Co to jest plik PDF do wypełnienia i czym różni się od zwykłego pliku PDF
PDF do wypełnienia to dokument PDF zawierający interaktywne pola formularzy, w których można wpisać tekst, wybrać opcje z list rozwijanych, pola wyboru i wybrać przyciski opcji. W przeciwieństwie do zwykłego statycznego pliku PDF, który można tylko czytać i drukować, plik PDF z możliwością wypełniania umożliwia wprowadzanie informacji bezpośrednio do dokumentu za pomocą klawiatury i myszy lub palca na ekranie dotykowym.
Funkcja PDF Forms w plikach PDF z możliwością wypełniania przekształca formularze papierowe w cyfrowe przepływy pracy. Formularz wniosku, który kiedyś wymagał drukowania, pisania odręcznego i skanowania, można teraz wypełnić w całości na komputerze lub telefonie. Wypełniony formularz można zapisać, wysłać e-mailem lub przesłać elektronicznie, bez dotykania papieru.
Interaktywne formularze PDF mogą także zawierać funkcje obliczeniowe. Formularz zamówienia, który można wypełnić, może automatycznie pomnożyć ilość przez cenę jednostkową i wyświetlić sumę wierszy. Raport z wydatków do wypełnienia może sumować wszystkie wpisy wydatków i wyświetlać sumę całkowitą. Obliczenia te odbywają się w czasie rzeczywistym, gdy użytkownik wprowadza dane, co zmniejsza liczbę błędów i oszczędza ręczną pracę związaną z dodawaniem liczb.
Plik PDF z możliwością wypełnienia przekształca statyczny formularz w interaktywny dokument, który odbiorcy mogą wypełnić w całości na swoich urządzeniach.
Dodane pola formularza określają, w jaki sposób użytkownicy będą wchodzić w interakcję z dokumentem i jakie dane mogą wprowadzać.
Plik PDF z możliwością wypełnienia wygląda po wydrukowaniu jak zwykły plik PDF, ale na ekranie pola formularza są widoczne jako wyróżnione obszary, które reagują na kliknięcia myszą i wprowadzanie danych z klawiatury. Pola mogą zawierać etykiety, instrukcje i tekst zastępczy, które prowadzą użytkownika przez proces wypełniania formularza. Po wypełnieniu i zapisaniu formularza wprowadzone dane stają się częścią pliku PDF i pojawiają się po otwarciu lub wydrukowaniu dokumentu.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Jak utworzyć formularz PDF do wypełnienia
Adobe Acrobat Pro zawiera narzędzie do tworzenia formularzy, które umożliwia konwersję statycznego pliku PDF na formularz do wypełnienia. Otwórz plik PDF i wybierz opcję Przygotuj formularz z menu Narzędzia. Acrobat automatycznie wykrywa potencjalne pola formularza na podstawie układu dokumentu. Szuka linii sugerujących obszary wprowadzania tekstu, pól sugerujących pola wyboru i okręgów sugerujących przyciski opcji.
Przejrzyj automatycznie wykryte pola i popraw te, które zostały zidentyfikowane nieprawidłowo. Dodaj pola, które pominęły automatyczne wykrywanie. Usuń pola, które w rzeczywistości nie są polami formularza. Ustaw właściwości pola, w tym nazwę pola, typ pola, czy pole jest wymagane i wszelkie zasady sprawdzania poprawności wprowadzonych danych.
Zapisz przygotowany formularz jako plik PDF do wypełnienia. Pola formularza są teraz aktywne. Każdy, kto otworzy plik PDF w kompatybilnej przeglądarce, może kliknąć pola i wprowadzić dane. Formularz może zostać rozesłany drogą elektroniczną, wypełniony przez odbiorcę i zwrócony. Dane wprowadzone do formularza mogą zostać pobrane i przetworzone automatycznie.
W przypadku użytkowników, którzy nie mają programu Acrobat Pro, narzędzia do tworzenia formularzy WukongPDF mogą dodawać pola do wypełnienia do plików PDF za pośrednictwem interfejsu opartego na przeglądarce. Prześlij plik PDF, dodaj pola tekstowe, pola wyboru i inne elementy formularza, a następnie pobierz wersję do wypełnienia. Podejście oparte na przeglądarce umożliwia tworzenie formularzy bez konieczności zakupu profesjonalnego oprogramowania PDF.
Microsoft Word może także tworzyć formularze do wypełnienia i eksportować je do formatu PDF z zachowaniem pól formularza. Użyj karty Deweloper programu Word, aby wstawić kontrolki formularzy, w tym pola tekstowe, pola wyboru i listy rozwijane. Chroń dokument, aby ograniczyć edycję tylko do pól formularza. Eksportuj do pliku PDF, a pola formularza pozostaną interaktywne.
Typy pól formularzy dostępnych w plikach PDF do wypełnienia
Pola tekstowe są najpopularniejszym elementem formularza. Akceptują tekst wpisany przez użytkownika. Możesz skonfigurować pola tekstowe, aby akceptowały określone formaty, takie jak daty, liczby, adresy e-mail lub numery telefonów. Można ustawić maksymalną długość znaku. Możesz wyświetlić tekst zastępczy, który pokaże użytkownikowi, co wpisać.
Pola wyboru służą do wyborów binarnych. Umowa warunków korzystania zawiera jedno pole wyboru. Lista opcji, w których dozwolony jest wielokrotny wybór, zawiera wiele pól wyboru. Każde pole wyboru jest niezależne. Sprawdzenie jednego nie ma wpływu na pozostałe.
Przyciski radiowe służą do wzajemnie wykluczających się wyborów. Grupa przycisków opcji ma wspólną nazwę. Wybranie jednego przycisku opcji w grupie powoduje automatyczne odznaczenie wszystkich pozostałych w tej samej grupie. Przyciski opcji są odpowiednie, gdy można wybrać tylko jedną opcję.
Listy rozwijane przedstawiają menu opcji, z których użytkownik może wybrać jedną. Rozwijane listy są wskazane, gdy lista opcji jest na tyle długa, że wyświetlenie ich wszystkich jako przycisków opcji zajęłoby zbyt dużo miejsca na formularzu.
Pola podpisu cyfrowego umożliwiają użytkownikowi złożenie podpisu cyfrowego na formularzu w wyznaczonym miejscu. Pole podpisu można skonfigurować tak, aby blokowało formularz po podpisaniu, uniemożliwiając dalsze zmiany wprowadzanych danych. Pola podpisu wykorzystywane są w przypadku formularzy wymagających certyfikacji lub autoryzacji użytkownika.
Pola obliczeniowe wykonują arytmetykę na wartościach wprowadzonych w innych polach. Formularz zamówienia zawierający pola ilości i ceny jednostkowej może zawierać pole kalkulacyjne wyświetlające sumę wierszy. Obliczenia są aktualizowane automatycznie po zmianie wartości wejściowych.
Rozpowszechnianie i zbieranie danych z plików PDF do wypełnienia
Rozpowszechniaj plik PDF do wypełnienia za pośrednictwem poczty elektronicznej, udostępniania plików lub łącza do pobrania w Internecie. Odbiorca otwiera plik PDF w dowolnej kompatybilnej przeglądarce, wypełnia pola formularza, zapisuje wypełniony formularz i zwraca go. Większość przeglądarek plików PDF, w tym bezpłatne czytniki, takie jak Adobe Acrobat Reader, obsługuje wypełnianie formularzy.
Zbierz wypełnione formularze i wyodrębnij dane. Adobe Acrobat Pro może eksportować dane formularzy z wielu ukończonych plików PDF do arkusza kalkulacyjnego. Każdy wypełniony formularz staje się wierszem w arkuszu kalkulacyjnym. Każde pole formularza staje się kolumną. Ta ekstrakcja danych automatyzuje czynności, które w innym przypadku byłyby ręcznym wprowadzaniem danych z formularzy papierowych.
W przypadku formularzy wysyłanych do dużej liczby odbiorców rozważ skorzystanie z usługi formularzy online udostępniającej interfejs internetowy zamiast rozpowszechniania plików PDF. Usługi takie jak Google Forms, Microsoft Forms i dedykowane platformy ankiet zbierają dane za pośrednictwem formularzy internetowych i zapewniają automatyczną kompilację danych. Podejście oparte na formularzu internetowym eliminuje potrzebę posiadania przez odbiorców oprogramowania PDF.
Po zebraniu danych z formularza należy sprawdzić je pod kątem kompletności i dokładności. Sprawdź, czy wymagane pola zostały wypełnione.
Sprawdź, czy dane w sformatowanych polach, takie jak daty i numery telefonów, mają oczekiwany format. Skontaktuj się z respondentem, aby rozwiązać wszelkie problemy, zanim dane trafią do Twojego systemu przetwarzania.
Przejście z formularzy papierowych na pliki PDF z możliwością wypełniania stanowi jedną z najważniejszych usprawnień w zakresie produktywności w przetwarzaniu dokumentów. To, co wcześniej wymagało drukowania, pisania odręcznego, wysyłania pocztą i ręcznego wprowadzania danych, teraz dzieje się całkowicie w sferze cyfrowej. Formularz przesyłany jest pocztą elektroniczną, wypełniany na komputerze lub telefonie i zwracany drogą elektroniczną. Dane są automatycznie pobierane do bazy danych.
Projektując formularz PDF do wypełnienia, należy wziąć pod uwagę wygodę użytkownika podczas jego wypełniania. Ułóż pola w logicznej kolejności, aby użytkownik mógł przechodzić z jednego pola do drugiego w naturalnej kolejności czytania. Wyraźnie oznacz pola. Użyj odpowiednich typów pól dla oczekiwanych danych. Pole daty powinno akceptować daty. Pole numeru telefonu nie powinno przyjmować listów. Dobry projekt formularza zmniejsza liczbę błędów i przyspiesza realizację.
Przed rozesłaniem dokładnie przetestuj formularz do wypełnienia. Wypełnij formularz samodzielnie, korzystając z różnych przeglądarek plików PDF.
Spróbuj wprowadzić nieoczekiwane dane, aby sprawdzić, czy weryfikacja działa poprawnie. Przetestuj formularz na telefonie i komputerze. Wielu odbiorców będzie wypełniać formularz na urządzeniu mobilnym, a formularz musi działać poprawnie na obu platformach.
Dostępność plików PDF do wypełnienia jest ważnym czynnikiem branym pod uwagę podczas projektowania. Pola formularzy powinny zawierać opisowe etykiety, które czytniki ekranu mogą ogłosić. Kolejność tabulacji powinna być zgodna z logiczną sekwencją formularzy. Wymagane pola należy oznaczyć jako wymagane zarówno wizualnie, jak i programowo. Przystępny formularz sprawia, że każdy użytkownik może go wypełnić niezależnie od sposobu interakcji z dokumentem.
Pliki PDF do wypełnienia można zapisać z osadzonymi wypełnionymi danymi, dzięki czemu odbiorca może zapisać wypełnioną kopię formularza. Jest to przydatne, gdy formularz pełni funkcję zapisu, np. wniosku lub umowy. Zapisana kopia pokazuje dokładnie to, co zostało przesłane, łącznie ze wszystkimi wprowadzonymi danymi i datą zakończenia.
W przypadku formularzy, które będą wypełniane przez wiele różnych osób, roześlij pusty formularz jako szablon, a nie jako plik PDF do wypełnienia, który już zawiera dane. Szablon to plik PDF do wypełnienia, w którym wszystkie pola są puste i gotowy do uzupełnienia przez każdego odbiorcę własnych informacji. Rozpowszechnianie wstępnie wypełnionego formularza powoduje zamieszanie i może skutkować przesyłaniem formularzy przez odbiorców z danymi innej osoby.
Pliki PDF z możliwością wypełniania obsługują wiele języków w etykietach pól formularzy i instrukcjach. Formularz przeznaczony dla odbiorców międzynarodowych może zawierać etykiety pól w wielu językach, z odpowiednią etykietą wyświetlaną w zależności od ustawień języka użytkownika.
W przypadku formularzy wymagających podpisów połącz pola, które można wypełnić na wpisywane informacje, z polami podpisów na podpisy cyfrowe. Wypełniony formularz zawiera zarówno wpisane dane, jak i złożone podpisy w jednym dokumencie.
Dane zebrane z plików PDF do wypełnienia można wprowadzić bezpośrednio do baz danych, arkuszy kalkulacyjnych i innych systemów przetwarzania. Ten bezpośredni przepływ danych eliminuje ręczne wprowadzanie danych i związane z tym błędy. Dane wydobyte z wypełnionego formularza są dokładnie tymi, które wpisał respondent.
Przejście z formularzy papierowych na pliki PDF z możliwością wypełnienia to jedno z najważniejszych usprawnień w zakresie obiegu dokumentów dostępnych dla każdej organizacji. Czas zaoszczędzony dzięki wyeliminowaniu drukowania, ręcznego pisania, skanowania i wprowadzania danych w każdym przetwarzanym formularzu.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.