Często pojawia się łączenie wielu dokumentów programu Word w jeden plik PDF — składanie raportu z oddzielnie napisanych sekcji, pakowanie propozycji wraz z załącznikami lub przygotowywanie pakietu dokumentów do przesłania. Istnieje kilka podejść, a to, które działa najlepiej, zależy od tego, czy chcesz to zrobić całkowicie w programie Word, czy później zastosować etap scalania.
Opcja 1: Najpierw połącz dokumenty programu Word, a następnie wyeksportuj do PDF
Najczystszym podejściem do dopracowanego dokumentu końcowego jest połączenie wszystkiego w programie Word przed konwersją. Otwórz pierwszy dokument, umieść kursor na końcu, przejdź do Wstaw → Obiekt → Tekst z pliku i wybierz kolejny dokument Word. Program Word wstawi swoją treść w miejscu kursora. Powtórz tę czynność dla każdego dodatkowego dokumentu. Gdy wszystko znajdzie się w jednym pliku Worda, sprawdź, czy style, numeracja stron oraz nagłówki i stopki są spójne w całym tekście, a następnie wyeksportuj do PDF poprzez Plik → Zapisz jako → PDF lub Plik → Eksportuj.
Ta metoda zapewnia pełną kontrolę nad połączonym dokumentem, zanim stanie się on plikiem PDF. Możesz naprawić niespójności stylu — różne czcionki nagłówków różnych autorów, niespójne odstępy między akapitami, sprzeczną numerację stron — przed utworzeniem pliku PDF. Wadą jest to, że wymaga otwierania i edytowania w programie Word, co nie zawsze jest praktyczne, jeśli dokumenty pochodzą od różnych osób i nie chcesz modyfikować oryginałów.
Opcja 2: Konwertuj każdy dokument na PDF, a następnie scalaj
Wyeksportuj każdy dokument programu Word indywidualnie do pliku PDF, a następnie połącz pliki PDF za pomocą narzędzia do scalania. W programie Word: Plik → Zapisz jako → PDF dla każdego pliku. Następnie prześlij wszystkie pliki PDF do narzędzia Merge PDF firmy WukongPDF, uporządkuj je w odpowiedniej kolejności i pobierz połączony dokument.
To podejście pozwala dokładnie zachować oryginalne formatowanie każdego dokumentu, ponieważ każdy plik PDF jest eksportowany niezależnie. Wadą jest to, że otrzymujesz połączony dokument, który może mieć niespójny styl w poszczególnych sekcjach — różne czcionki, różne rozmiary marginesów, różne projekty nagłówków — ponieważ każdy dokument programu Word zachował własne formatowanie. W przypadku oficjalnej publikacji, w której liczy się spójność wizualna, warto najpierw poprawić styl w programie Word. W przypadku szybkiego pakietu niezależnie opracowanych dokumentów, w przypadku których spójność nie jest krytyczna, metoda konwersji i scalania jest szybsza.
Na komputerze Mac bez narzędzia scalania
Podgląd obsługuje etap scalania na komputerze Mac bez konieczności używania narzędzia przeglądarki. Najpierw wyeksportuj wszystkie dokumenty programu Word do formatu PDF, następnie otwórz pierwszy plik PDF w podglądzie, pokaż panel miniatur i przeciągnij pozostałe pliki PDF do panelu we właściwej kolejności. Plik → Eksportuj jako PDF zapisuje połączony dokument.
Numerowanie stron w połączonym dokumencie
Jeden problem, który pojawia się podczas łączenia oddzielnie utworzonych dokumentów: numery stron. Każdy dokument może mieć własną numerację stron zaczynającą się od 1, więc połączony PDF ma strony 1, 2, 3... następnie 1, 2, 3 ponownie z drugiego dokumentu. Jeśli potrzebujesz ciągłych numerów stron w całym tekście, napraw to w programie Word przed konwersją — ustaw numer strony każdego dokumentu tak, aby zaczynał się w miejscu, w którym poprzednia została przerwana (Układ strony → Numer strony → Formatuj numery stron → Zacznij od [N]). Ciągłe numerowanie stron jest znacznie trudniejsze do dodania do już połączonego pliku PDF.
Rozmiar pliku po połączeniu
Połączony plik PDF z kilku dokumentów programu Word może być większy niż oczekiwano, szczególnie jeśli dokumenty zawierają obrazy lub osadzone wykresy. Uruchomienie ostatecznego scalanego pliku PDF za pomocą narzędzia PDF Kompresja zazwyczaj znacznie zmniejsza rozmiar bez wpływu na jakość tekstu. W przypadku dokumentu, który zostanie wysłany e-mailem lub przesłany gdzieś z ograniczeniem rozmiaru, warto to zrobić jako ostatni krok przed wysłaniem.