Ваш PDF-файл весит 23 мегабайта. Клиентская система электронной почты отклоняет вложения размером более 10 мегабайт. Вам необходимо сжать файл, чтобы он соответствовал установленным ограничениям, но вы хотите сохранить как можно больше качества. Инструмент сжатия с функцией целевого размера файла может уменьшить размер файла ровно до 10 мегабайт, регулируя настройки сжатия до тех пор, пока целевой размер не будет достигнут.
PDF Сжатие до целевого размера файла отличается от сжатия до целевого уровня качества. Сжатие целевого размера итеративно применяет все более агрессивное сжатие, пока размер файла не упадет ниже указанного порога. Результатом является наилучшее качество при точном размере.
Как работает сжатие целевого размера
Инструмент сжатия запускается с консервативными настройками и измеряет полученный размер файла. Если размер превышает целевой, инструмент увеличивает агрессивность сжатия, обычно за счет уменьшения разрешения изображения или увеличения сжатия JPEG, и повторяет попытку. Этот итерационный процесс продолжается до тех пор, пока размер файла не достигнет целевого значения.
В разделе PDF File Size преобладают изображения. Текстовое и векторное содержимое относительно мало влияет на общий размер. Сжатие целевого размера в первую очередь уменьшает данные изображения, поскольку именно здесь возможно значительное уменьшение размера без ущерба для читаемости.
Выбор правильной стратегии сжатия
Для документов, для которых качество изображения имеет значение, установите целевой размер немного ниже предельного значения (9,5 мегабайт), чтобы обеспечить запас на накладные расходы на кодирование электронной почты. Кодировка Base64 для вложений электронной почты увеличивает размер во время передачи примерно на 33 процента. Получатель получает исходный сжатый размер файла.
WukongPDF обеспечивает сжатие на основе браузера. Рабочий процесс PDF Sharing позволяет сжать файл и подготовить его для распространения по электронной почте за один шаг.
Что делать, если сжатие целевого размера слишком сильно ухудшает качество
Если файл невозможно сжать до целевого размера без неприемлемой потери качества, разделите документ на части. Документ размером 23 мегабайта, разделенный на три части по 8 мегабайт, укладывается в ограничение в 10 мегабайт с запасом. Четко пронумеруйте детали, чтобы получатель мог собрать их заново.
Используйте службу обмена файлами вместо вложения в электронное письмо. Загрузите несжатый PDF-файл в облачное хранилище и отправьте получателю ссылку для скачивания. Получатель получает документ полного качества, и вы полностью избегаете компромисса в качестве сжатия.
Пошаговый рабочий процесс целевого сжатия
Сначала определите, какие страницы и типы контента больше всего влияют на размер файла. Откройте PDF-файл в инструменте, который предоставляет разбивку по размеру по типу контента: изображения, шрифты, текст, метаданные и т. д. Разбивка показывает, на чем сосредоточить усилия по сжатию. Документ, на 90 процентов состоящий из изображений, требует сжатия изображений. Документ, состоящий на 50 процентов из шрифтов, может выиграть от подмножества шрифтов.
Во-вторых, примените настройки сжатия, ориентированные на крупнейших авторов контента. Установите пониженную дискретизацию изображения и качество JPEG, чтобы добиться большей части необходимого уменьшения. Примените поднабор шрифтов, если данные шрифта важны. Сожмите документ и измерьте новый размер файла.
В-третьих, если размер файла все еще превышает целевой уровень, постепенно увеличивайте агрессивность сжатия. Уменьшите разрешение изображения со 150 DPI до 100 DPI. Уменьшите качество JPEG с 80 до 60. Сожмите и измерьте еще раз. Повторяйте до тех пор, пока цель не будет достигнута с наименьшим возможным снижением качества.
Альтернативные методы доставки, когда сжатия недостаточно
Если документ невозможно сжать до предела электронной почты без неприемлемой потери качества, воспользуйтесь службой передачи файлов. Такие сервисы, как WeTransfer, Dropbox Transfer и Google Drive, позволяют отправлять файлы размером до нескольких гигабайт. Получатель получает ссылку для скачивания в своем электронном письме вместо вложения.
ZIP-архивы, защищенные паролем, могут уменьшить общий размер нескольких PDF-файлов, отправляемых вместе. Сжатие ZIP позволяет дополнительно сократить объем уже сжатых PDF-файлов на 10–20 процентов. Защита паролем добавляет уровень безопасности, которого нет у вложений электронной почты.
Для периодической рассылки больших PDF-файлов, превышающих ограничения по электронной почте, установите стандартный метод доставки. Используйте одну и ту же службу передачи файлов, одну и ту же структуру папок и один и тот же шаблон электронной почты для уведомлений для каждого распространения. Получатели изучают процесс и знают, где найти документы.
Накладные расходы на кодирование вложений электронной почты составляют примерно 33 процента из-за кодировки Base64. Вложение PDF размером 10 МБ фактически передает около 13,3 МБ закодированных данных. Эти издержки не влияют на получателя, который получает исходный файл размером 10 МБ.
Некоторые системы электронной почты перед отправкой применяют дополнительное сжатие вложений. Это сжатие прозрачно для пользователя и не влияет на полученный файл. Отправитель не может полагаться на сжатие системы электронной почты, чтобы уменьшить размер файла до уровня ниже лимита вложений.
В организациях, которые регулярно отправляют PDF-файлы, размер вложений которых приближается к предельному, установление порога альтернативной доставки предотвращает сбои в последнюю минуту, когда файл превышает лимит. Например, политика использования передачи файлов размером более 8 МБ обеспечивает запас прочности.
Настройки сжатия, обеспечивающие целевой размер файла для одного документа, могут не обеспечить такого же уменьшения для другого документа, поскольку состав содержимого отличается. Документ с большим количеством текста сжимает меньше, чем документ с большим количеством изображений того же исходного размера.
После сжатия до целевого размера убедитесь, что все интерактивные элементы, ссылки, закладки и поля формы выдержали сжатие. Агрессивное сжатие может удалить эти элементы и уменьшить размер файла.
Впечатление получателя от сжатого PDF-файла должно быть неотличимо от оригинала при обычном увеличении масштаба просмотра. Если видны артефакты сжатия, значит, сжатие было слишком агрессивным для содержимого документа.
Когда получатель пересылает сжатый PDF-файл другим пользователям, подумайте, будут ли у последующих получателей также установлены ограничения на вложения электронной почты. Файл, прошедший первую почтовую систему, может быть заблокирован второй.
Некоторые почтовые клиенты отображают предупреждение при прикреплении файлов, размер которых приближается к определенному пороговому значению или превышает его. Предупреждение может встревожить получателей, даже если файл находится в пределах фактического системного ограничения. Примечание в электронном письме, объясняющее размер файла, может предотвратить беспокойство.
Для мобильных получателей, которые загружают вложения через сотовую сеть, сжатый PDF-файл использует меньше трафика и загружается быстрее. Отправитель получает выгоду от соблюдения лимита электронной почты, а получатель получает выгоду от меньшего размера загрузки.
Задокументируйте параметры сжатия, используемые для достижения целевого размера, в метаданных документа или примечаниях к рабочему процессу. Документация обеспечивает последовательное сжатие для будущих подобных документов и предоставляет справочную информацию, если качество сжатия вызывает сомнения.
| Этап сжатия | Действие | Целевое сокращение | Примечания |
|---|---|---|---|
| 1. Анализируйте контент | Определите размер по типу контента | Н/Д | Сосредоточьтесь на крупнейших вкладчиках |
| 2. Понижение разрешения изображения | Уменьшите разрешение экрана до 150 DPI. | 40–60 % данных изображения | Текст/векторы без изменений |
| 3. Качество JPEG | Установите на 60-80. | 20-40% дополнительно | Тестирование на нескольких уровнях качества |
| 4. Поднастройка шрифта | Подмножество всех встроенных шрифтов | 30-50% данных шрифта | Никакого влияния на качество |
| 5. Измеряйте и повторяйте | Проверьте размер; повторить с измененными настройками | Пока цель не достигнута | Остановиться, когда цель достигнута или качество неприемлемо |
Ограничение на вложение в 10 МБ не является универсальным. Gmail позволяет 25 МБ. Outlook.com позволяет 34 МБ. Yahoo Mail позволяет 25 МБ. Корпоративные системы электронной почты часто имеют более низкие ограничения, установленные ИТ-политикой. Прежде чем сжимать до определенной цели, проверьте фактический предел для систем электронной почты отправителя и получателя.
Если необходимо, чтобы несколько файлов не превышали общий размер, сжимайте каждый файл по отдельности до оптимального баланса размера и качества, а затем измерьте общий результат. Настройка одного файла, который хорошо сжимается, может быть более эффективной, чем применение одинакового агрессивного сжатия ко всем файлам.
В строке темы и основном тексте электронного письма должен быть указан размер вложения и то, что оно было сжато для доставки по электронной почте. Получатель, который ожидает оригинал с высоким разрешением, может быть обеспокоен снижением качества сжатой версии, если он не поймет причину.
Для ZIP-сжатия PDF-файлов дополнительное сокращение обычно невелико, от 5 до 15 процентов, поскольку PDF-файлы уже сжаты. ZIP-архив в первую очередь добавляет удобства объединения нескольких файлов, а не существенного дополнительного уменьшения размера.
Некоторые системы электронной почты молча отклоняют вложения, превышающие лимит, без уведомления отправителя. Отправитель считает, что письмо было доставлено. Получатель никогда его не получит. Подтверждение получения получателем после отправки больших вложений предотвращает сбои без уведомления.
Параметры сжатия, используемые для достижения конкретной цели, должны быть задокументированы. Когда документ будет обновлен в следующем месяце, можно будет применить те же настройки для достижения того же результата. Без документации каждый сеанс сжатия начинается с нуля.
Если документ часто обновляется и каждое обновление требует повторного сжатия, подумайте, влияет ли дизайн документа на размер файла. Уменьшение количества или разрешения изображений в исходном документе может привести к созданию файла меньшего размера, который не требует агрессивного сжатия для доставки по электронной почте.
Сжатие целевого размера — это итеративный процесс, который находит оптимальный баланс между размером файла и визуальным качеством для конкретного документа и его предполагаемого использования.
Возможность сжатия до точного размера делает доставку PDF-файла по электронной почте практичной, даже если исходный файл значительно превышает типичные ограничения на вложения.