Nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, jak długi powinien być plik PDF — istnieją jednak przydatne wytyczne dotyczące typu dokumentu i kilka zasad, które mają zastosowanie do każdego z nich. Krótka wersja: plik PDF powinien mieć dokładnie tyle długości, ile jest konieczne do osiągnięcia swojego celu, i nie powinien być dłuższy o jedną stronę. Trudniejsze pytanie brzmi: co „musi być”? właściwie oznacza dla każdego typu dokumentu.
Zasada odpowiedzi
Długość w pliku PDF nie jest z natury dobra ani zła. Dwustronicowe streszczenie może zdziałać więcej pracy niż dwudziestostronicowy raport, jeśli dwadzieścia stron zostanie uzupełnionych kontekstem, który czytelnik już zna. Czterdziestostronicowa specyfikacja techniczna ma odpowiednią długość, jeśli obejmuje czterdzieści stron odrębnych, niezbędnych informacji, i jest żałośnie niewystarczająca, jeśli pomija najważniejsze szczegóły.
Pytanie nie brzmi: „Jak długo to powinno trwać”? ale „co czytelnik musi umieć zrobić po przeczytaniu tego?” Długość podąża za funkcją. Propozycja musi zawierać informacje wystarczające do podjęcia decyzji. Umowa musi definiować wszystkie warunki, które mogą mieć znaczenie. Jednostronicowy artykuł musi jasno przekazywać jedną ideę. Zacznij od celu, a nie od liczby stron.
Wypróbuj Compress PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Praktyczne wskazówki według rodzaju dokumentu
Propozycje biznesowe
W przypadku większości kontekstów biznesowych propozycje mają zwykle od 5 do 15 stron. Propozycja jednostronicowa sprawdza się, gdy relacja i kontekst są już ustalone. Oferty dłuższe niż 20 stron rzadko są czytane w całości — kadra kierownicza i zespoły zakupowe przeglądają je w poszukiwaniu kluczowych informacji. Jeśli Twój jest długi, zapytaj, czy załączniki mogą stanowić oddzielny załącznik i czy każda sekcja jest naprawdę nośna, czy też tylko po to, aby wyglądać dokładnie.
Raporty i analizy
Raporty mają największą swobodę, ponieważ ich przeznaczenie jest bardzo zróżnicowane. Wewnętrzna cotygodniowa aktualizacja może obejmować jedną stronę. Kwartalny przegląd działalności może mieć piętnaście lat. Raport z badań branżowych rozpowszechniany zewnętrznie może mieć sześćdziesiąt lat. Odpowiednim punktem odniesienia nie jest bezwzględna liczba stron, ale to, czy poziom szczegółowości odpowiada potrzebom odbiorców. Raport napisany dla kadry kierowniczej powinien być krótszy i bardziej skoncentrowany na podsumowaniach niż ta sama analiza napisana dla analityków, którzy będą nad nim pracować.
Umowy i dokumenty prawne
Umowy powinny być tak długie, jak to konieczne, aby obejmować każdy istotny okres — nie więcej, nie mniej. Proste umowy o świadczenie usług między znanymi stronami mogą mieć od dwóch do trzech stron. Złożone wielostronne umowy handlowe zwykle zajmują pięćdziesiąt stron lub więcej. Długość nie jest tu dopełnieniem; to precyzja. Właściwym pytaniem w przypadku umowy nie jest: „Czy możemy to skrócić”? ale „czy zdefiniowaliśmy wszystko, co należy zdefiniować?” To powiedziawszy, umowy, które wykorzystują gęsty język prawniczy do uzupełnienia prostych koncepcji, są prawdziwym zjawiskiem i warto je odrzucić.
Faktury i dokumenty finansowe
Prawie zawsze jedna strona. Faktura zajmująca dwie strony zwykle powoduje problemy z formatowaniem — pozycje, które mogą zostać skondensowane lub układ, który marnuje miejsce. Podsumowania finansowe, wyciągi i rachunki kierują się tą samą logiką: zawierają tylko to, czego czytelnik potrzebuje, aby zrozumieć, za co został obciążony, co zapłacono i jakie są warunki. Wszystko inne to hałas.
Prezentacje wyeksportowane jako PDF
Prezentacje PDF to inna kategoria, ponieważ „długość” to tak naprawdę liczba slajdów, a nie liczba stron w tradycyjnym znaczeniu. Talia slajdów udostępniona jako kontynuacja w formacie PDF po spotkaniu powinna działać samodzielnie, bez narracji prezentera — co często oznacza dodanie kilku slajdów zawierających dużo tekstu więcej niż w przypadku prezentacji na żywo. Zwykle większość prezentacji biznesowych obejmuje od 10 do 20 slajdów. Talia zawierająca ponad 40 slajdów jest zwykle oznaką, że zakres nie został wystarczająco skoncentrowany.
Instrukcje obsługi i dokumentacja techniczna
Dokumentacja techniczna nie ma rozsądnego limitu stron — powinna obejmować to, co obejmuje. Skrócona instrukcja obsługi może mieć cztery strony. Pełna instrukcja produktu może kosztować dwieście. Przydatnym pytaniem jest to, czy dokument jest wystarczająco dobrze zorganizowany, aby czytelnicy mogli znaleźć to, czego potrzebują, bez konieczności czytania całości. Długi dokument o dobrej strukturze i przejrzystym spisie treści jest bardziej użyteczny niż krótszy bez niego.
Podpisuje PDF jest za długi
- Sekcje, które istnieją, aby pokazać, że przeprowadziłeś badania, a nie poinformować czytelnika
- Powtarzające się informacje podane w nieco inny sposób w wielu sekcjach
- Dodatek dłuższy niż dokument główny
- Treści, które miałyby znaczenie tylko w przypadkach brzegowych, które jeszcze się nie pojawiły
- Strony z kontekstem wprowadzającym, które publiczność już zna
Kiedy dokument naprawdę musi być długi
Niektóre dokumenty są długie, bo takie muszą być. W ich przypadku zadaniem nie jest cięcie, lecz zapewnienie możliwości żeglowania po długości. Przejrzysty spis treści, spójna struktura nagłówków i dobrze oznakowane sekcje pozwalają czytelnikom znaleźć to, czego potrzebują, bez konieczności czytania wszystkiego. Zastanów się, czy dokument nie mógłby zostać podzielony na wersję skróconą i wersję pełną, tak aby streszczenie trafiało do większości odbiorców, a wersja pełna była dostępna na życzenie.
Długie pliki PDF są również zwykle dużymi plikami PDF. Przed udostępnieniem czegokolwiek zawierającego więcej niż 10 stron z dużą zawartością przepuść go za pomocą narzędzia PDF Kompresja firmy WukongPDF pod adresem www.wukongpdf.com — 60-stronicowy raport z wykresami nie musi zajmować 80 MB. Średnia kompresja pozwala uzyskać akceptowalny rozmiar większości dużych dokumentów bez widocznej zmiany jakości.
Wypróbuj Compress PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.