Стандартные размеры конвертов, такие как DL, C5 и № 10, представляют собой точные размеры, которые не соответствуют типичным размерам страниц документов. Обрезка PDF-файла по размеру конверта требует установки размеров страницы в точном соответствии со спецификациями конверта, чтобы содержимое правильно помещалось при вставке. Операции Crop PDF для подготовки конверта часто используются в рабочих процессах слияния почты, кампаниях прямой почтовой рассылки и в любых сценариях, где документ должен соответствовать физическим ограничениям почтового конверта. Правильные размеры обрезки с первого раза позволяют избежать перекосов печати и ненужного расхода материалов.
Основные выводы
Размеры конвертов стандартизированы на международном уровне по стандарту ISO 269, а в Северной Америке — по спецификациям USPS. Страницу PDF можно обрезать, чтобы она соответствовала любому размеру конверта, установив в поле обрезки точные размеры целевого конверта. Наиболее часто используемые размеры конвертов: DL для деловых писем, C5 для документов формата А4, сложенных один раз, и № 10 для стандартных деловых конвертов США.
Распространенные размеры конвертов и размеры их обрезки в формате PDF
Для конвертов, на которых адрес получателя будет написан вручную, а не напечатан, оставьте дополнительное пустое пространство вокруг области адреса. Конверты с обратным адресом требуют больше места, поскольку почерк менее точен, чем печатный текст. Обрежьте PDF-файл немного меньше размеров конверта, чтобы обеспечить удобное поле для ручной адресации, при этом печатное содержимое не будет мешать рукописному блоку адреса.
При работе с международными почтовыми отправлениями имейте в виду, что стандарты конвертов различаются в системах ISO и североамериканских системах. Размеры конвертов ISO основаны на системе бумаги серии A и определяются в миллиметрах. Размеры конвертов в Северной Америке определяются в дюймах и не являются прямым преобразованием размеров ISO. Конверт DL не имеет точного эквивалента в Северной Америке. Если ваша рассылка отправляется в оба региона, подготовьте отдельные пакеты PDF, обрезанные по соответствующему стандарту для каждого пункта назначения.
| Тип конверта | Размеры (мм) | Размеры (дюймы) | Наилучший вариант для |
|---|---|---|---|
| ДЛ | 110 х 220 мм | 4,33 х 8,66 дюйма | Письма А4, сложенные втрое, счета-фактуры |
| С5 | 162 х 229 мм | 6,38 х 9,02 дюйма | А4 сложенный пополам, буклеты. |
| С4 | 229 х 324 мм | 9,02 х 12,76 дюйма | А4 плоский, сертификаты |
| № 10 | 104,8 х 241,3 мм | 4,125 х 9,5 дюйма | Деловые письма США |
| № 6.75 | 92,1 х 165,1 мм | 3,625 х 6,5 дюйма | Личная переписка |
| Монарх | 98,4 х 190,5 мм | 3,875 х 7,5 дюйма | Исполнительные канцелярские товары |
Пошаговые инструкции: обрезка страницы PDF до размера конверта
При обрезке многостраничного документа убедитесь, что размеры обрезки одинаковы на всех страницах. Некоторые инструменты допускают настройку обрезки для каждой страницы, и страница, которая была случайно обрезана до размера, отличного от других, не будет правильно выровнена при вставке в конверт. После применения обрезки прокрутите каждую страницу и проверьте размеры каждой страницы на панели свойств. Пакет страниц, готовых для конвертов, где одна страница имеет неправильный размер, тратит весь тираж, если его не поймать.
Для документов, которые будут автоматически вставляться в конверты с помощью автоматического почтового оборудования, размеры обрезков должны быть точными с точностью до 1 миллиметра. Даже небольшое отклонение может привести к застреванию или сбою подачи устройства для вставки. После обрезки проверьте точные размеры страницы в свойствах документа, а не полагайтесь на визуальный осмотр. На панели свойств отображаются размеры с точностью до двух десятичных знаков, что подтверждает правильность применения настроек обрезки.
Откройте PDF-файл в инструменте обрезки, который поддерживает пользовательские размеры страницы. Выберите страницы, которые нужно обрезать. В настройках обрезки введите точную ширину и высоту целевого конверта. Большинство инструментов по умолчанию ограничивают пропорции, которые следует отключить при переключении с соотношения сторон страницы документа на соотношение сторон конверта. Если снять флажок с параметра «Ограничить пропорции», можно установить ширину и высоту независимо. После обрезки края страницы обрезаются до размеров конверта. Содержимое, выходящее за пределы обрезки, удаляется без возможности восстановления.
Проверьте обрезанные страницы при 100-процентном увеличении, чтобы убедиться, что ни один важный контент не был обрезан. Обратите внимание на верхние и нижние колонтитулы и номера страниц по краям. Если содержимое находится слишком близко к линии обрезки, отрегулируйте поля документа в исходном приложении и создайте новый PDF-файл с более широкими полями перед обрезкой. При обрезке удаляется содержимое за пределами рамки обрезки без возможности его восстановления, поэтому очень важно проверить область обрезки перед сохранением. Для рабочих процессов PDF Printing также убедитесь, что обрезанные размеры соответствуют ожиданиям драйвера принтера. Несоответствие между размером страницы PDF и размером бумаги для принтера приводит к тому, что принтер масштабирует выходные данные, что может нарушить выравнивание содержимого внутри конверта.
Регулировка содержимого документа по размерам конверта
Для PDF-файлов слияния почты включите метки обрезки в исходный документ перед созданием PDF-файла. Метки обрезки — это тонкие линии, расположенные по углам готовой области страницы, которые указывают режущему оборудованию, где обрезать. При обрезке PDF-файла до размеров конверта метки обрезки выходят за пределы границы обрезки и удаляются. Оставшийся контент точно позиционируется по конверту. Большинство текстовых процессоров и приложений для верстки могут автоматически добавлять метки обрезки, когда вы устанавливаете готовый размер страницы и включаете метки принтера в настройках экспорта.
Если PDF-файл будет распечатан на конверте с окном, расположите блок адреса получателя так, чтобы он совпадал с окном конверта после складывания и вставки. Для этого необходимо знать положение окна и схему сгиба конкретного используемого конверта. Сначала сделайте пробный отпечаток на обычной бумаге, согните его и вставьте в конверт, чтобы проверить выравнивание адреса, прежде чем печатать весь пакет на конвертах.
Обрезка изменяет размер страницы, но не меняет ее содержимое. На странице документа, предназначенной для формата A4 и обрезанной до размера DL, большая часть содержимого будет обрезана. Перед обрезкой настройте макет содержимого в соответствии с размерами конверта. Для документов слияния почты установите размер страницы в соответствии с размерами конверта в исходном приложении перед созданием PDF-файла. В результате создается PDF-файл, содержимое которого естественным образом помещается в конверт без обрезки.
Для существующих PDF-файлов, исходный документ которых невозможно изменить, используйте комбинацию масштабирования и обрезки. Масштабируйте содержимое страницы так, чтобы оно соответствовало размерам конверта, а затем обрезайте страницу до размера конверта. Масштабирование сохраняет все содержимое, но уменьшает размер текста, что может повлиять на читаемость. Размер документа, масштабированного от A4 до DL, составляет примерно 60 процентов от исходного размера. Убедитесь, что основной текст остается читаемым в уменьшенном масштабе. Инструмент обрезки WukongPDF позволяет вводить произвольные размеры в миллиметрах, дюймах или пунктах, поэтому вы можете точно сопоставить любую спецификацию конверта без ручного преобразования единиц измерения.
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я сохранить пользовательскую настройку обрезки для конвертов, которые я регулярно использую? Большинство инструментов обрезки PDF-файлов, поддерживающих пользовательские размеры, также поддерживают сохранение этих размеров в качестве предустановок. Создайте пресет для каждого используемого размера конверта с понятным названием DL-Envelope или No10-Envelope. В следующий раз, когда вам понадобится обрезать документ до этого размера конверта, выберите предустановку вместо того, чтобы вводить размеры вручную. Это небольшая экономия времени, которая складывается при регулярной обработке документов для конвертов разных форматов.
Что делать, если у конверта прозрачное окошко и адрес должен быть виден сквозь него? Расположите блок адреса на странице PDF так, чтобы он совпадал с окном конверта после сгиба и вставки страницы. Для этого необходимо знать точные размеры и положение окна, которые различаются в зависимости от производителя конверта. Большинство поставщиков конвертов предоставляют схемы технических характеристик окон. Используйте эти измерения, чтобы установить положение блока адреса в исходном документе, прежде чем обрезать PDF-файл до размеров конверта.
Есть ли быстрый способ преобразовать всю партию документов формата Letter в PDF-файлы, готовые для конвертов? Да. Используйте инструмент пакетной обрезки, чтобы установить для всех страниц целевые размеры конверта, а затем используйте инструмент пакетного масштабирования, чтобы уменьшить содержимое, чтобы оно соответствовало новым размерам, если это необходимо. Сначала запустите урожай, затем весы. Изменение порядка на противоположный дает разные результаты, поскольку при масштабировании после обрезки в качестве ориентира для процентного значения масштаба используются обрезанные размеры.
Можно ли обрезать разные страницы одного и того же PDF-файла в конверты разных размеров?
Да. Большинство инструментов обрезки поддерживают настройки обрезки для каждой страницы или диапазона страниц. Это полезно для рассылок, в которых документы разных типов помещаются в конверты разных размеров. Перед применением установите обрезку для каждого диапазона страниц индивидуально. После обрезки проверьте размеры каждой страницы в свойствах документа и убедитесь, что они соответствуют предполагаемым размерам конверта.
Повлияет ли обрезка до размера конверта на качество печати?
Обрезка не приводит к повторной выборке содержимого страницы, поэтому качество печати в области обрезки не меняется. Однако если размеры конверта значительно меньше исходной страницы, обрезанное содержимое печатается с исходным разрешением на меньшей площади, что эффективно увеличивает разрешение. Это преимущество, а не проблема. Обрезанный контент будет резким и ясным.
Как проще всего обрезать несколько PDF-файлов до одного размера конверта?
Используйте инструмент пакетной обрезки, который позволяет указать одинаковые размеры для всех файлов в папке. Задайте размеры обрезки один раз, выберите все файлы и запустите пакетную операцию. После завершения пакетной обработки случайно откройте один файл из пакета и проверьте размеры. Согласованные размеры всего пакета имеют решающее значение для точности слияния почты.