Отследить, кто открывает PDF — когда, откуда и как долго — возможно, но требует особого подхода. Стандартный файл PDF, находящийся в чьей-то папке загрузок, не отслеживается. Возможность отслеживания заключается не в самом файле PDF, а в том, как вы его доставляете.
Почему стандартные PDF-файлы невозможно отследить
PDF — это файл: когда кто-то открывает его локально, ничего никуда не передается. Файл открывается в программе просмотра, программа просмотра визуализирует его на основе локальных данных, и весь процесс происходит на устройстве получателя без какого-либо сетевого подключения. Вам не отправляется никакой сигнал, нет сервера, который мог бы регистрировать доступ, нечего отслеживать.
Исключением являются файлы PDF со встроенным JavaScript, который выполняет сетевые запросы, но большинство современных средств просмотра PDF (и всех мобильных средств просмотра) отключают выполнение JavaScript по причинам PDF Security. Даже если бы JavaScript был включен, получатели могли бы блокировать сетевые запросы, и этот подход является хрупким и нарушает конфиденциальность.
Эффективный подход: отслеживайте ссылку, а не файл
Надежный способ отслеживать открытие PDF — разместить документ на хосте и поделиться ссылкой, а не делиться файлом напрямую. Когда получатель нажимает на ссылку, он получает доступ к PDF через ваш сервер, который регистрирует доступ. Вы видите, кто нажал, когда, из какого места и сколько времени они провели с документом.
Это работает, поскольку доступ осуществляется через URL-адрес, которым вы управляете, а не через файл, хранящийся на устройстве получателя. Каждый раз, когда вы щелкаете ссылку, ваш сервер получает запрос, который можно зарегистрировать. Если получатель загружает файл и затем открывает его локально, этот доступ не отслеживается, но отслеживается первоначальный щелчок по ссылке и сеанс просмотра.
Платформы отслеживания документов
Несколько платформ разработаны специально для обмена отслеживаемыми документами:
- DocSend: загрузите PDF, поделитесь ссылкой DocSend. Получатели просматривают документ в своем браузере через средство просмотра DocSend. Вы видите время открытия, просмотренные страницы, время на страницу и тип устройства. Широко используется для коммерческих предложений и колод для инвесторов.
- Attach.io: аналог DocSend с постраничной аналитикой и идентификацией зрителя, если получатели предоставляют адрес электронной почты для доступа к документу.
- Notion или Google Диск с аналитикой: предоставление ссылки на Google Диск обеспечивает базовые журналы доступа, показывающие, кто (если вошел в систему Google) просматривал файл и когда.
- Сокращатели URL-адресов с аналитикой: обертка прямой ссылки PDF в Bitly или аналогичном сервисе дает вам количество кликов, временные метки и географические данные — проще, чем специальные платформы для документов, но менее подробно.
Отслеживание электронной почты для вложений PDF
Инструменты отслеживания электронной почты (HubSpot, Mailtrack, Yesware) могут сообщить вам, когда было открыто ваше электронное письмо, но не конкретно, когда было открыто вложение PDF. Отслеживание открытия электронной почты обычно осуществляется с помощью пикселя отслеживания в теле письма, а не во вложении. Знание того, что электронное письмо было открыто, говорит о том, что получатель его получил; он не сообщает вам, открыли ли они вложение.
Для отслеживания вложений замените вложение ссылкой на размещенный документ, используя одну из вышеперечисленных платформ. Включите в электронное письмо примечание о том, что документ доступен по ссылке — большинство получателей с готовностью принимают это, особенно в контексте продаж и бизнеса.
Аналитика документов Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Sign и Adobe Document Cloud обеспечивают отслеживание документов, публикуемых через их платформы. Когда вы отправляете документ на подпись через Acrobat Sign, вы получаете уведомления, когда он открыт и подписан. Для документов без подписи, публикуемых через Document Cloud, отслеживание доступа доступно на более высоких уровнях подписки.
Это вариант для организаций, уже входящих в экосистему Adobe. Отслеживание интегрировано с рабочим процессом обмена и не требует отдельной платформы.
Соображения конфиденциальности и раскрытия информации
Отслеживание документов собирает информацию о поведении получателей. Во многих юрисдикциях, особенно в Европе согласно GDPR, сбор поведенческих данных требует раскрытия информации, а в некоторых случаях и явного согласия. Такие платформы, как DocSend, обычно отображают уведомление о том, что документ отслеживается, когда получатели его просматривают. Для контекста «бизнес-бизнес» это общепринято; для документов, ориентированных на потребителя, законодательные требования в отношении раскрытия информации более строгие. Используйте отслеживание вдумчиво — это законный инструмент для продаж и развития бизнеса, но его применение без раскрытия информации в личном или потребительском контексте поднимает как юридические, так и этические вопросы.