Um documento do Word usa um conjunto específico de fontes para ter a aparência que tem. Quando esse documento é convertido para PDF sem incorporar essas fontes, o PDF torna-se dependente de o destinatário ter as mesmas fontes instaladas. Caso contrário, o visualizador de PDF substitui fontes diferentes, alterando a aparência do texto, as quebras de linha e, potencialmente, a contagem de páginas. A conversão de Word em PDF com todas as fontes incorporadas torna o documento independente. Cada formato de caractere necessário para exibir o documento corretamente viaja dentro do arquivo PDF. A exportação Word para PDF com incorporação completa de fontes é a diferença entre um PDF que parece igual em todos os lugares e outro que parece diferente em cada computador.
Como funciona a incorporação de fontes na exportação de PDF
Quando o Word exporta um documento para PDF com a incorporação de fontes habilitada, ele copia os arquivos do programa de fontes para o PDF. Cada fonte usada no documento é incluída na estrutura do arquivo PDF como um fluxo de fontes incorporado. O visualizador de PDF lê essas fontes incorporadas para renderizar o texto. O visualizador não precisa procurar as fontes instaladas no sistema porque as fontes já estão dentro do documento.
A incorporação de fontes pode ser completa ou em subconjunto. A incorporação completa inclui a fonte inteira, todos os caracteres em todos os estilos. Uma fonte totalmente incorporada adiciona o arquivo de fonte completo ao PDF. A incorporação de subconjunto inclui apenas os caracteres que são realmente usados no documento. Se o documento contiver apenas as letras de A a Z em Arial, o subconjunto incluirá apenas esses vinte e seis caracteres. A incorporação de subconjuntos produz arquivos PDF menores, mas pode causar problemas se o PDF for editado posteriormente para adicionar caracteres que não estavam no subconjunto original. A escolha de incorporação PDF Fonts afeta o tamanho do arquivo e a capacidade de edição futura.
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Configurando o Word para incorporação completa de fontes
Abra o documento do Word. Vá para Arquivo e depois Opções. Na seção Salvar, procure as configurações Preservar fidelidade ao compartilhar este documento. Marque a caixa rotulada Incorporar fontes no arquivo. Duas subopções aparecem. Desmarque Incorporar apenas os caracteres usados no documento para incorporar a fonte completa, não apenas o subconjunto. Marque Incorporar fontes comuns do sistema, mesmo que elas estejam disponíveis no sistema. Isso garante que até fontes como Arial e Times New Roman sejam incorporadas, o que é importante para a compatibilidade entre plataformas entre Windows e Mac.
Depois de definir essas configurações, salve primeiro o documento do Word. Em seguida, exporte para PDF usando Arquivo, Exportar, Criar PDF. A exportação de PDF usa as configurações de incorporação de fonte nas opções Salvar. Verifique a incorporação abrindo o PDF resultante e verificando a lista de fontes. No Adobe Acrobat, vá em Arquivo, Propriedades do Documento, Fontes. Cada fonte deve aparecer como Embedded ou Embedded Subset. Uma fonte exibida como Não incorporada não foi incluída na exportação. Volte ao Word e confirme as configurações de incorporação. WukongPDF suporta conversão de Word para PDF com incorporação de fonte ao processar documentos por meio da plataforma baseada em navegador.
Lidando com restrições de licenciamento de fontes
Nem todas as fontes podem ser incorporadas legalmente em um PDF. Os fornecedores de fontes definem permissões de incorporação no próprio arquivo de fonte. Uma fonte com permissão de incorporação instalável pode ser totalmente incorporada. Uma fonte com permissão de incorporação editável pode ser incorporada como um subconjunto. Uma fonte com permissão de incorporação para impressão e visualização não pode ser incorporada. O Word respeita essas permissões. Se uma fonte no seu documento tiver permissões de incorporação restritas, o Word não a incorporará, independentemente das suas configurações.
Para verificar se uma fonte pode ser incorporada, abra as propriedades do arquivo de fonte no Windows. Clique com o botão direito no arquivo de fonte, escolha Propriedades e observe a guia Detalhes. O campo de incorporação da fonte mostra o nível de permissão. Se uma fonte crítica não puder ser incorporada, você terá duas opções. Compre uma versão da fonte com direitos de incorporação mais amplos do fornecedor da fonte. Ou substitua a fonte do documento por uma fonte semelhante que permita a incorporação. O resultado visual PDF Export pode diferir ligeiramente com uma fonte de substituição, mas o documento será independente.
Verificando a incorporação de fontes em plataformas
Um PDF criado no Windows com fontes incorporadas deve ser exibido de forma idêntica no Mac, Linux, iOS e Android. Teste isso abrindo o PDF em pelo menos um dispositivo de uma plataforma diferente daquela onde foi criado. Verifique se todo o texto é exibido corretamente, sem substituições de fontes. Verifique se caracteres especiais, símbolos e scripts não latinos são renderizados corretamente.
Preste atenção especial às fontes que compartilham nomes entre plataformas, mas têm designs ligeiramente diferentes. Arial no Windows e Arial no Mac são semelhantes, mas não idênticas. Se o PDF depender do Arial do sistema em vez do Arial incorporado, a aparência do texto mudará sutilmente. A incorporação completa da fonte elimina essa ambigüidade. A fonte incorporada é a versão definitiva.
Solução de problemas de caracteres ausentes após exportação
Se o PDF mostrar quadrados em branco ou caracteres incorretos onde símbolos específicos deveriam aparecer, o subconjunto de fontes incorporadas não incluía esses caracteres. Este é o modo de falha mais comum de incorporação de subconjuntos. O documento original usava um símbolo que não estava incluído no subconjunto, talvez um caractere que foi adicionado em uma edição posterior após a configuração das configurações iniciais de exportação de PDF.
Exporte novamente o PDF com incorporação completa de fontes em vez de incorporação de subconjuntos. O tamanho maior do arquivo de incorporação completa é um preço pequeno a pagar pela renderização correta garantida. Se o tamanho do arquivo for uma preocupação, identifique os caracteres específicos que estão faltando e confirme se eles estão presentes no subconjunto incorporado antes da distribuição.
Incorporar todas as fontes em uma conversão de Word para PDF é uma alteração única na configuração que melhora permanentemente cada PDF que você cria. Os arquivos serão um pouco maiores, mas serão exibidos corretamente em todos os lugares, em todos os dispositivos, para todos os destinatários.
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