Kwartalne sprawozdanie finansowe jest dostarczane w formacie PDF. To 12 stron gęstych tabel: przychody według linii produktów, wydatki według kategorii, pozycje bilansu, przepływy pieniężne. Musisz wyciągnąć kluczowe liczby do arkusza kalkulacyjnego analizy: całkowite przychody, całkowite wydatki, dochód netto i sumy częściowe dla każdej głównej kategorii. Nie potrzebujesz 200 pojedynczych wierszy transakcji. Potrzebujesz podsumowujących liczb, które opowiedzą historię.
Wyodrębnianie danych na poziomie podsumowania ze sprawozdania finansowego PDF do sprawozdania finansowego Excel jest bardziej ukierunkowane niż konwertowanie całej tabeli. Szukasz konkretnych liczb, często oznaczonych terminami takimi jak Suma, Suma częściowa, Netto lub Suma, i potrzebujesz ich w ustrukturyzowanym formacie, który możesz analizować.
Identyfikacja wierszy podsumowania w pliku PDF
Przed wyodrębnieniem zeskanuj plik PDF, aby określić, które wiersze zawierają dane podsumowujące. Wiersze podsumowania mają zazwyczaj charakterystyczne formatowanie: pogrubiony tekst, linię nad nimi, inny kolor tła lub etykiety, takie jak Suma, Suma częściowa, Netto, Brutto, Suma lub Saldo. Te wskazówki wizualne pomagają zlokalizować wiersze w pliku PDF, a także pomagają silnikowi wyodrębniającemu je zidentyfikować. Niektóre narzędzia do wyodrębniania można skonfigurować tak, aby wyszukiwały wiersze pasujące do tych wzorców.
Zwróć uwagę na numery stron, na których pojawiają się wiersze podsumowania. Sprawozdania finansowe często umieszczają na początku tabele podsumowujące, takie jak jednostronicowe podsumowanie rachunku zysków i strat, a szczegółowe tabele transakcji znajdują się na kolejnych stronach. Żądane wiersze podsumowania mogą koncentrować się na 2 lub 3 stronach z 12. Możesz zaoszczędzić czas przetwarzania, wyodrębniając tylko te strony, a nie cały dokument.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Wyodrębnianie danych podsumowujących do Excela
Narzędzie PDF do Excela może wyodrębniać dane z określonych stron. Prześlij plik PDF i określ strony zawierające tabele podsumowujące. Narzędzie wykrywa struktury tabeli, wyodrębnia dane i eksportuje je do arkusza kalkulacyjnego Excel. Otwórz arkusz kalkulacyjny i znajdź wiersze podsumowania. Powinny pojawić się w tej samej kolejności względnej, co w pliku PDF, z etykietami wierszy w jednej kolumnie i wartościami w drugiej.
Jeśli narzędzie do wyodrębniania nie obsługuje wyodrębniania specyficznego dla strony, wyodrębnij wszystkie strony, a następnie przefiltruj wyniki w programie Excel. Zeskanuj wyodrębniony arkusz kalkulacyjny w poszukiwaniu wierszy zawierających etykiety podsumowujące, takie jak Suma lub Netto. Skopiuj te wiersze do osobnego arkusza podsumowania. Usuń szczegółowe wiersze transakcji z arkusza roboczego lub zachowaj je w celach informacyjnych w osobnej zakładce.
Czyszczenie wyodrębnionych danych finansowych
Dane finansowe wyodrębnione z plików PDF często trafiają do programu Excel z problemami z formatowaniem. Symbole walut, znaki dolara, znaki euro są osadzone w tej samej komórce co liczba, dzięki czemu Excel traktuje wartość jako tekst. Liczby ujemne mogą być wyświetlane w nawiasach (1234), a nie ze znakiem minus (-1234), którego program Excel nie rozpoznaje jako liczby ujemnej. Daty mogą pojawiać się w niespójnych formatach.
Wyczyść dane za pomocą funkcji programu Excel. W przypadku wartości walut przechowywanych w postaci tekstowej użyj opcji =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1, „$”; „”)”, „”, „”, „”)), aby usunąć znak dolara i przecinki, a następnie przekonwertować na liczbę. W przypadku liczb ujemnych w nawiasach użyj =JEŻELI(LEWY(A1,1)="(", -WARTOŚĆ(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,";("","")",""""), WARTOŚĆ.
Po wyczyszczeniu sprawdź sumy, porównując je z oryginalnym plikiem PDF. Zsumuj wyodrębnione elementy zamówienia i porównaj z sumą podaną w pliku PDF. Jeśli liczby mieszczą się w tolerancji zaokrągleń, ekstrakcja była dokładna. Jeśli nie są zgodne, przeskanuj arkusz kalkulacyjny w poszukiwaniu wierszy, które zostały pominięte lub źle wyrównane.
Obsługa wieloletnich sprawozdań finansowych
Kwartalne lub roczne sprawozdania finansowe często pokazują wiele okresów obok siebie w tej samej tabeli: pierwszy kwartał, drugi kwartał, trzeci kwartał, czwarty kwartał, pełny rok. Narzędzie do ekstrakcji musi poprawnie wykryć strukturę kolumn, aby przypisać wartości do odpowiednich okresów. Sprawdź dokładnie wyodrębniony arkusz kalkulacyjny. Upewnij się, że liczby Q2 znajdują się w kolumnie Q2, a nie zostały przesunięte do kolumny Q1 lub Q3.
Jeśli wyciąg PDF został zeskanowany, a nie utworzony cyfrowo, przed wyodrębnieniem uruchom OCR. Zeskanowane sprawozdanie finansowe to zbiór obrazów. Wyodrębnij dane PDF z obrazów wymaga, aby OCR najpierw rozpoznał tekst, a następnie wyodrębnił rozpoznane liczby do programu Excel. Narzędzia OCR i ekstrakcji WukongPDF działają sekwencyjnie: najpierw OCR, aby tekst mógł zostać odczytany maszynowo, a następnie ekstrakcja, aby pobrać określone punkty danych do arkusza kalkulacyjnego.
W przypadku cyklicznych raportów finansowych utwórz szablon, który automatycznie mapuje wyodrębnione dane w arkuszu kalkulacyjnym analizy. Zwróć uwagę, który wiersz w wyodrębnionym pliku Excel odpowiada jakiemu wskaźnikowi finansowemu. Utwórz formuły w arkuszu kalkulacyjnym analizy, które odwołują się do tych konkretnych komórek. W następnym kwartale wyodrębnij nowy raport, wklej dane w tym samym miejscu w szablonie, a formuły zaktualizują się automatycznie. Inwestycja w szablony zwraca się w ciągu dwóch cykli raportowania i eliminuje ręczną transkrypcję wprowadzającą błędy. WukongPDF PDF Converter obsługuje przetwarzanie wsadowe raportów cyklicznych, umożliwiając wyodrębnienie tych samych pól podsumowań z wielu okresów za pomocą jednej operacji.
Wyodrębniając dane ze sprawozdań finansowych do analizy, rozważ włączenie etapu uzgadniania do swojego przepływu pracy. Po zaimportowaniu wyodrębnionych liczb do arkusza kalkulacyjnego analizy dodaj kolumnę kontrolną, która porównuje każdą wyodrębnioną wartość z oryginalnym plikiem PDF. Oznacz dowolną komórkę, w której wyodrębniona wartość różni się od pliku PDF o więcej niż tolerancję zaokrąglenia. Uzgodnienie to wychwytuje błędy ekstrakcji, zanim zostaną one wprowadzone do modeli finansowych lub raportów. Sprawdzanie każdego wyciągu zajmuje kilka minut i zapewnia dokumentację ścieżki audytu potwierdzającą, że wyodrębnione dane zostały zweryfikowane ze źródłem. W przypadku raportowania na poziomie dyrektora finansowego ten etap weryfikacji nie jest opcjonalny.
Praktyczne rozróżnienie przy ekstrakcji danych finansowych: sumy podsumowujące, które są pogrubione lub podwójne podkreślone w pliku PDF, są wyodrębniane w sposób bardziej niezawodny niż sumy częściowe, które mają to samo formatowanie, co zwykłe pozycje pojedyncze. Charakterystyczne formatowanie pomaga silnikowi ekstrakcji zidentyfikować je jako istotne strukturalnie. Jeśli w wyodrębnieniu stale pomijane są pewne sumy częściowe, sprawdź, czy w pliku PDF te sumy częściowe wyraźnie się różnią. Podsumy, które wyglądają identycznie jak zwykłe elementy zamówienia, to te, które najprawdopodobniej zostaną pominięte. Jeśli kontrolujesz proces tworzenia pliku PDF, przed eksportowaniem sformatuj wiersze podsumowań w sposób wyraźny. Pogrubiony tekst, górna linia graniczna lub zacienione tło sygnalizują zarówno ludzkim czytelnikom, jak i silnikom wyodrębniającym, że te wiersze mają szczególne znaczenie.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.