Po zapisaniu dokumentu w formacie PDF możesz zauważyć opcje oznaczone jako PDF/A, PDF/X lub PDF/E. Jeśli nie zajmujesz się drukiem, inżynierią ani archiwizacją, te akronimy prawdopodobnie nic dla Ciebie nie znaczą. Jeśli jednak składasz dokument do sądu, agencji rządowej, drukarni komercyjnej lub archiwum akademickiego, być może powiedziano Ci, że Twoje akta muszą być zgodne z jednym z tych standardów. Wybranie niewłaściwego formatu może oznaczać, że Twój dokument zostanie odrzucony, zanim ktokolwiek przeczyta choćby jedno słowo.
Wszystkie te trzy standardy stanowią podzbiory specyfikacji ISO PDF, każdy zaprojektowany dla konkretnego przypadku zastosowania w branży. Mają to samo rozszerzenie pliku .pdf, ale narzucają różne zasady dotyczące zawartości pliku. Zrozumienie różnic pomoże Ci wybrać właściwą i uniknąć najczęstszych przyczyn odrzucenia.
PDF/A: Stworzony do długoterminowej archiwizacji i ochrony prawnej
PDF/A, gdzie A oznacza Archiwum, ma na celu zapewnienie, że dokument po otwarciu za 20 lat będzie wyglądał dokładnie tak samo, jak dzisiaj. Osiąga to poprzez zakazanie funkcji, które z czasem mogą się zepsuć. Plik PDF/A nie może zawierać zewnętrznych odniesień do czcionek, co oznacza, że wszystkie czcionki muszą być w pełni osadzone. Nie może zawierać plików JavaScript, plików audio, wideo ani plików wykonywalnych, które zależą od oprogramowania, które może nie istnieć w przyszłości. Nie może zawierać treści zaszyfrowanych ani chronionych hasłem. Nie może odwoływać się do zasobów zewnętrznych, takich jak obrazy ładowane z adresu URL. Wszystko, co dokument musi się wyświetlić, musi znajdować się w pliku.
Najpopularniejszą obecnie używaną wersją jest PDF/A-2, znormalizowany zgodnie z normą ISO 19005-2. Nowsza wersja, PDF/A-4, została opublikowana w 2020 roku i obsługuje nowoczesne funkcje, takie jak kompresja i przezroczystość JPEG2000, przy jednoczesnym zachowaniu gwarancji archiwizacji. Większość sądów, agencji rządowych i archiwów instytucjonalnych określa format PDF/A, ponieważ daje im to pewność, że dokument przetrwa zmiany technologiczne. Kiedy urzędnik sądowy poprosi o „plik zgodny z formatem PDF/A”, proszą o samodzielny dokument z osadzonymi wszystkimi czcionkami, bez szyfrowania i bez elementów dynamicznych lub interaktywnych.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
PDF/X: Stworzony z myślą o profesjonalnym drukowaniu i przygotowaniu do druku
PDF/X, gdzie X oznacza eXchange, to standard dla profesjonalnych drukarni. Gdy wysyłasz plik do drukarki komercyjnej w celu przekształcenia go w wizytówki, broszury, książki lub opakowanie, drukarka oczekuje pliku PDF/X. Norma ta rozwiązuje specyficzny zestaw problemów pojawiających się przy przejściu od projektowania ekranu do fizycznego atramentu na papierze.
PDF/X wymaga osadzenia wszystkich czcionek. Wymaga, aby wszystkie obrazy używały kolorów CMYK lub kolorów dodatkowych, a nie RGB, ponieważ prasy drukarskie mieszają atramenty cyjan, magenta, żółty i czarny, a nie światło czerwone, zielone i niebieskie. Wymaga, aby plik określał zamierzony stan wyjściowy, zasadniczo informując drukarkę, dla jakiego rodzaju papieru i atramentu projekt został skalibrowany. Może również wymagać znaków przycięcia, obszarów spadów i pasków kolorów, czyli oznaczeń technicznych, które kierują procesami cięcia i kontroli jakości w prasie drukarskiej.
Najpowszechniej stosowaną wersją jest PDF/X-4, znormalizowany zgodnie z ISO 15930-7. Obsługuje przezroczystość, której nie obsługują starsze wersje, takie jak PDF/X-1a. Jeśli drukarnia każe Ci „wysłać plik PDF/X-4”, potrzebują dokumentu, w którym wszystkie obrazy mają odpowiednią przestrzeń kolorów, są uwzględnione wszystkie czcionki, a specyfikacje spadu i przycinania są jasno określone. Wysyłanie zwykłego pliku PDF zawierającego obrazy RGB lub brakujące czcionki to jedna z najczęstszych przyczyn opóźnienia lub odrzucenia zadań drukowania.
PDF/E: Stworzony dla dokumentacji inżynieryjnej i technicznej
PDF/E, gdzie E oznacza inżynierię, jest znormalizowany jako ISO 24517 i jest najrzadziej spotykanym z trzech. Został stworzony specjalnie do procesów inżynierskich: planów architektonicznych, rysunków CAD, specyfikacji produkcyjnych i danych geoprzestrzennych. Dokumenty te mają unikalne wymagania, z którymi nie radzą sobie dobrze formaty PDF ogólnego przeznaczenia.
Inżynierskie pliki PDF często zawierają grafikę wektorową w ogromnych skalach, na przykład plan piętra budynku narysowany w skali 1:1, gdzie strona reprezentuje 100 metrów przestrzeni fizycznej. PDF/E natywnie obsługuje duże przestrzenie współrzędnych. Obsługuje również warstwy, których inżynierowie używają do oddzielania przewodów elektrycznych od wodno-kanalizacyjnych od elementów konstrukcyjnych na tym samym rysunku. Obsługuje interaktywne modele 3D, które architekci i projektanci produktów osadzają, aby umożliwić recenzentom obracanie i sprawdzanie projektu w przeglądarce plików PDF. Jeśli w Twojej pracy nie wykorzystujesz danych CAD, BIM ani GIS, prawie na pewno nie potrzebujesz pliku PDF/E. Jeśli jednak klient lub wykonawca z branży inżynieryjnej o to poprosi, prosi o plik, który zachowuje zdolność do mierzenia, nakładania warstw i interakcji z treścią techniczną na poziomie precyzji wymaganej przez ich pracę.
Jak porównać trzy standardy
| Funkcja | PDF/A (archiwum) | PDF/X (Drukuj) | PDF/E (Inżynieria) |
|---|---|---|---|
| Podstawowe zastosowanie | Konserwacja długoterminowa | Druk komercyjny | CAD i dokumentacja techniczna |
| Osadzanie czcionek | Wymagany | Wymagany | Wymagany |
| Szyfrowanie | Zabroniony | Dozwolony | Dozwolony |
| JavaScript | Zabroniony | Zabroniony | Dozwolony |
| Przestrzeń kolorów | Dowolny (samodzielny) | Tylko CMYK lub spot | Dowolne, łącznie ze spotem |
| Przezroczystość | PDF/A-2+: dozwolone | PDF/X-4: dozwolone | Utrzymany |
| Modele 3D | Zabroniony | Zabroniony | Utrzymany |
| Norma ISO | 19005 | 15930 | 24517 |
| Powszechnie wymagane przez | Sądy, archiwa, rząd | Drukarki komercyjne | Firmy inżynieryjne |
Którego faktycznie potrzebujesz
W zdecydowanej większości codziennego użytku Format PDF żaden z tych standardów nie jest konieczny. Zwykły plik PDF utworzony w programie Word, Dokumentach Google lub funkcji Drukuj do formatu PDF w przeglądarce jest całkowicie odpowiedni do wysyłania dokumentu pocztą elektroniczną, udostępniania raportu lub publikowania pliku w Internecie. Specjalistyczne formaty PDF Standard istnieją w sytuacjach, w których wymagania odbiorcy wykraczają poza zwykłe przeglądanie dokumentu na ekranie.
Jeśli sąd, agencja rządowa lub archiwum instytucjonalne poprosi o plik PDF, zapytaj, czy wymaga pliku PDF/A. Jeśli tak, użyj opcji eksportu do formatu PDF/A-2 lub PDF/A-4 w oprogramowaniu do tworzenia plików PDF. Większość nowoczesnych narzędzi PDF, w tym WukongPDF, umożliwia konwersję istniejącego pliku PDF do formatu PDF/A. Konwersja osadza czcionki, usuwa zabronione elementy, takie jak JavaScript i odniesienia zewnętrzne, oraz sprawdza zgodność ze standardem.
Jeśli drukarnia komercyjna poprosi o plik, zapytaj, którą wersję PDF/X preferuje i czy chce uwzględnić znaczniki przycięcia i spad. Nie zgaduj. Drukarki mają określone przepływy pracy, a wysyłanie niewłaściwego formatu marnuje ich czas i Twój. Jeśli firma inżynieryjna lub architekt poprosi o plik „PDF/E” lub po prostu „plik PDF zgodny z CAD”; sprawdź, czy potrzebują obsługi warstw, osadzania modelu 3D lub określonej kalibracji skali. Są to standardowe funkcje PDF/E, ale nie PDF/A ani PDF/X.
Większość ludzi zetknie się z tymi standardami zaledwie kilka razy w swojej karierze. Ale kiedy już je spotkasz, ustawienie odpowiedniego formatu nie jest opcjonalne. Dokument albo jest zgodny, albo zostaje odrzucony. Wiedza o tym, jakiego standardu użyć, pozwala uniknąć frustracji związanej z odesłaniem zgłoszenia z zwięzłą notatką o niezgodności.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.