Контракт в формате PDF проходит переговоры. Клиент отправляет предлагаемые изменения. Вы просматриваете их и принимаете одни, отвергаете другие и предлагаете альтернативы. В окончательном документе это отражается, но сам PDF-файл показывает только окончательный текст. Никакой истории переговоров не видно. Для внутренних записей, документации по обеспечению соответствия или совместного редактирования вам нужна история изменений. Преобразование PDF-файла в Word с включенной функцией отслеживания изменений сохраняет каждое редактирование в виде видимой разметки, показывая, что было добавлено, удалено и изменено, кем и когда.
Отслеживать изменения — это функция Microsoft Word, которая записывает изменения в документе. Когда вы конвертируете PDF-файл в Word и включаете функцию «Отслеживать изменения», Word отмечает любые изменения, внесенные вами в преобразованный документ. Исходное содержимое PDF становится базовым. Ваши изменения отображаются как отслеживаемые изменения. Этот рабочий процесс полезен для проверки юридических документов, переговоров по контрактам, документации о соответствии и любого процесса, где развитие документа должно быть видимым и поддающимся проверке.
Преобразование PDF в Word обеспечивает редактируемый документ. Отслеживать изменения записывает изменения, внесенные в этот документ. Эта комбинация обеспечивает проверяемое преобразование исходного PDF-файла в исправленную версию.
Рабочий процесс: преобразование, включение отслеживания изменений, редактирование
Преобразуйте PDF в Word с помощью конвертера PDF в Word на базе браузера. Откройте преобразованный файл Word. Перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите «Отслеживать изменения», чтобы включить эту функцию. С этого момента каждое внесенное вами редактирование, каждое удаление, вставка, изменение форматирования и комментарий записываются. Внесите изменения в документ. Сохраните файл. Сохраненный файл содержит как окончательный текст, так и полную историю редактирования.
Инструменты преобразования WukongPDF создают редактируемые документы Word из PDF-файлов. Затем рабочий процесс PDF Editor переключается на Word для отслеживаемого редактирования. Комбинация преобразования PDF и отслеживания изменений Word обеспечивает как доступность контента в редактируемом формате, так и контрольный журнал отслеживаемых изменений.
Настройка отслеживания изменений для ясности обзора
Отслеживание изменений можно настроить для отображения разных типов разметки по-разному. Встроенная разметка показывает удаления как зачеркнутый текст, а вставки — как подчеркнутый текст внутри тела документа. Разметка выносок показывает удаления и изменения форматирования выносок в правом поле. Встроенный вид лучше подходит для чтения окончательного текста с видимыми изменениями. Выноска лучше подходит для просмотра характера и масштабов изменений. Выберите представление, соответствующее цели проверки. Юридическому рецензенту, сравнивающему версии, нужны выноски. Менеджеру, просматривающему окончательный текст, нужен инлайн.
Заблокируйте отслеживание изменений с помощью пароля, чтобы предотвратить отключение или принятие истории редактирования без авторизации. Блокировка не позволяет кому-либо вносить непроверенные изменения в окончательный текст. Выходные данные PDF Converter являются отправной точкой. Track Changes записывает путешествие.
Сравнение преобразованного документа Word с исходным PDF-файлом
Перед редактированием убедитесь, что преобразование Word точно представляет исходный PDF-файл. Сравните преобразованный текст с PDF-файлом постранично для первых нескольких страниц. Проверьте правильность преобразования таблиц, форматирования и специальных символов. Если при преобразовании возникли ошибки, эти ошибки появятся в разметке отслеживания изменений, как если бы они были частью оригинала, хотя это не так. Исправьте ошибки преобразования, прежде чем включать отслеживание изменений. Отслеживаемые изменения должны отражать только ваши преднамеренные изменения, а не артефакты преобразования.
После завершения редактирования с помощью функции «Отслеживание изменений» примите или отклоните каждое изменение, чтобы получить окончательный чистый документ. Отслеживаемая версия служит записью аудита. Принятая версия служит окончательным результатом. Держите оба. Отслеживаемая версия документирует процесс. Принятая версия – это результат.
Принятие и отклонение изменений в итоговом документе
После редактирования с включенной функцией отслеживания изменений документ содержит окончательный текст и историю редактирования. Чтобы создать чистую окончательную версию, просмотрите каждое изменение и примите или отклоните его. Принятие изменения делает его частью окончательного документа и удаляет разметку. Отклонение изменения возвращает его к исходному тексту. Когда все изменения будут разрешены, документ станет чистым.
Прежде чем принимать изменения, сохраните отслеживаемую версию как запись аудита. После принятия история редактирования исчезает. Отслеживаемая версия сохраняет его. Принятая версия является окончательным результатом. Сохраните оба файла. Преобразование PDF в Word обеспечивает редактируемую отправную точку. Track Changes записывает процесс редактирования.
Сравнение двух версий PDF-файла с помощью сравнения слов
Если вы получили исправленный PDF-файл и вам необходимо определить, что изменилось по сравнению с предыдущей версией, преобразуйте оба PDF-файла в Word. Откройте оба преобразованных файла в Word. Используйте функцию «Сравнить» на вкладке «Обзор». Выберите исходную версию в качестве исходного документа и исправленную версию в качестве исправленного документа. Word создает новый документ, показывающий все различия между двумя версиями с разметкой отслеживания изменений.
Сравнение показывает добавления, удаления и изменения форматирования. Это самый быстрый способ определить, что изменилось между двумя версиями, не читая оба документа слово за словом. Преобразование PDF в Word позволяет проводить сравнение. Word Compare определяет различия. Эта комбинация представляет собой мощный инструмент проверки документов.
Ограничения отслеживания изменений в конвертированном PDF-содержимом
Отслеживать изменения записывает изменения, внесенные в документ Word после преобразования. Он не определяет задним числом изменения, произошедшие в PDF-файле до преобразования. Если сам PDF-файл претерпел изменения до того, как вы его получили, эти изменения невидимы для отслеживания изменений, поскольку они встроены в содержимое PDF-файла. Отслеживание изменений показывает только те изменения, которые вы внесли после его включения. Это перспективный, а не ретроспективный инструмент.
Для документов, в которых вам необходимо определить изменения, внесенные до получения PDF-файла, используйте описанный выше метод сравнения слов между двумя версиями. «Отслеживание изменений» фиксирует ваши дальнейшие изменения. Сравнение показывает изменения, которые произошли раньше. Рабочий процесс PDF Editor использует оба инструмента на разных этапах жизненного цикла документа.