PDF/A jest podzbiorem formatu PDF zaprojektowanym specjalnie do długoterminowej archiwizacji. „A” oznacza archiwum. Plik PDF/A to prawidłowy plik PDF, który podlega dodatkowym zasadom zapewniającym, że pozostanie czytelny i niezależny przez czas nieokreślony — niezależnie od zewnętrznego oprogramowania, czcionek lub profili kolorów, które mogą nie istnieć w przyszłości.
Co zwykły PDF może zawierać, czego PDF/A nie może
Standardowy plik PDF może odwoływać się do czcionek bez ich osadzania, opierając się na tym, że przeglądarka znajdzie pasującą czcionkę w systemie użytkownika. Może zawierać JavaScript uruchamiany po otwarciu dokumentu. Może osadzać audio i wideo. Może zawierać linki do zewnętrznych adresów URL i plików zewnętrznych. Może używać szyfrowania. Wszystkie te rzeczy tworzą zależności od środowiska, w którym przeglądany jest plik PDF — jeśli czcionka wyjdzie z dystrybucji, zmieni się zachowanie JavaScript lub przeniesie się zasób zewnętrzny, PDF może nie być wyświetlany poprawnie.
PDF/A zabrania tego wszystkiego. Czcionki muszą być całkowicie osadzone. Bez JavaScript, bez dźwięku, bez wideo, bez linków zewnętrznych, bez szyfrowania. Przestrzenie kolorów należy zdefiniować za pomocą osadzonych profili ICC. Dokument musi być całkowicie samodzielny — wszystko, co potrzebne do jego prawidłowego renderowania, znajduje się w samym pliku. Gwarantuje to, że plik PDF/A otwarty za pięćdziesiąt lat, kiedy połowa czcionek, do których mógł się odnosić, już nie będzie istnieć, nadal będzie wyglądał dokładnie tak, jak zamierzono.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Różne warianty PDF/A
PDF/A ewoluował w kilku wersjach. PDF/A-1 (wydany w 2005 r.) jest najbardziej restrykcyjny — bez przezroczystości, bez kompresji JPEG2000, ograniczone zarządzanie kolorami. PDF/A-2 (2011) dodał obsługę przezroczystości, JPEG2000 i bardziej wyrafinowanego zarządzania kolorami, dzięki czemu jest kompatybilny z nowoczesnymi procesami projektowania. PDF/A-3 (2012) rozszerzył PDF/A-2, aby umożliwić osadzanie dowolnych formatów plików w kontenerze PDF — przydatne w przypadku dokumentów hybrydowych, takich jak e-faktury, które osadzają dane XML obok czytelnej dla człowieka strony PDF.
Każda wersja ma również poziomy zgodności: „b” (podstawowy) zapewnia wizualną odtwarzalność, „a” (dostępny) dodaje oznaczoną strukturę zapewniającą dostępność, a „u” (Unicode) zapewnia odwzorowanie tekstu w formacie Unicode w celu niezawodnej ekstrakcji. PDF/A-2b jest najczęściej używany do ogólnej archiwizacji dokumentów — jest bardziej elastyczny niż PDF/A-1b, a jednocześnie spełnia wymagania większości standardów archiwalnych.
Kiedy wymagany jest PDF/A
Agencje rządowe, sądy, instytucje opieki zdrowotnej, organy nadzoru finansowego i wiele dużych korporacji określają format PDF/A w przypadku dokumentacji, która musi być przechowywana przez lata lub dziesięciolecia. W UE wiele portali rządowych wymaga PDF/A w przypadku oficjalnych zgłoszeń. ISO 32000 (specyfikacja PDF) i różne krajowe standardy archiwizacji wyraźnie odwołują się do PDF/A. Jeśli rozporządzenie, umowa lub instytucja określa plik PDF/A do przesłania, zwykle oznacza to PDF/A-1b lub PDF/A-2b — sprawdź dokładne wymagania, zamiast zakładać, że jakakolwiek wersja je spełnia.
W przypadku archiwizacji dokumentów osobistych — przechowywania czystej kopii umowy najmu, zeznania podatkowego, dyplomu — zwykły plik PDF sprawdza się w praktyce. PDF/A ma znaczenie przede wszystkim w kontekście instytucjonalnym, gdzie wyraźnie wymagana jest zgodność ze standardami archiwalnymi.
Otwieranie i praca z plikami PDF/A
Pliki PDF/A otwierają się w dowolnej przeglądarce PDF — są to prawidłowe pliki PDF. Program Adobe Reader wyświetla niebieski pasek u góry pliku PDF/A, wskazując, że jest on w trybie archiwalnym i sugerując, aby go nie modyfikować. Możesz czytać, wyszukiwać, kopiować tekst i drukować z pliku PDF/A dokładnie tak samo, jak ze zwykłego pliku PDF. Ograniczenie dotyczy modyfikacji: zmiana pliku PDF/A w sposób naruszający ograniczenia archiwalne powoduje jego konwersję na niezgodny plik PDF, o czym ostrzegają niektóre narzędzia.
Jeśli musisz zasadniczo edytować plik PDF/A, typowy przepływ pracy polega na przekonwertowaniu go na zwykły plik PDF (usunięcie ograniczeń PDF/A), dokonaniu zmian, a następnie ponownej konwersji do PDF/A, jeśli konieczne jest zachowanie oznaczenia archiwalnego. Adobe Acrobat Pro sobie z tym radzi; narzędzie PDF Converter może również usunąć metadane PDF/A, aby umożliwić edycję, chociaż usunięcie oznaczenia archiwalnego oznacza, że wynikowy plik nie spełnia już standardów archiwalnych.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.