверить техническое качество редакции. Скопируйте весь текст из документа и вставьте его в текстовый редактор. Прочтите вставленный текст и убедитесь, что отредактированная информация не отображается. Найдите в полях метаданных документа, включая название, автора, тему и ключевые слова, любую личную информацию. Убедитесь, что само имя файла не содержит личных данных. Отредактированный документ под названием JANE-DOE-MEDICAL-RECORDS.pdf объявляет ту самую информацию, которую эта редакция должна была защитить.
Обработка редактирования в отсканированных документах
Многие публичные записи сканируются с бумажных оригиналов, а не создаются в цифровом виде. Отсканированные документы усложняют редактирование, поскольку текст является частью изображения страницы. Редактирование текста из отсканированного документа требует редактирования на уровне изображения, которое навсегда изменяет пиксели в отредактированной области, а не просто размещает наложение. Если отсканированный документ был обработан с помощью оптического распознавания символов и содержит невидимый текстовый слой за видимым изображением, необходимо отредактировать как изображение, так и текстовый слой.
После редактирования отсканированных документов запустите распознавание текста в отредактированной версии, чтобы убедиться, что в отредактированных областях текст не распознается. Если механизм OCR распознает текст посредством редактирования, это означает, что редактирование было недостаточно непрозрачным или не изменило базовые пиксели изображения. Повторно примените редактирование с полной непрозрачностью черной заливки и проверьте еще раз. Ошибка PDF Compliance в публикации общедоступных записей может свести на нет месяцы тщательной работы над остальной частью документа.
Редактирование является постоянным. Храните безопасную копию неотредактированного исходного документа с контролируемым доступом в месте, отдельном от отредактированной выпущенной копии. Неотредактированный оригинал — это запись агентства, которая должна храниться в соответствии с графиком хранения документации. Отредактированная копия — это версия, опубликованная для общественности.
Управление публикациями общедоступных документов большого объема
Один запрос общедоступных записей может включать тысячи страниц соответствующих документов. Постраничное редактирование вручную в таком масштабе непрактично. Инвестируйте в программное обеспечение для редактирования, которое поддерживает пакетную обработку, автоматическое распознавание образов и управление рабочими процессами. Программное обеспечение обрабатывает набор документов, помечает известные шаблоны для редактирования и представляет отмеченные страницы рецензенту для подтверждения. Рецензент утверждает или корректирует каждую оценку, а программное обеспечение применяет исправления в пакетном режиме. Этот гибридный автоматизированный и человеческий рабочий процесс является стандартом для обработки больших объемов публичных записей.
После завершения выпуска следите за любыми проблемами или вопросами по поводу редакций. Лицо, запрашивающее информацию, которое считает, что информация была скрыта ненадлежащим образом, может подать апелляцию или жалобу. Журнал редактирования и документированная правовая основа для каждой категории исключений являются защитой агентства. Сохраняйте эти записи в течение полного периода хранения, указанного в графике хранения записей.
Периодически пересматривайте и обновляйте процедуры редактирования, чтобы учесть уроки, извлеченные из каждого выпуска. Если определенный тип персональных данных был пропущен в одной версии, обновите шаблоны автоматического поиска, чтобы обнаружить их в следующей версии. Постоянное совершенствование процесса редактирования снижает риск раскрытия информации с течением времени.
Если документ одного и того же типа выпускается неоднократно, создайте шаблон редактирования для конкретного документа, который определяет точные поля и места, где появляются персональные данные. В шаблоне отчета о полицейском происшествии отмечаются конкретные поля и поля, в которых появляются имена, адреса и идентификационные номера. Шаблон обеспечивает единообразное редактирование во всех выпусках этого типа документа независимо от того, какой сотрудник обрабатывает запрос.
Обязательство PDF Privacy не прекращается с момента публикации отредактированного документа. Если впоследствии запрашивающая сторона докажет, что личную информацию можно было восстановить из опубликованного документа, агентство обязано выпустить исправленный релиз и уведомить затронутых лиц, чьи данные были раскрыты. Мониторинг после выпуска и документированная процедура исправления являются частью полной программы соблюдения требований по редактированию.
Публичные записи PDF Redaction служат двойной цели: прозрачности и конфиденциальности. Общественность имеет право на правительственную информацию. Индивиды имеют право на неприкосновенность частной жизни. Надлежащая редакция делает честь обоим.
Самая мощная программа PDF Privacy сочетает в себе надлежащие инструменты редактирования, документированную политику исключений, обученных рецензентов и процесс мониторинга после выпуска.
Каждый выпуск общедоступных документов — это возможность улучшить рабочий процесс редактирования для следующего.
Редактирование публичных записей находится на стыке соблюдения законодательства, технической компетентности и этической ответственности. Каждый опубликованный документ представляет собой заявление о том, что агентство сбалансировало право общественности на информацию с индивидуальным правом на неприкосновенность частной жизни и сделало это правильно.
Правильно отредактированный выпуск публичных отчетов является свидетельством приверженности агентства обеспечению прозрачности и конфиденциальности. Черные квадраты на странице не являются препятствиями. Они являются наглядным свидетельством того, что агентство серьезно относится к своим юридическим обязательствам.
Юридический и этический вес публикации публичных записей требует тщательного, документированного и поддающегося проверке процесса редактирования. Процесс более важен, чем какой-либо отдельный инструмент или метод, потому что именно процесс гарантирует, что каждый выпуск соответствует одному и тому же стандарту.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.