Почему для преобразования Excel в PDF требуется больше, чем просто печать
Электронная таблица Excel выглядит организованной и читабельной на экране, поскольку вы можете прокручивать ее по горизонтали и вертикали, чтобы увидеть все данные. Одна и та же таблица, распечатанная или преобразованная в PDF без подготовки, часто приводит к фрагментированному беспорядку. Столбцы выходят за правый край страницы и продолжаются на отдельных страницах. Строки разрываются посередине ячейки на границах страницы. Строка заголовка отображается только на первой странице, а все последующие страницы остаются без меток столбцов. Правильное преобразование Excel в PDF означает настройку электронной таблицы так, чтобы каждая страница полученного PDF-файла была читабельной и завершенной сама по себе.
Установка области печати перед экспортом гарантирует, что в окончательном PDF-файле появятся только нужные данные.
Одна пробная печать одной репрезентативной страницы подтверждает, что все настройки макета работают должным образом.
Процесс преобразования Excel в PDF в Windows дает вам больше контроля, чем на любой другой платформе, поскольку Excel для Windows включает наиболее полный набор функций макета страницы и экспорта PDF. Вы можете установить области печати, определить повторяющиеся строки заголовков, масштабировать вывод в соответствии с определенным количеством страниц и точно контролировать, какие части книги будут отображаться в PDF-файле. Эти настройки, большинство из которых находятся на вкладке «Макет страницы» в Excel, определяют, будет ли вывод PDF выглядеть профессионально или бессистемно.
Пользователи Windows также имеют доступ к Microsoft Print to PDF, встроенному виртуальному принтеру, который позволяет любому приложению с возможностью печати создавать PDF-файлы. Этот подход к использованию виртуального принтера работает со старыми версиями Excel, которые могут не иметь встроенной функции экспорта PDF. Ключом к получению хороших результатов при использовании любого метода является подготовка, которую вы выполняете в Excel перед началом преобразования.
Настройка таблицы Excel для вывода чистого PDF-файла в Windows
Начните с определения того, что должно отображаться на каждой странице PDF-файла. Таблицы Excel часто содержат гораздо больше столбцов, чем умещается на стандартной ширине страницы. Представление «Макет страницы» в Excel показывает, где именно будут располагаться разрывы страниц при текущих настройках печати. Переключитесь в режим «Макет страницы» на вкладке «Вид» и прокрутите таблицу. Синие пунктирные линии обозначают автоматические разрывы страниц. Сплошные линии обозначают установленные вручную разрывы страниц.
Установите область печати так, чтобы она включала в PDF-файл только те ячейки, которые вам нужны. Выберите диапазон ячеек, содержащий данные, которые необходимо вывести, перейдите на вкладку «Макет страницы», нажмите «Область печати» и выберите «Задать область печати». Excel включит в вывод PDF только выбранный диапазон. Это особенно полезно для электронных таблиц, содержащих вспомогательные расчеты, справочные таблицы или примечания, которые не должны появляться в распространяемом PDF-файле.
Настройте повторяющиеся строки заголовков, чтобы метки столбцов отображались вверху каждой страницы. На вкладке «Макет страницы» нажмите «Печатать заголовки». На вкладке «Лист» диалогового окна «Параметры страницы» установите для параметра «Строки» повторение сверху строки или строк, содержащих заголовки столбцов. Этот параметр гарантирует, что любой, кто читает PDF-файл, сможет увидеть, что представляет каждый столбец, не возвращаясь к первой странице. Для электронных таблиц со многими столбцами, охватывающими несколько страниц по горизонтали, также установите для столбцов повторение слева, чтобы метки строк были видны на каждой странице.
Настройте масштабирование так, чтобы ваши данные поместились на разумном количестве страниц. На вкладке «Макет страницы» вы можете установить ширину и высоту по 1 странице для каждой, чтобы разместить всю электронную таблицу на одной странице, что подходит для небольших электронных таблиц. Для больших таблиц задайте для параметра «Ширина» значение 1 страница и оставьте значение «Высота» автоматическим, чтобы все столбцы отображались на каждой странице, а строки располагались на необходимом количестве страниц. Избегайте масштабирования ниже 70 процентов, так как меньший текст становится трудно читать в PDF-файле.
Параметры PDF Printing, которые вы настраиваете в Excel, напрямую определяют качество вывода PDF. Потратьте время, чтобы проверить каждую настройку перед экспортом. Электронная таблица, правильная настройка которой занимает 15 минут, создает PDF-файл, который выглядит профессионально. Электронная таблица, экспортированная с настройками по умолчанию, часто создает PDF-файл, который выглядит второстепенным.
Экспорт электронной таблицы в PDF в Windows. Шаг за шагом
После настройки параметров макета страницы экспорт в PDF становится простым. Перейдите в «Файл», выберите «Экспорт» и выберите «Создать документ PDF/XPS». Нажмите кнопку «Создать PDF/XPS», чтобы открыть диалоговое окно сохранения. Перед сохранением нажмите кнопку «Параметры» в диалоговом окне сохранения, чтобы получить доступ к параметрам экспорта. Выберите диапазон страниц, если вам нужны только определенные страницы вывода. Выберите, следует ли экспортировать только активный лист, все листы в книге или определенный фрагмент. Для книг с несколькими листами при экспорте всей книги создается PDF-файл, в котором каждый лист начинается на новой странице.
После выбора параметров выберите имя файла и место сохранения, а затем нажмите «Опубликовать». Excel отображает электронную таблицу в соответствии с настройками макета страницы и создает файл PDF. Немедленно откройте PDF-файл и прокрутите каждую страницу, чтобы убедиться, что результат соответствует вашим ожиданиям. Убедитесь, что все столбцы помещаются на каждой странице без обрезания содержимого. Убедитесь, что строки заголовка повторяются правильно. Убедитесь, что разрывы страниц располагаются в логических позициях, а не в середине важных строк данных.
Для электронных таблиц, которые будут доступны людям, которым позже может потребоваться извлечь данные, учтите, что PDF Converter может при необходимости преобразовать этот PDF-файл обратно в Excel. Чтобы упростить извлечение в будущем, убедитесь, что данные представлены в чистых таблицах с четкими заголовками столбцов, а не в сложных макетах объединенных ячеек, которые сбивают с толку инструменты извлечения.
Решение распространенных проблем преобразования Excel в PDF в Windows
Наиболее распространенной проблемой являются столбцы, выходящие за пределы ширины страницы и обрезанные или перенесенные на вторую страницу. Решение состоит в том, чтобы настроить ширину столбцов так, чтобы они вписывались в область печати, изменить ориентацию страницы с книжной на альбомную или настроить процент масштабирования. Одна только альбомная ориентация часто решает проблему для таблиц с 8–12 столбцами. Для более широких таблиц комбинируйте альбомную ориентацию с масштабированием, позволяющим разместить все столбцы на одной странице.
Другая распространенная проблема — линии сетки не отображаются в PDF-файле. Excel не печатает линии сетки по умолчанию, хотя они видны на экране. Чтобы включить линии сетки, перейдите на вкладку «Макет страницы» и установите флажок «Печать» в разделе «Линии сетки» в группе «Параметры листа». Этот параметр добавляет тонкие линии вокруг каждой ячейки в PDF-файле, улучшая читаемость электронных таблиц с большим объемом данных.
Разрывы страниц, возникающие в середине объединенных ячеек или больших блоков ячеек, приводят к визуальному искажению PDF-файла. Проверьте предварительный просмотр разрыва страницы в Excel, доступный на вкладке «Вид», чтобы точно увидеть, где находятся разрывы страниц.
Перетащите линии разрыва страницы, чтобы переместить их между логическими группами данных, а не через середину важных строк. Размещение разрывов страниц вручную создает PDF-файл, который учитывает структуру данных, а не разрезает ее произвольно.
Для очень больших таблиц, которые не помещаются на печатных страницах, подумайте, является ли PDF подходящим выходным форматом. Электронная таблица из нескольких тысяч строк, преобразованная в PDF, может содержать сотни страниц, навигация по которым будет непрактична. В этих случаях прямой общий доступ к файлу Excel или экспорт сводного диапазона в PDF с сохранением полного набора данных в формате Excel удовлетворяют потребности как в представлении, так и в доступе к данным.
Для книг Excel с несколькими листами решение об экспорте всех листов как одного непрерывного PDF-файла или каждого листа как отдельного раздела зависит от того, как получатель будет использовать документ. При экспорте всей книги создается единый PDF-файл, в котором каждый лист начинается на новой странице, что удобно для последовательной прокрутки получателя. Экспорт выбранных листов в отдельные PDF-файлы дает получателю отдельные файлы для каждой категории данных, что лучше, когда разным получателям нужны разные листы или когда отдельные листы будут храниться в разных местах. Инструменты преобразования WukongPDF поддерживают оба подхода.
Условное форматирование в Excel, такое как цветовые шкалы, гистограммы и наборы значков, которые визуально выделяют шаблоны данных, обычно хорошо переносится в выходные данные PDF, поскольку эти элементы форматирования визуализируются. Однако PDF-файл теряет интерактивное поведение при наведении и щелчке, которое иногда включает в себя условное форматирование в версии Excel. Перед экспортом просмотрите электронную таблицу, понимая, что получатель увидит статический визуальный результат условного форматирования, но не сможет взаимодействовать с ним, как в файле Excel.
Для электронных таблиц, которые включают диаграммы и графики наряду с таблицами данных, убедитесь, что элементы диаграммы правильно отображаются в выходном PDF-файле. Заголовки диаграмм, метки осей и текст легенды иногда смещают положение или меняют шрифт во время экспорта PDF, поскольку механизм рендеринга диаграмм в Excel использует другую логику замены шрифтов, чем основной механизм рендеринга электронных таблиц. Быстрая проверка каждой диаграммы в PDF-файле подтверждает, что каждая метка, заголовок и запись легенды отображаются в правильном положении и в читаемом размере.
Виртуальный принтер Microsoft Print to PDF, встроенный в Windows, представляет собой полезную альтернативу собственному экспорту PDF в Excel, особенно для электронных таблиц, где собственный экспорт дает неожиданные результаты. Путь печати обрабатывает электронную таблицу через тот же конвейер рендеринга, который производит физическую печатную продукцию, которая иногда обрабатывает сложное форматирование, пользовательские настройки страницы и параметры, специфичные для принтера, иначе, чем прямой путь экспорта. Если собственный экспорт не дает ожидаемого результата, попробуйте вариант «Печать в PDF», прежде чем тратить время на устранение неполадок с настройками форматирования.