Co to jest PDF/A i dlaczego został utworzony
PDF/A to wersja formatu PDF zaprojektowana specjalnie do długoterminowego przechowywania dokumentów. Litera A oznacza Archiwum. Plik PDF/A jest samowystarczalny. Wszystkie czcionki są osadzone. Wszystkie kolory są zdefiniowane w przestrzeni kolorów niezależnej od urządzenia. Nie istnieją żadne odniesienia zewnętrzne. Dokument jest kompletnym, samodzielnym pakietem, którego prawidłowe renderowanie nie jest zależne od żadnych zasobów zewnętrznych.
PDF/A eliminuje zależności zewnętrzne, aby zapewnić czytelność dokumentu dziesiątki lat po jego utworzeniu.
Niezależność formatu PDF/A jest zarówno jego największą zaletą, jak i przyczyną większego rozmiaru pliku.
Norma PDF dotycząca archiwizacji została opracowana, ponieważ organizacje gromadziły miliony plików PDF bez gwarancji, że dokumenty pozostaną czytelne przez dziesięciolecia. Utworzony dzisiaj plik PDF może opierać się na czcionkach zainstalowanych na komputerze twórcy, profilach kolorów specyficznych dla konkretnej drukarki lub na zawartości zewnętrznej połączonej z Internetem. Zależności te mogą nie istnieć za 20 lub 50 lat. PDF/A eliminuje wszelkie zależności zewnętrzne.
Specyfikacja archiwizacji PDF Format wymusza wymagania, które czynią dokument niezależnym od środowiska jego tworzenia. Szyfrowanie jest zabronione, ponieważ zaszyfrowane dokumenty wymagają kluczy, które mogą zostać utracone. Odniesienia do treści zewnętrznych są zabronione, ponieważ treści, do których się one odnoszą, mogą zniknąć. JavaScript i zawartość wykonywalna są zabronione, ponieważ przyszłe przeglądarki mogą ich nie obsługiwać. Zakazy te zapewniają niezależność dokumentu.
Rządy, sądy, biblioteki i branże regulowane przyjęły format PDF/A jako wymagany format przesyłania i archiwizowania dokumentów. Kiedy Archiwum Narodowe Stanów Zjednoczonych uzyskuje dostęp do dokumentów elektronicznych, wymaga to formatu PDF/A. Kiedy sądy europejskie przyjmują zgłoszenia elektroniczne, określają format PDF/A. Format ten stał się światowym standardem dla dokumentów, które muszą przetrwać pokolenia technologiczne.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Kluczowe różnice pomiędzy standardowym plikiem PDF a PDF/A
Standardowy plik PDF może odwoływać się do czcionek zewnętrznych, które są zainstalowane na komputerze twórcy, ale nie są osadzone w pliku. Plik PDF/A musi zawierać wszystkie czcionki użyte w dokumencie. To wymaganie dotyczące osadzania gwarantuje, że tekst będzie poprawnie renderowany w każdym przyszłym systemie, niezależnie od zainstalowanych czcionek.
Standardowy plik PDF może zawierać JavaScript, pola formularzy obliczające wartości, treści multimedialne i elementy interaktywne. Plik PDF/A zabrania zawartości wykonywalnej. JavaScript jest niedozwolony. Multimedia nie są dozwolone. Dokument musi być statyczny i samodzielny. Zakaz ten gwarantuje, że przyszli widzowie nie będą musieli obsługiwać funkcji skryptowych ani multimedialnych, które mogą nie istnieć w przyszłości archiwalnej.
Standardowy plik PDF może odwoływać się do obrazów zewnętrznych, powiązanych treści i zasobów online. Plik PDF/A musi zawierać całą zawartość pliku. Żadne odniesienia zewnętrzne nie są dozwolone. Każdy obraz, grafika i treść muszą być osadzone. Ta samowystarczalność gwarantuje, że dokument nie jest zależny od ciągłej dostępności jakichkolwiek zasobów zewnętrznych.
Standardowy plik PDF może korzystać z szyfrowania i ochrony hasłem. Plik PDF/A zabrania szyfrowania. Zaszyfrowanego dokumentu nie można otworzyć bez klucza lub hasła, które z czasem mogą zostać utracone. Niezaszyfrowany dokument można zawsze otworzyć, zachowując dostęp do treści dla przyszłych pokoleń.
Standardowy plik PDF może wykorzystywać przestrzenie kolorów zależne od urządzenia, które zależą od określonych właściwości drukarki lub wyświetlacza. Plik PDF/A wymaga specyfikacji kolorów niezależnych od urządzenia. Kolory muszą być zdefiniowane w sposób niezależny od konkretnego urządzenia wyjściowego. Ta niezależność kolorów zapewnia spójne renderowanie na różnych wyświetlaczach i drukarkach.
Kiedy używać formatu PDF/A i kiedy wystarczy standardowy plik PDF
Używaj formatu PDF/A w przypadku dokumentów, które muszą pozostać czytelne przez wiele lat lub dziesięcioleci. Dokumenty prawne, rejestry rządowe, dane z badań naukowych, archiwa korporacyjne i dokumenty historyczne – wszystkie korzystają z formatu PDF/A. Niewielki dodatkowy wysiłek związany z konwersją do formatu PDF/A podczas tworzenia jest uzasadniony zapewnieniem długoterminowej czytelności.
W przypadku dokumentów, które nie wymagają długoterminowego przechowywania, należy używać standardowego pliku PDF. Wersja robocza raportu przekazywana dzisiaj do recenzji i odrzucana w przyszłym tygodniu nie wymaga formatu PDF/A.
Prezentacja udostępniana na nadchodzące spotkanie nie wymaga formatu PDF/A. W przypadku dokumentów o krótkim cyklu życia wystarczający jest standardowy format PDF.
Użyj formatu PDF/A w przypadku każdego dokumentu, którego przesłanie jest wymagane na mocy przepisów lub umowy w formacie archiwalnym. Sprawdź wymagania dotyczące składania wniosków organizacji przyjmującej. Jeśli określą PDF/A, prześlij w formacie PDF/A. Przesłanie w standardowym formacie PDF, jeśli wymagany jest plik PDF/A, spowoduje odrzucenie.
Użyj standardowego pliku PDF, jeśli dokument zawiera funkcje, których PDF/A zabrania, a te funkcje są istotne dla celu dokumentu. Interaktywny formularz, który muszą wypełnić odbiorcy, nie może być w formacie PDF/A. Prezentacja multimedialna z osadzonym wideo nie może być w formacie PDF/A. Jeśli konieczne są funkcje interaktywne, użyj standardowego pliku PDF i zaakceptuj fakt, że dokument nie jest zoptymalizowany pod kątem długoterminowego przechowywania.
Jak przekonwertować standardowy plik PDF na format PDF/A
Adobe Acrobat Pro umożliwia konwersję plików PDF/A. Otwórz plik PDF, wybierz narzędzie PDF/A z panelu Produkcja poligraficzna lub Standardy i wybierz potrzebną wersję PDF/A. Acrobat analizuje dokument pod kątem zgodności, zgłasza wszelkie problemy i konwertuje dokument po rozwiązaniu wszystkich problemów.
Większość edytorów tekstu i aplikacji biurowych umożliwia eksport bezpośrednio do formatu PDF/A. W programie Microsoft Word opcje Zapisz jako PDF obejmują pole wyboru Zgodność z formatem PDF/A. W LibreOffice okno dialogowe eksportu PDF zawiera opcję PDF/A. Eksportowanie bezpośrednio do pliku PDF/A z aplikacji źródłowej jest najbardziej niezawodną metodą, ponieważ aplikacja może od samego początku zapewnić zgodność.
Narzędzia do konwersji WukongPDF umożliwiają konwersję standardowych plików PDF do formatu PDF/A za pośrednictwem dowolnej przeglądarki.
Prześlij plik PDF, wybierz opcję konwersji PDF/A i pobierz zgodny dokument. Podejście oparte na przeglądarce umożliwia konwersję plików PDF/A bez konieczności zakupu profesjonalnego oprogramowania.
Po konwersji do formatu PDF/A sprawdź, czy konwersja przebiegła pomyślnie. Większość przeglądarek PDF wyświetla stan zgodności z PDF/A we właściwościach dokumentu. Otwórz przekonwertowany plik PDF i sprawdź, czy został zidentyfikowany jako zgodny z formatem PDF/A. Sprawdź, czy cała zawartość, w tym obrazy i czcionki, jest poprawnie renderowana. Konwersja nie powinna zmieniać wyglądu dokumentu.
Standard PDF/A ewoluował w kilku wersjach. PDF/A-1 jest oparty na formacie PDF 1.4 i jest najszerzej obsługiwanym formatem archiwalnym. PDF/A-2 jest oparty na formacie PDF 1.7 i dodaje obsługę kompresji i efektów przezroczystości JPEG 2000. PDF/A-3 bazuje na formacie PDF 1.7 i pozwala na włączenie do pakietu archiwalnego plików osadzonych w innych formatach, np. oryginalnego dokumentu źródłowego.
W przypadku dokumentów, które zostaną przesłane do sądów lub agencji rządowych, przed konwersją sprawdź wymaganą wersję PDF/A. Przesłanie pliku PDF/A-3, gdy system odbierający oczekuje pliku PDF/A-1, spowoduje odrzucenie. Większość systemów akceptuje format PDF/A-1 lub PDF/A-2. PDF/A-3 jest rzadziej wymagany i powinien być używany tylko na specjalne żądanie.
Konwersja do formatu PDF/A może mieć wpływ na wygląd dokumentu, jeśli oryginalny plik PDF korzysta z funkcji zabronionych przez format PDF/A. Efekty przezroczystości mogą zostać spłaszczone. Przestrzenie kolorów można konwertować. Czcionki, których nie można osadzić, można zastąpić. Po konwersji dokładnie przejrzyj plik PDF/A, aby upewnić się, że zmiany wizualne są akceptowalne.
Narzędzia do sprawdzania poprawności PDF/A mogą sprawdzić, czy plik PDF spełnia wymagania zgodności z PDF/A. Narzędzia te zgłaszają określone problemy ze zgodnością, takie jak nieosadzone czcionki lub nieobsługiwane przestrzenie kolorów. Uruchomienie sprawdzania poprawności przed przesłaniem dokumentu PDF/A wykryje problemy ze zgodnością, które mogłyby spowodować odrzucenie.
Długoterminową wartość formatu PDF/A potwierdzają dokumenty utworzone dziesiątki lat temu, które można dziś odczytać. Dokument PDF/A utworzony w 2010 roku otwiera się poprawnie w każdej nowoczesnej przeglądarce plików PDF. Standardowy plik PDF z tej samej epoki może otwierać się poprawnie lub nie, w zależności od tego, jak został utworzony i jakich funkcji użył.
W przypadku organizacji planujących projekty digitalizacji dokumentów na dużą skalę formatem wyjściowym powinien być PDF/A. Skanowanie dokumentów papierowych do formatu PDF/A gwarantuje, że wersje cyfrowe pozostaną dostępne przez cały wymagany okres przechowywania, który w przypadku wielu dokumentów rządowych i prawnych liczony jest w dziesięcioleciach.
W przypadku dokumentów, które łączą standardowe strony PDF z wymaganiami PDF/A, zastanów się, czy cały dokument musi być w formacie PDF/A. Standard archiwalny można zastosować do określonych stron lub sekcji, pozostawiając inne strony w standardowym formacie PDF, chociaż to mieszane podejście jest niezwykłe.
Proces konwersji PDF/A może zwiększyć rozmiar pliku, ponieważ muszą zostać osadzone wszystkie czcionki i profile kolorów. Standardowy plik PDF odwołujący się do czcionek systemowych jest mniejszy niż ten sam dokument przekonwertowany do formatu PDF/A z całkowicie osadzonymi wszystkimi czcionkami. Zwiększenie rozmiaru pliku to koszt samowystarczalności.
Organizacje obsługujące zarówno standardowe, jak i archiwalne pliki PDF powinny opracować jasne konwencje nazewnictwa odróżniające te dwa formaty. Nazwa pliku zawierająca wskaźnik PDF/A informuje przyszłych użytkowników, że dokument został przygotowany do archiwizacji i należy go odpowiednio traktować.
W przypadku organizacji opracowujących strategie zarządzania dokumentami zrozumienie różnicy między plikami PDF i PDF/A pomaga w podjęciu decyzji o tym, jakiego formatu użyć dla jakich typów dokumentów w całym cyklu życia dokumentu, od utworzenia po archiwizację.
Format PDF/A jest jednym z kilku wyspecjalizowanych standardów PDF, obok PDF/X do drukowania i PDF/E do zastosowań inżynieryjnych. Każdy standard odnosi się do określonego zestawu wymagań. Zrozumienie, który standard ma zastosowanie do Twojego typu dokumentu, gwarantuje, że użyjesz odpowiedniego narzędzia do właściwego celu.
Decyzję pomiędzy formatem PDF a PDF/A należy podjąć w momencie tworzenia dokumentu, a nie po latach, gdy trzeba będzie odzyskać dokument z archiwum i okaże się, że jest nieczytelny. Dokonanie właściwego wyboru formatu na etapie tworzenia pozwala zachować opcje na przyszłość.
Zrozumienie kompromisów pomiędzy standardowym plikiem PDF i PDF/A pomaga podejmować świadome decyzje dotyczące formatu każdego tworzonego lub archiwizowanego dokumentu, zapewniając, że każdy dokument ma format odpowiedni do zamierzonego celu i oczekiwanej długości życia.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.