Заполняемая форма PDF Forms, содержащая только текстовые поля и флажки, функциональна, но статична. Добавление интерактивных кнопок превращает плоскую форму в удобный для навигации, адаптивный документ, который направляет пользователей по разделам, автоматически выполняет вычисления и отправляет заполненные данные одним щелчком мыши, вместо того, чтобы требовать от пользователя сохранять файл и отправлять его по электронной почте вручную. Кнопки могут сбросить все поля формы до значений по умолчанию, распечатать заполненный документ, перемещать пользователя между разделами многостраничной формы, запускать пользовательские расчеты и отправлять данные формы на веб-сервер или адрес электронной почты. Для их добавления требуется редактор PDF, который поддерживает полную спецификацию Acrobat Forms, поскольку базовые редакторы часто ограничивают создание форм только текстовыми полями и флажками.
Выбор правильного PDF-редактора для создания кнопок
Не каждый PDF-редактор поддерживает полный набор действий кнопок, определенный в спецификации PDF. Adobe Acrobat Pro предоставляет наиболее полный набор инструментов для кнопок, включая триггеры JavaScript для расширенных функций, таких как проверка полей и условная видимость. Браузерные PDF-редакторы значительно улучшились в этой области: некоторые из них теперь предлагают вставку кнопок как часть своих наборов инструментов для создания форм наряду со стандартным текстом и полями флажков. При выборе инструмента убедитесь, что он поддерживает именно тип поля «Кнопка», а не только текстовые поля и флажки. Инструмент формы, который предлагает только поля ввода текста и базовые инструменты аннотаций, не может создавать функциональные интерактивные кнопки.
В качестве альтернативы на основе браузера, не требующей установки программного обеспечения, такие платформы, как WukongPDF, включают инструменты для полей формы, которые охватывают наиболее распространенные действия кнопок, такие как навигация по страницам, отправка формы и сброс полей. Преимуществом инструмента на основе браузера является немедленная доступность на всех устройствах без затрат на установку или лицензирование. Настольные приложения по-прежнему предпочтительнее для сложных кнопок на основе JavaScript, которые проверяют вводимые пользователем данные в нескольких полях или выполняют условную логику на основе значений формы, поскольку для этих расширенных сценариев требуется полный API Acrobat JavaScript.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Добавление кнопок навигации между страницами
Кнопки навигации — это наиболее практичный и широко поддерживаемый тип кнопок Interactive PDF для многостраничных форм. Кнопка «Перейти на следующую страницу» и кнопка «Перейти на предыдущую страницу» избавляют пользователей от необходимости вручную прокручивать или пролистывать длинную форму, что особенно полезно на мобильных устройствах, где интерфейс просмотра PDF-файлов уже занимает значительную часть экрана. Чтобы добавить кнопку навигации, откройте редактор формы, выберите инструмент «Кнопка» на панели инструментов поля формы и нарисуйте прямоугольник в том месте, где кнопка должна появиться на странице. В диалоговом окне свойств кнопки найдите вкладку «Действия», добавьте новый триггер действия, установленный на «Мышь вверх», и выберите «Выполнить пункт меню» или «Запустить JavaScript» в зависимости от того, что поддерживает редактор. Для кнопки следующей страницы самым простым действием JavaScript является один оператор this.pageNum++, который увеличивает номер текущей страницы.
Пометьте кнопку четким, ориентированным на действие текстом. Ярлык типа «Следующая страница» или общепризнанный значок со стрелкой вправо дает пользователям немедленное и недвусмысленное ожидание того, что произойдет, когда они нажмут на кнопку. Настройте внешний вид кнопки на вкладке «Параметры» в диалоговом окне свойств. Выберите цвет фона, который заметно контрастирует с содержимым страницы, добавьте четкую рамку, чтобы определить кликабельную область, и установите размер шрифта, достаточно большой, чтобы было удобно читать и нажимать на экран мобильного телефона. Кнопка должна быть не менее 100 пикселей в ширину и 40 пикселей в высоту на странице стандартного размера Letter, чтобы обеспечить удобство касания.
Создание кнопки отправки для данных формы
Кнопка «Отправить» отправляет заполненные данные формы в настроенное место назначения, замыкая цикл между заполнением формы пользователем и поступлением данных туда, куда им нужно. На вкладке «Действия» свойств кнопки выберите «Отправить форму» в раскрывающемся списке «Тип действия». Затем настройте URL-адрес отправки. Для доставки заполненной формы по электронной почте введите mailto:address@example.com в качестве URL-адреса. Откроется почтовый клиент пользователя по умолчанию с прикрепленными данными формы. Для обработки на стороне сервера введите полный URL-адрес конечной точки HTTPS, которая будет получать и анализировать полезную нагрузку данных формы в соответствии с вашей серверной конфигурацией.
Настройка формата экспорта определяет, как структурированы отправляемые данные и как получатель будет с ними взаимодействовать. FDF (формат данных форм) отправляет только имена полей и их текущие значения, создавая компактную полезную нагрузку, которую получатель может импортировать обратно в исходный пустой шаблон формы для просмотра заполненных данных в контексте. XFDF — это основанная на XML версия той же концепции, более простая для анализа автоматизированными системами. HTML экспортирует данные в виде простых пар имя-значение, которые можно прочитать в любом браузере без специальных инструментов. PDF экспортирует полную заполненную копию документа со всеми заполненными полями. Выберите формат в зависимости от того, как получатель будет обрабатывать отправленное письмо. Для автоматической загрузки в базы данных или CRM-системы HTML или XFDF обычно проще всего анализировать программным способом. Для получателей-людей, которым необходимо видеть заполненную форму, отправка полного PDF-файла является наиболее практичным и самодостаточным вариантом.
Создание кнопки сброса для очистки всех полей
Кнопка «Сбросить» возвращает каждое поле формы в состояние по умолчанию или пустое состояние одним действием, позволяя пользователям начинать все заново, не выбирая и не удаляя текст из каждого отдельного поля вручную. На вкладке «Действия» кнопки выберите «Сбросить форму» в списке типов действий. Появится диалоговое окно со списком всех полей формы в документе. Установите флажки рядом с полями, которые должны сбрасываться при нажатии кнопки. Обычно вы выбираете все поля, заполняемые пользователем, но есть законные случаи, когда определенные поля должны сохраняться после сброса. Поле отметки даты, предварительно заполненное название компании или ссылочный номер документа не должны очищаться, когда пользователь сбрасывает свои личные записи.
Кнопка «Сбросить» должна визуально отличаться от кнопки «Отправить», чтобы предотвратить дорогостоящие случайные нажатия. Используйте нейтральный цвет с низким уровнем акцента, например светло-серый или белый, с тонкой рамкой для «Сброс» и зарезервируйте смелый, высококонтрастный цвет, например синий или зеленый, для «Отправить». Разместите кнопку «Сброс» слева от кнопки «Отправить», следуя установленному соглашению в Интернете и приложениях, согласно которому основные действия по перемещению вперед отображаются справа, а второстепенные или разрушительные действия — слева. Такая пространственная компоновка значительно снижает вероятность того, что пользователь нажмет «Сбросить», когда он намеревался нажать «Отправить», потратив десять минут на заполнение подробной формы.
Тестирование кнопок в разных программах просмотра PDF-файлов
Кнопка, которая отлично работает в Adobe Acrobat, может совершенно ничего не делать в браузерной программе просмотра PDF, мобильном приложении PDF или приложении предварительного просмотра на Mac. Каждый просмотрщик реализует интерактивную спецификацию PDF по-своему, а некоторые просто игнорируют определенные типы действий из соображений безопасности или совместимости. После создания формы Интерактивный PDF с кнопками протестируйте каждую кнопку как минимум в трех различных средах: Adobe Acrobat Reader на настольном компьютере, браузерной программе просмотра PDF-файлов по умолчанию в Chrome или Edge и мобильном приложении PDF, например Apple Books или Adobe Acrobat Reader для iOS или Android.
В таблице ниже указано, какие действия кнопок поддерживаются в распространенных средах просмотра PDF-файлов:
| Действие кнопки | Acrobat Desktop | Хром/Край | Мобильные приложения |
|---|---|---|---|
| Навигация по страницам | Полная поддержка | Полная поддержка | Частичный |
| Отправить данные формы | Полная поддержка | Частичный | Ограниченный |
| Сбросить поля формы | Полная поддержка | Полная поддержка | Полная поддержка |
| Распечатать документ | Полная поддержка | Частичный | Ограниченный |
Что касается кнопок, требующих выполнения JavaScript, обратите внимание, что большинство браузерных средств просмотра PDF полностью отключают JavaScript в целях безопасности. Если ваша форма использует кнопки JavaScript для проверки полей или сложных вычислений, добавьте видимую заметку в верхней части формы, предлагающую пользователям открыть документ в Adobe Acrobat Reader для получения полной интерактивной функциональности.
Добавление кнопки печати для бумажного учета
Кнопка «Печать», встроенная непосредственно в форму, запускает системное диалоговое окно печати, что полезно для форм, требующих физических подписей или бумажных копий после цифрового завершения. Тип действия — «Выполнить пункт меню», а конкретный пункт меню, который нужно выбрать — «Файл», а затем «Печать». Это встроенное действие Acrobat, не требующее написания кода JavaScript, что делает его совместимым со всеми основными программами просмотра PDF-файлов, поддерживающими тип действия выполнения меню.
Разместите кнопку «Печать» подальше от основных кнопок «Отправить» и «Сбросить», чтобы избежать путаницы. В обычном макете «Печать» размещается в области заголовка первой страницы или в строке панели инструментов вверху, а «Отправить» и «Сбросить» занимают область нижнего колонтитула последней страницы. Такое физическое разделение позволяет четко определить назначение каждой кнопки благодаря пространственному дизайну, а не полагаться исключительно на текстовую метку.
Добавление всплывающих подсказок и текста при наведении на кнопки формы
Всплывающая подсказка представляет собой краткое описание, которое появляется, когда пользователь наводит курсор на кнопку. Это небольшое дополнение значительно повышает удобство использования форм, особенно для кнопок с метками, состоящими только из значков, или в формах, распространяемых среди пользователей, которые могут быть не знакомы с интерактивными функциями PDF. В диалоговом окне свойств кнопки найдите вкладку «Общие» и найдите поле «Подсказка». Введите краткое описание, ориентированное на действие, например «Нажмите, чтобы отправить заполненную форму» или «Перейти к следующему разделу приложения». Длина всплывающей подсказки не должна превышать 60 символов, чтобы она отображалась полностью на большинстве экранов без усечения.
Тестирование всплывающих подсказок для зрителей так же важно, как и тестирование самих действий кнопок. Некоторые мобильные программы просмотра PDF вообще не поддерживают состояния наведения, поскольку сенсорные экраны не имеют эквивалента наведения. Для форм, распространяемых в основном для мобильных пользователей, включите видимую текстовую метку непосредственно на кнопке или рядом с ней, а не полагайтесь на всплывающую подсказку, которую пользователи, коснувшись кнопки, никогда не увидят. Комбинированный подход, включающий видимую метку и всплывающую подсказку, обеспечивает наилучшее взаимодействие с настольными и мобильными средами.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.