Você passou uma hora selecionando as fontes perfeitas para o seu documento do Word. Os títulos são definidos em uma sans-serif limpa. O corpo do texto é uma serifa legível. As legendas usam uma fonte condensada distinta. Você exporta para PDF, abre o resultado e as fontes cuidadosamente escolhidas são substituídas. Os títulos estão agora em Calibri. O corpo do texto é Times New Roman. As legendas não se parecem em nada com o que você projetou. O PDF converteu suas escolhas de fontes em substitutos genéricos e o documento parece um rascunho em vez de uma peça finalizada.
A fidelidade da fonte durante a conversão de Word para PDF é controlada por uma única configuração: incorporação de fonte. Quando as fontes são incorporadas, o PDF carrega uma cópia de cada formato de caractere usado no documento. Quando as fontes não estão incorporadas, o PDF faz referência à fonte pelo nome e depende do sistema operacional do visualizador para fornecer uma fonte correspondente. Se o visualizador não tiver a fonte instalada, ele a substituirá pela correspondência mais próxima disponível. Essa substituição é a razão pela qual seu documento parece diferente no computador de outra pessoa e no seu.
Por que a incorporação de fontes nem sempre é automática
O Word não incorpora todas as fontes por padrão por dois motivos. Primeiro, tamanho do arquivo. As fontes incorporadas adicionam os dados da fonte ao PDF, o que pode aumentar significativamente o tamanho do arquivo para grandes famílias de fontes com muitas variantes de caracteres. Um documento que usa uma fonte OpenType completa com milhares de glifos pode adicionar de 2 a 5 MB de dados de fonte incorporados ao PDF. Em segundo lugar, restrições de licenciamento. Algumas fontes comerciais possuem restrições de incorporação em suas licenças que impedem que os dados da fonte sejam incluídos em um PDF. O Word respeita esses sinalizadores de licenciamento e não incorporará uma fonte cuja incorporação seja proibida por sua licença.
Você pode verificar se uma fonte permite incorporação observando suas propriedades. No Windows, abra a pasta Fontes no Painel de Controle, clique com o botão direito no arquivo de fonte e selecione Propriedades. Procure o campo Capacidade de incorporação da fonte. Se disser "Instalável" ou "Editável" a fonte pode ser incorporada em um PDF sem restrições. Se aparecer "Visualizar/Imprimir" ou "Restrito" O Word não irá incorporá-lo. Se disser mais alguma coisa, o Word poderá incorporar apenas um subconjunto dos caracteres realmente usados no documento, o que geralmente é suficiente, mas pode causar problemas se alguém tentar editar o texto do PDF posteriormente.
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Como forçar a incorporação de fontes nas configurações de exportação de Word para PDF
No Microsoft Word, a configuração de incorporação de fontes está oculta nas opções de exportação de PDF. Vá para Arquivo, Salvar como e escolha PDF no menu suspenso de tipo de arquivo. Antes de clicar em Salvar, clique no botão Opções. Na caixa de diálogo Opções, na seção "Incluir informações não imprimíveis," marque a caixa rotulada "Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A)." Isso força o Word a incorporar todas as fontes usadas no documento. A conformidade com PDF/A requer a incorporação de fontes, portanto, selecionar esta opção garante que todos os caracteres da fonte sejam incluídos no arquivo de saída.
Existe uma compensação. A conformidade com PDF/A também desativa alguns recursos interativos, como JavaScript e hiperlinks externos. Se o seu documento depende desses recursos, não use a opção PDF/A. Em vez disso, confie no comportamento de incorporação de fonte padrão, que incorpora fontes TrueType e OpenType quando seu licenciamento permitir, e verifique manualmente se todas as fontes personalizadas que você comprou ou baixou são compatíveis com a incorporação antes de projetar seu documento em torno delas. Uma fonte que não pode ser incorporada não deve ser a fonte principal em um documento destinado à distribuição em PDF. Escolha uma alternativa incorporável.
Verificando se as fontes sobreviveram à exportação
Após exportar para PDF, abra o arquivo e verifique as fontes. No Adobe Acrobat, vá para Arquivo, Propriedades e selecione a guia Fontes. A lista mostra todas as fontes referenciadas no documento. Ao lado de cada nome de fonte, procure o texto "Incorporado" ou "Subconjunto incorporado". "Incorporado" significa que a fonte completa está incluída. "Subconjunto incorporado" significa que apenas os caracteres realmente usados no documento são incluídos, o que geralmente é suficiente. Se uma fonte não mostrar nenhum rótulo, ela não será incorporada. O PDF faz referência a ele pelo nome e depende do visualizador para fornecê-lo. Esta é a fonte que será substituída nos computadores que não a possuem instalada.
A guia Fontes também mostra a codificação de cada fonte. Se uma fonte mostrar uma codificação personalizada em vez de Identity-H, a fonte poderá não ser exibida corretamente em todos os sistemas. Identity-H é a codificação padrão para PDFs modernos e indica que a fonte usa mapeamento de caracteres Unicode padrão. As codificações personalizadas podem fazer com que os caracteres apareçam como glifos diferentes em sistemas diferentes porque o mapeamento entre códigos de caracteres e glifos não é padronizado.
Na ferramenta PDF Export de WukongPDF, a verificação de incorporação de fontes é incorporada à visualização da exportação. Depois de carregar um documento do Word e convertê-lo, a visualização mostra um relatório de fontes listando todas as fontes na saída e seu status de incorporação. As fontes sinalizadas como não incorporadas podem ser tratadas antes de finalizar a exportação, ajustando as configurações de conversão ou substituindo as fontes problemáticas no documento de origem.
Usando fontes padrão como estratégia de compatibilidade universal
A maneira mais segura de evitar problemas de fonte em PDFs é usar fontes instaladas em praticamente todos os computadores. As fontes PDF base 14 estão garantidamente disponíveis em todos os visualizadores de PDF: Times New Roman, Helvetica, Courier e Symbol em suas variantes regular, negrito, itálico e negrito-itálico. Um documento definido inteiramente com essas fontes será exibido de forma idêntica em todos os dispositivos, sem necessidade de incorporação de fontes. A compensação é a variedade tipográfica limitada. Essas são fontes robustas, não são opções de design avançado, mas para documentos onde a renderização confiável é mais importante do que a distinção visual, elas são a opção mais segura disponível.
Para documentos que precisam de mais personalidade tipográfica, escolha fontes da biblioteca Google Fonts. As fontes do Google são de código aberto e não têm restrições de incorporação. Eles podem ser incorporados livremente em qualquer PDF. Um documento projetado com fontes do Google como Open Sans, Lora ou Montserrat pode ser exportado com incorporação completa de fontes, garantindo uma renderização consistente e oferecendo muito mais flexibilidade de design do que a base 14. As PDF Fonts que você escolher definem a identidade visual do documento. A escolha de fontes incorporáveis garante que a identidade sobreviva à jornada do seu computador até cada destinatário.
Uma etapa prática de solução de problemas quando uma fonte específica se recusa a ser incorporada: abra a pasta Fontes no Painel de Controle do Windows ou o aplicativo Catálogo de Fontes no Mac, encontre a fonte problemática e verifique suas propriedades. Algumas fontes possuem uma opção "Visualizar/Imprimir" sinalizador de incorporação definido pelo designer da fonte. Este sinalizador informa aos aplicativos que a fonte pode ser usada para exibição na tela e impressão na máquina do criador, mas não pode ser incorporada em um documento para distribuição. Se uma fonte tiver esse sinalizador e você precisar dela em um PDF, você terá três opções. Contate o fornecedor de fontes para obter uma licença que permita a incorporação, normalmente uma licença comercial para desktop em vez de uma licença para uso pessoal. Substitua uma fonte incorporável que seja visualmente semelhante, como usar Adobe Garamond Pro em vez de uma variante restrita do Garamond. Ou converta o texto usando essa fonte em contornos em um programa de edição vetorial, que transforma as formas das letras no PDF como caminhos em vez de texto, preservando a aparência visual ao custo de tornar o texto inpesquisável e não selecionável. O caminho de conversão do esboço é apropriado para logotipos e títulos curtos. Não é prático para corpo de texto porque torna o texto inacessível para pesquisa e leitores de tela.
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