Вы прикрепляете PDF к письму и нажимаете «Отправить». С вашей точки зрения это просто — файл попадает с вашего устройства в почтовый ящик получателя. То, что на самом деле происходит между этими двумя точками, является более сложным, и несколько вещей на этом пути могут повлиять на то, будет ли файл доставлен в целости и сохранности, в правильном размере и в ожидаемом состоянии.
Файл закодируется, прежде чем он покинет ваше устройство
Электронная почта изначально была разработана для передачи простого текста. Для прикрепления двоичного файла, такого как PDF, требовался обходной путь: перед передачей файл преобразуется в текстовый формат. Стандартным методом является кодирование Base64, которое преобразует двоичные данные PDF в строку печатных символов.
Кодировка Base64 увеличивает размер файла примерно на 33%. PDF размером 15 МБ превращается в закодированные данные электронной почты примерно в 20 МБ. Вот почему файлы, размер вложений которых приближается к предельному размеру, иногда не могут быть отправлены, даже если кажется, что они не достигают этого ограничения — закодированная версия превышает пороговое значение. Почтовый клиент получателя меняет кодировку при получении, поэтому он получает исходный файл в исходном размере.
Путешествие по почтовым серверам
Покинув ваше устройство, электронная почта проходит через ваш сервер исходящей почты, возможно, через один или несколько серверов ретрансляции, а затем через сервер входящей почты получателя, прежде чем попасть в его почтовый ящик. Каждый сервер выполняет проверку сообщения — фильтрацию спама, сканирование на вирусы, проверку размера и соблюдение политики содержания.
Любой из этих серверов может отклонить или изменить сообщение. Корпоративный почтовый сервер с политикой вложений размером 10 МБ отклонит PDF размером 20 МБ, даже если службы электронной почты как отправителя, так и получателя приняли бы его. Некоторые антивирусы фильтруют вложения в карантин для проверки вручную перед доставкой. Некоторые старые или неправильно сконфигурированные почтовые серверы могут повредить двоичные вложения во время обработки — редко, но такое случается, поэтому PDF, который нормально работал у одного получателя, может быть доставлен поврежденным другому.
Что почтовые серверы делают с вложениями PDF
Большинство корпоративных и корпоративных почтовых систем перед доставкой сканируют вложения на наличие вредоносного ПО. PDF может содержать JavaScript, встроенные файлы и исполняемый контент — все, что ищут сканеры безопасности. Файл PDF с необычной структурой или встроенными скриптами может быть помещен в карантин или лишен этих элементов до того, как достигнет получателя.
Некоторые системы конвертируют вложения PDF в другие форматы — обычно для их безопасного отображения в области предварительного просмотра без выполнения какого-либо встроенного контента. Получатель может получить преобразованную версию, а не исходный PDF. Для документов со сложным форматированием это преобразование может изменить внешний вид документа.
Содержимое PDF само по себе не меняется при транспортировке
В подавляющем большинстве случаев — когда электронное письмо доставляется успешно и никакие фильтры безопасности не вмешиваются — PDF, который открывает получатель, побайтно идентичен тому, который вы отправили. Процесс кодирования и декодирования осуществляется без потерь. Приходит именно тот файл, который вы прикрепили.
Это стоит знать, поскольку это означает, что если PDF после отправки по электронной почте выглядит по-другому, проблема обычно заключается в том, как он просматривается — другая программа просмотра PDF, другой масштаб по умолчанию, другая доступность шрифтов — а не в самой передаче. Файл тот же; контекст просмотра другой.
Когда доставка не удалась и как это узнать
Сбои доставки бывают двух типов: отказы, о которых вы слышите, и тихие падения, о которых вы не знаете. В уведомлении о возврате сообщается, что сообщение было отклонено — обычно с кодом ошибки, указывающим причину. Распространенные причины включают превышение размера файла, переполнение почтового ящика получателя или отсутствие домена получателя.
Бесшумные пересылки более коварны: кажется, что электронное письмо отправлено, отказов не приходит, но получатель так и не получает вложение. Это может произойти, когда фильтр безопасности помещает вложение в карантин, не уведомляя отправителя, или когда корпоративная политика удаляет вложения, превышающие пороговое значение, без возникновения ошибки. Для важных документов попросить получателя подтвердить получение вложения — единственный надежный способ узнать, что оно доставлено.
Повышение надежности доставки электронной почты в формате PDF
- Сохраняйте файлы размером менее 10 МБ: с учетом накладных расходов на кодирование Base64, PDF размером 10 МБ кодируется примерно до 13 МБ — безопасно при большинстве ограничений сервера. Используйте PDF Compression для чего-либо большего перед прикреплением.
- Избегайте встроенных сценариев: PDF-файлы с JavaScript или необычным встроенным содержимым с большей вероятностью будут помечены фильтрами безопасности. Стандартные документы PDF без интерактивных сценариев передаются более надежно.
- Используйте облачный обмен для больших файлов: загрузка на Google Диск или Dropbox и отправка ссылки позволяет обойти все ограничения на размер вложений и затраты на кодирование.
- Подтвердите получение важных документов: быстрый ответ, подтверждающий получение PDF, — единственный надежный способ завершить цикл успешной доставки.