Заголовок PDF-файла в суд несет в себе больше, чем просто видимое содержимое его страниц. В нем указано имя автора, которое может идентифицировать конкретного адвоката, составившего его. Дата создания, показывающая, когда именно был подготовлен документ. История изменений, показывающая все изменения, внесенные во время подготовки. Идентификаторы программного обеспечения, которые раскрывают, какие инструменты использовались. Возможные комментарии, отметки изменений или встроенные пути к файлам, которые ссылаются на внутренние сетевые расположения. Ни один из этих метаданных не отображается при обычном просмотре документа. Все это доступно каждому, кто знает, как открыть свойства документа. В юридическом контексте метаданные могут раскрывать результаты работы адвоката, внутреннюю стратегию или конфиденциальные сообщения, для защиты которых был тщательно разработан видимый документ.
Очистка метаданных PDF-файла перед подачей заявления в суд является обязательным шагом во многих юрисдикциях и передовой практикой во всех из них. В процессе очистки удаляются скрытые данные, которые могут поставить под угрозу конфиденциальность клиента, раскрыть стратегию судебного разбирательства или нарушить судебные правила, касающиеся электронной подачи документов. В этом руководстве рассказывается, что нужно удалить и как убедиться, что очистка завершена.
По данным Административного управления судов США, метаданные в документах, подаваемых в электронном виде, были предметом многочисленных постановлений суда, требующих от адвокатов обеспечить удаление скрытых данных перед подачей (Суды США, «Требования к электронной подаче», 2024 г.).
Поля метаданных, которые необходимо проверить перед подачей в суд
| Поле метаданных | Что это раскрывает | Рекомендуемые действия |
|---|---|---|
| Автор | Имя человека, создавшего или последним редактировавшего документ. Может идентифицировать конкретных адвокатов или сотрудников | Замените названием юридической фирмы или зарегистрированным адвокатом. Удаление отдельных имен сотрудников |
| Создатель / Продюсер | Программное приложение, создавшее PDF-файл. Раскрывает инструменты, используемые при подготовке документов. | В целом приемлемо уйти. Может быть актуально, если суду требуется специальное программное обеспечение для создания PDF-файлов. |
| Даты создания и изменения | Временные метки, показывающие, когда документ был впервые создан и последний раз изменен. Раскрывается график подготовки | В целом приемлемо уйти. Дата подачи заявления фиксируется в протоколе суда. Даты изменений могут выявить изменения, произошедшие в последнюю минуту. |
| Тема и ключевые слова | Описательные метаданные, которые могут содержать внутренние коды проектов, имена клиентов или метки стратегии дела. | Удалите или замените только номер дела и название документа. Не включайте внутреннюю категоризацию |
| Комментарии и история изменений | Внутренние комментарии, отслеживание истории изменений и примечания рецензента, встроенные в документ. | Надо полностью удалить. Комментарии и история изменений являются наиболее частым источником непреднамеренного раскрытия метаданных. |
Использование инструментов очистки метаданных на основе браузера
Загрузите PDF-файл в браузерный инструмент, который предлагает очистку метаданных. Инструмент сканирует документ на предмет скрытых данных и представляет список того, что он нашел. Просмотрите список и выберите элементы, которые нужно удалить. Как минимум удалите имена авторов, тему и ключевые слова, комментарии и историю изменений. Запустите операцию очистки и загрузите очищенный файл. Откройте очищенный файл и проверьте его, проверив свойства документа. Каждое поле, которое вы собираетесь удалить, должно быть пустым или заменено указанным вами значением.
WukongPDF обрабатывает PDF-файлы и поддерживает просмотр метаданных. Шаг очистки метаданных PDF Security должен быть последней операцией перед сохранением, выполняемой после завершения всех изменений содержимого и корректировок форматирования.
Проверка завершения очистки метаданных
После очистки откройте PDF-файл в программе чтения, которая отображает все свойства документа. Проверьте каждое поле метаданных. Убедитесь, что поля автора, темы и ключевого слова пусты или содержат только ту информацию, которую вы туда поместили намеренно. Найдите в документе любой текст, который должен был быть удален. Проверка занимает две минуты и является последней проверкой перед подачей заявки. Раскрытие метаданных, обнаруженное адвокатом противной стороны, представляет собой проблему. Раскрытие метаданных, которое вы обнаружили и исправили перед подачей заявки, не является таковым.
Стандарт PDF Legal для метаданных в судебных документах заключается в том, что документ не должен содержать никакой скрытой информации, кроме той, что видна на его печатных страницах. Процесс очистки метаданных обеспечивает соответствие этому стандарту.
Редактирование и очистка метаданных: два отдельных шага
Редактирование удаляет видимый контент со страниц. Очистка метаданных удаляет скрытые данные из структуры документа. Оба должны быть выполнены до подачи заявления в суд в правильном порядке. Сначала отредактируйте. Когда редактирование будет завершено и проверено, очистите метаданные. На этапе очистки может быть удалена информация о самом процессе редактирования, что является приемлемым.
После обоих шагов выполните окончательную проверку. Убедитесь, что отредактированный контент исчез, а поля метаданных чисты. Стандарт PDF Legal для судебных исков требует надлежащего управления как видимой, так и скрытой информацией. Ни одного шага по отдельности недостаточно.
Очистка метаданных документов с экспонатами, поданных в электронном виде
Судебное дело часто включает в себя основной документ и несколько вещественных доказательств. Метаданные каждого файла в пакете документов должны быть очищены. Основной документ привлекает наибольшее внимание, поскольку содержит основной контент. Экспонаты легче не заметить, поскольку они являются подтверждающими документами. Раскрытие метаданных в вещественном документе так же проблематично, как и в основной документации.
Обработайте все файлы в пакете документов с помощью одного и того же рабочего процесса очистки метаданных. После очистки проверьте каждый файл, а не только основной документ. Стандарт метаданных PDF Legal применяется ко всей документации, а не выборочно к наиболее заметному документу.
Создание контрольного списка очистки метаданных для повторяющихся заявок
Юридические фирмы и юридические отделы, которые регулярно подают документы, получают пользу от контрольного списка очистки метаданных. В контрольном списке перечислены все поля для проверки, допустимые значения для каждого и этапы проверки. Перед каждой подачей пройдитесь по контрольному списку. Контрольный список стандартизирует процесс очистки и гарантирует, что ни одно поле не будет упущено из виду, когда документы подготавливаются в сжатые сроки.
Контрольный список метаданных PDF Security должен быть живым документом. Когда суд выпускает новое руководство по метаданным в электронных документах, обновите контрольный список. Когда в обновленном программном обеспечении для создания PDF-файлов появится новое поле метаданных, добавьте его в контрольный список. Контрольный список развивается вместе с требованиями к подаче документов.
Обработка метаданных в документах, полученных от третьих лиц
Документы могут включать документы, полученные от клиентов, адвокатов противной стороны, свидетелей-экспертов или государственных органов. Эти документы содержат собственные метаданные от своих первоначальных создателей. Вы несете ответственность за очистку метаданных из каждого документа, который вы сохраняете, включая те, которые вы не создавали. Метаданные в стороннем документе могут содержать информацию, которую третья сторона не собиралась передавать суду.
Обрабатывайте сторонние документы с помощью того же рабочего процесса очистки метаданных, что и ваши собственные. Не думайте, что, поскольку вы не создавали документ, вы не несете ответственности за его метаданные. Обязательство PDF Legal подавать чистые документы распространяется на каждый представленный вами документ, независимо от его происхождения.