PDF/A to format archiwalny zgodny ze standardem ISO, zaprojektowany tak, aby zapewnić czytelność dokumentów za kilkadziesiąt lat, bez konieczności korzystania z określonego oprogramowania lub zasobów zewnętrznych. Konwersja zwykłego pliku PDF na PDF/A jest operacją zapewniającą zgodność — konwerter sprawdza, co zawiera plik, usuwa lub dostosowuje wszystko, co narusza standard, i tworzy samodzielną wersję archiwalną.
Co faktycznie wymaga PDF/A
PDF/A nakłada ograniczenia, których nie mają zwykłe pliki PDF. Wszystkie czcionki muszą być w pełni osadzone — nie tylko podzbiór, ale kompletne dane czcionki. Treści zewnętrzne są zabronione: żadnych linków do plików zewnętrznych, żadnego osadzonego audio lub wideo, żadnego JavaScript, żadnego szyfrowania. Przestrzenie kolorów należy definiować za pomocą osadzonych profili ICC, a nie polegać na ich interpretacji przez urządzenie wyjściowe. Metadane muszą spełniać określone standardy. Plik PDF/A jest całkowicie samodzielny i samoopisujący.
Istnieje kilka wariantów PDF/A: PDF/A-1 (oryginalny, najbardziej restrykcyjny), PDF/A-2 (umożliwia przezroczystość i kompresję JPEG2000) oraz PDF/A-3 (dodaje obsługę osadzonych plików w dowolnym formacie, przydatnych do osadzania danych faktury XML obok faktury czytelnej dla człowieka). Docelowa wersja zależy od wymagań — archiwizacja prawna i rządowa często określa PDF/A-1b lub PDF/A-2b. W razie wątpliwości dobrym rozwiązaniem domyślnym jest PDF/A-2b, które obsługuje większość współczesnych dokumentów bez ścisłych ograniczeń PDF/A-1.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konwersja za pomocą programu Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro zapewnia najdokładniejszą konwersję PDF/A. Przejdź do Plik → Zapisz jako → PDF/A, wybierz poziom zgodności (PDF/A-1b, PDF/A-2b itp.) i zapisz. Acrobat przeprowadza kontrolę wstępną, zaznacza wszystko, czego nie można automatycznie przekonwertować, i raportuje, jakie zmiany zostały wprowadzone. W przypadku problemów, których nie można rozwiązać automatycznie — niektórych wbudowanych multimediów, szyfrowania sprzecznego ze standardem — informuje, co uniemożliwia zgodność i co należy zmienić.
Narzędzie kontroli wstępnej programu Acrobat (Narzędzia → Produkcja poligraficzna → Inspekcja wstępna) zapewnia jeszcze bardziej szczegółową kontrolę. Możesz najpierw sprawdzić zgodność z plikiem PDF/A, aby zobaczyć pełną listę problemów przed podjęciem decyzji o konwersji, a następnie zdecydować, czy rozwiązać je indywidualnie, czy pozwolić programowi Acrobat zająć się nimi automatycznie.
Konwersja bez programu Acrobat
Kilka narzędzi obsługuje konwersję PDF/A bez subskrypcji programu Acrobat. Ghostscript, darmowy procesor PDF o otwartym kodzie źródłowym, konwertuje do PDF/A za pomocą wiersza poleceń: odpowiednie flagi to -dPDFA=2 i -dPDFACompatibilityPolicy=1. Jest to niezawodne rozwiązanie, ale wymaga wygody korzystania z narzędzi wiersza poleceń. Aby uprościć podejście, LibreOffice może eksportować dokumenty bezpośrednio do PDF/A — w oknie dialogowym eksportu zaznacz opcję „PDF/A-1a”; opcję na karcie Ogólne.
Istnieją konwertery oparte na przeglądarce umożliwiające konwersję PDF/A, ale różnią się one jakością. Niektórzy zmieniają jedynie nagłówek metadanych pliku, aby zapewnić zgodność z PDF/A, bez faktycznego naprawienia podstawowych problemów — plik, który nie przejdzie prawidłowej kontroli zgodności, nadal nie powiedzie się po tego rodzaju konwersji. Aby zapewnić rzeczywistą zgodność z PDF/A, która spełni wymagania archiwisty lub rządu, program Acrobat lub Ghostscript jest bardziej niezawodny niż narzędzie przeglądarki.
Weryfikacja zgodności PDF/A
Po konwersji sprawdź, czy plik rzeczywiście spełnia standardy, a nie tylko zakładaj, że konwersja zadziałała. Program Adobe Reader wyświetla niebieski pasek u góry pliku PDF/A po jego otwarciu, wskazując, że dokument jest w trybie PDF/A. Aby przeprowadzić dokładniejszą kontrolę, bezpłatne narzędzie online veraPDF szczegółowo sprawdza zgodność z PDF/A — prześlij plik, a wyświetli się raport, jaki poziom zgodności spełnia, oraz lista wszelkich pozostałych problemów.
Przesyłając pliki PDF/A w celu zapewnienia zgodności z konkretnymi przepisami lub do konkretnej instytucji, zawsze sprawdź, jakiego poziomu PDF/A wymagają i sprawdź, czy Twoje dane wyjściowe odpowiadają dokładnie temu poziomowi. PDF/A-2b i PDF/A-1b to nie to samo, a zgłoszenie wymagające PDF/A-1b nie zostanie zaspokojone przez plik PDF/A-2b, mimo że ten drugi ma większe możliwości techniczne.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.