Вы конвертируете PDF в Word и открываете результат. Текст есть, но верстка - катастрофа. Отчет из двух столбцов объединен в один зашифрованный столбец. Таблица, которая была аккуратно организована в PDF-файле, теперь представляет собой груду плавающих фрагментов текста, разбросанных по странице. Пункты списка потеряли свои пули. Заголовки, выделенные жирным шрифтом, представляют собой обычный текст. Технически преобразование сработало, слова верны, но документ требует такой тщательной очистки, что его можно было бы перепечатать с нуля.
Неправильное форматирование после преобразования PDF в Word — наиболее распространенная причина, по которой люди отказываются от преобразованных документов и начинают все сначала. Но проблема зачастую не в инструменте преобразования. Это несоответствие между тем, что содержит PDF-файл, и тем, что ожидает найти механизм преобразования. Понимание конкретных причин разрывов форматирования позволяет либо предотвратить поломку на этапе создания PDF, либо применить целевые исправления к преобразованному документу Word.
Почему PDF-таблицы ломаются при преобразовании в Word
PDF-файлы не хранят таблицы как таблицы. Они хранят символы в определенных координатах x,y на странице. Таблица, которая выглядит организованной для читателя, представляет собой всего лишь тысячи независимых позиций символов в PDF-файле. Механизм преобразования PDF в Word должен перепроектировать структуру таблицы, анализируя пространственное расположение символов. Он ищет строки, находя символы в одинаковых вертикальных позициях. Он ищет столбцы, находя символы в одинаковых горизонтальных позициях. Он угадывает, где проходят границы ячеек, на основе пробелов в позициях символов.
Этот процесс обратного проектирования предсказуемо терпит неудачу. Это не удается, если в таблице есть объединенные ячейки, поскольку в местах слияния ячеек отсутствуют пространственные закономерности, обозначающие границу столбца. Это не удается, когда ячейки содержат несколько строк текста, поскольку вертикальная организация внутри ячейки выглядит для алгоритма обнаружения как границы строк. Он терпит неудачу, когда в таблице нет видимых линий сетки, поскольку алгоритм полагается на постоянные промежутки между столбцами для обнаружения границ столбцов, а линии сетки обеспечивают визуальное подтверждение того, где находятся границы. Это не удается, если таблица была отсканирована, а не создана в цифровом виде, поскольку отсканированные таблицы представляют собой изображения без каких-либо данных о положении символов.
Как исправить неработающую таблицу в преобразованном документе Word
Когда таблица поступает в Word в виде разрозненного текста, самый быстрый способ восстановления — преобразовать ее в правильную таблицу Word с помощью функции «Преобразовать текст в таблицу». Выделите весь текст, который должен быть в таблице. Перейдите в «Вставка», «Таблица», «Преобразовать текст в таблицу». Word запросит количество столбцов и разделитель, разделяющий ячейки. Если механизм преобразования использовал табуляцию для разделения ячеек, выберите «Табуляция». Если использовались запятые, выберите «Запятые». Нажмите «ОК», и Word построит структурированную таблицу из текста. Это исправление занимает 30 секунд и создает правильно отформатированную таблицу, которую можно редактировать, сортировать и стилизовать, как любую другую таблицу Word.
Если текст не имеет последовательных разделителей, что происходит, когда механизм преобразования помещает некоторые ячейки с символами табуляции, а другие с пробелами, требуется очистка вручную. Работайте столбец за столбцом. Найдите, где заканчивается текст первого столбца и начинается текст второго столбца. Вставьте символ табуляции на каждой границе столбца. Затем используйте «Преобразовать текст в таблицу» с разделителем табуляции. Этот ручной подход занимает больше времени, но создает чистую таблицу, если автоматическое обнаружение не удалось.
Исправление макетов с несколькими столбцами, объединенных в один столбец
PDF-файлы с несколькими столбцами представляют собой аналогичную проблему пространственного анализа. Механизм преобразования должен определить, где заканчивается первый столбец и начинается второй столбец, и поддерживать порядок чтения: первый столбец сверху вниз, затем второй столбец сверху вниз. Когда движок делает неверный вывод, либо столбцы чередуются: строка из первого столбца, строка из второго столбца, строка из первого столбца, создавая чередующуюся тарабарщину, или столбцы объединяются в один широкий столбец, поэтому текст из первого и второго столбцов выглядит перемешанным.
Чтобы исправить объединенный макет с несколькими столбцами, необходимо вручную разделить столбцы. В преобразованном документе Word определите, где заканчивается текст из первого столбца и начинается второй столбец. Вставьте разрывы разделов или столбцов на этих границах. Вырежьте текст из второго столбца и вставьте его во второй столбец. Это утомительно для длинных документов, но дает правильно структурированный результат. Для будущих преобразований используйте PDF Converter, который явно поддерживает определение макета с несколькими столбцами. WukongPDF обнаруживает макеты с несколькими столбцами и сохраняет правильный порядок чтения в экспортированном документе Word, полностью избегая проблемы чередования.
Восстановление форматирования: заголовки, жирный шрифт, курсив и списки
После структурного ремонта таблиц и столбцов восстановите визуальное форматирование. Word Format Painter — самый быстрый инструмент для этого. Найдите в документе один правильно отформатированный элемент: заголовок, термин, выделенный жирным шрифтом, цитату, выделенную курсивом. Выберите его, дважды щелкните значок «Формат по образцу» и нарисуйте форматирование на других элементах того же типа. Двойной щелчок Format Painter сохраняет его активным, поэтому вы можете применить его к нескольким выделенным объектам, не выбирая каждый раз повторно.
Для заголовков применяйте встроенные стили заголовков Word, а не ручное форматирование полужирным шрифтом и размером шрифта. Выделите текст, затем нажмите «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3» в галерее стилей. Использование реальных стилей заголовков вместо визуального форматирования обеспечивает панель навигации Word, автоматическое создание оглавления и правильный экспорт PDF с закладками. Этот переход от визуального форматирования к семантическим стилям преобразует преобразованный документ из наведенного беспорядка в правильно структурированный рабочий файл.
Предотвращение ошибок форматирования на этапе создания PDF
Лучшее исправление неправильного форматирования — предотвратить его. При создании PDF-файла, который впоследствии может потребоваться преобразовать обратно в Word, используйте эти методы в исходном документе. Используйте настоящие таблицы, созданные с помощью функции «Вставить таблицу», а не текст, выровненный по табуляции, который выглядит как таблица. Используйте настоящие стили заголовков, а не меняйте жирный шрифт и размер шрифта вручную. Используйте настоящие маркированные и нумерованные списки, а не вводимые вручную звездочки и цифры. Сохраняйте макет простым. Избегайте текстовых полей, плавающих изображений и элементов, позиционируемых вручную, которые хорошо смотрятся на странице, но создают хаотичные позиции символов в PDF-файле.
Экспортируйте PDF-файл с включенными структурными тегами. В диалоговом окне «Сохранить как PDF» в Word нажмите «Параметры» и установите флажок «Теги структуры документа для обеспечения доступности». Теги структуры сообщают механизму преобразования PDF, какие элементы являются заголовками, какие таблицами, а какие списками. Эта структурная информация сохраняется при обратном пути: из Word в PDF в Word. Чем чище структура исходного документа, тем чище структура преобразованного вывода. Инструменты преобразования формата PDF WukongPDF сохраняют структуру документа во время преобразования PDF в Word, сокращая время очистки с часов до минут.
Специальный метод, который существенно экономит время очистки при преобразовании сложных PDF-файлов в Word: работа в два прохода. На первом этапе сосредоточьтесь исключительно на структурном ремонте. Исправьте таблицы с помощью «Преобразовать текст в таблицу». Отдельные объединенные столбцы. Восстановите порядок чтения. Не трогайте шрифты, цвета, интервалы или любое визуальное форматирование. Структурно надежный документ с некрасивым форматированием можно исправить за считанные минуты с помощью инструментов оформления стилей Word. Красиво отформатированный документ с разбитыми таблицами и перепутанными столбцами практически не пригоден для использования, независимо от того, как он выглядит. На втором этапе, после того как структура правильна, примените форматирование: стили заголовков, выбор шрифта, поля, интервалы. Этот двухпроходный подход позволяет вам сосредоточиться на правильной проблеме в нужное время и предотвращает распространенную ловушку, когда вы тратите 20 минут на настройку размеров шрифта в таблице, которую, как вы позже понимаете, необходимо перестроить с нуля, поскольку столбцы объединены.