Klient wysyła Ci e-mailem fakturę w formacie PDF zawierającą 47 pozycji. Potrzebujesz sum w arkuszu kalkulacyjnym Excel dla swojego oprogramowania księgowego. Faktura jest zeskanowanym obrazem, dlatego nie można po prostu wybrać i skopiować liczb. Możesz ponownie wpisać każdą linię ręcznie, co zajmie 15 minut i spowoduje co najmniej jeden błąd podczas pisania. Możesz też wyodrębnić dane automatycznie i uzyskać czysty arkusz kalkulacyjny w niecałe dwie minuty.
Konwersja faktur i dokumentów finansowych w formacie PDF do formatu Excel jest jednym z najbardziej wartościowych zastosowań PDF do Excel, ponieważ zastępuje podatne na błędy ręczne wprowadzanie danych automatyczną ekstrakcją. Technologia osiągnęła taki poziom, że dobrze skonstruowane faktury z przejrzystymi układami tabel są niezawodnie konwertowane i obejmują pozycje pojedyncze, ilości, ceny jednostkowe i sumy.
Sprawdzanie, czy Twoja faktura jest gotowa do wyodrębnienia danych
Przed próbą wyodrębnienia sprawdź, jakiego rodzaju plik PDF posiadasz. Spróbuj wybrać liczby na fakturze, klikając i przeciągając. Jeśli możesz wybrać pojedyncze liczby i skopiować je, plik PDF będzie zawierał rzeczywiste dane tekstowe. Ekstrakcja będzie prosta. Jeżeli kliknięcie powoduje zaznaczenie całej strony jako pojedynczego bloku lub nie powoduje zaznaczenia niczego, fakturą jest zeskanowany obraz. Wyodrębnianie wymaga w pierwszym kroku OCR, który jest mniej dokładny, ale wciąż znacznie szybszy niż wprowadzanie ręczne.
Sprawdź układ faktury. Prosta tabela z przejrzystymi nagłówkami kolumn, opisem, ilością, ceną jednostkową, sumą i jednym wierszem na element zamówienia, dokona konwersji z niemal idealną dokładnością. Faktura ze scalonymi komórkami, opisami wielowierszowymi, sumami częściowymi przeplatanymi pozycjami pojedynczymi lub wierszami rabatów obejmującymi wiele kolumn będzie konwertowana mniej czysto, ponieważ algorytm wykrywania tabeli ma problemy z nieregularnymi wzorami wierszy i kolumn. Im bardziej regularna struktura tabeli, tym lepsze wyniki ekstrakcji.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Krok po kroku: Wyodrębnianie danych faktury do programu Excel
Jeśli faktura jest tekstowym plikiem PDF, wyodrębnianie odbywa się bezpośrednio za pomocą narzędzia PDF do Excela. Prześlij plik PDF. Wybierz Excel jako format wyjściowy. Narzędzie analizuje układ strony, wykrywa strukturę tabeli i eksportuje dane do pliku .xlsx. Otwórz powstały arkusz kalkulacyjny. Pozycje powinny pojawić się w wierszach, a każda kolumna oryginalnej faktury w osobnej kolumnie programu Excel. Nagłówki kolumn z faktury powinny pojawić się w pierwszym wierszu.
Jeśli faktura jest zeskanowanym obrazem, najpierw wykonaj na niej OCR za pomocą narzędzia OCR. Proces OCR dodaje warstwę tekstową do zeskanowanych stron. Następnie uruchom konwersję pliku PDF do Excela w pliku przetworzonym przez OCR. Ten dwuetapowy przepływ pracy obsługuje najczęstszy scenariusz ze świata rzeczywistego: fakturę w formacie PDF, która została wydrukowana, podpisana i zeskanowana z powrotem do komputera. Krok OCR rozpoznaje tekst. Krok konwersji programu Excel wyodrębnia go do arkusza kalkulacyjnego.
Czyszczenie wyodrębnionych danych
Po ekstrakcji spodziewaj się oczyszczenia. Najczęstsze problemy to wartości liczbowe rozpoznawane jako tekst, symbole walut scalone z liczbami w jednym polu tekstowym, niespójne formatowanie dat oraz wartości ujemne reprezentowane w nawiasach lub końcowym znaku minus, których program Excel nie rozpoznaje jako liczby.
W przypadku wartości walut przechowywanych w postaci tekstowej, np. „1234,56 USD” w komórce, którą Excel traktuje jako ciąg, użyj funkcji Excela WARTOŚĆ z PODSTAWĄ, aby usunąć znak dolara i przecinek: =WARTOŚĆ(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1;"$",""")","",","")). Spowoduje to konwersję tekstu na liczbę, którą można zsumować i obliczyć. W przypadku całej kolumny zastosuj formułę do pierwszego wiersza i przeciągnij ją w dół. W przypadku dat użyj funkcji DATAWARTOŚĆ lub kreatora zamiany tekstu na kolumny programu Excel z określonym formatem daty. Te kroki czyszczenia zajmują kilka minut w przypadku każdego arkusza kalkulacyjnego i pozwalają utworzyć w pełni funkcjonalny plik Excel na podstawie tego, co zaczęło się jako statyczny plik PDF.
Weryfikacja wyodrębnionych sum z oryginalną fakturą
Po oczyszczeniu zweryfikuj wyodrębnione dane z oryginalną fakturą. Zsumuj sumy pozycji w programie Excel i porównaj sumę z sumą faktury. Jeśli liczby się zgadzają, ekstrakcja była dokładna, przynajmniej w przypadku kwot w dolarach. Sprawdź kilka pojedynczych pozycji, porównując oryginalną fakturę z odpowiednim wierszem w arkuszu kalkulacyjnym. Sprawdź pierwszy element, środkowy element i ostatni element. Jeśli są one zgodne, ekstrakcja jest niezawodna.
Jeśli sumy się nie zgadzają, przeskanuj arkusz kalkulacyjny w poszukiwaniu wierszy, w których ekstrakcja umieściła dane w niewłaściwych kolumnach. Częstym błędem jest opis pozycji zawierający liczbę, np. „Model widgetu 3, opakowanie 5 sztuk”; gdzie silnik ekstrakcji zinterpretował „3”; jako ilość i „5” jako cenę jednostkową, tworząc fantomowe pozycje zamówienia. Te artefakty wyodrębniania są łatwe do wykrycia, ponieważ generują bezsensowne wiersze danych. Usuń wiersze artefaktów i zsumuj ponownie. Sumy powinny zbiegać się do prawidłowych wartości.
Obsługa faktur wielostronicowych i partii faktur
W przypadku pojedynczej faktury obejmującej wiele stron przekonwertuj wszystkie strony w jednej operacji. WukongPDF przetwarza każdą stronę i eksportuje połączone dane do jednego arkusza kalkulacyjnego. Jeśli każda strona ma własną tabelę, tabele te są ułożone pionowo w arkuszu kalkulacyjnym, a pomiędzy nimi znajduje się pusty wiersz lub wiersz nagłówka. Skonsoliduj tabele, usuwając zduplikowane nagłówki i łącząc wiersze danych.
W przypadku partii wielu faktur, na przykład rachunków dostawcy za cały miesiąc, należy przetwarzać każdą fakturę indywidualnie i konsolidować wyniki w głównym arkuszu kalkulacyjnym. Utwórz szablon z kolumnami dla dostawcy, numeru faktury, daty, opisu pozycji pojedynczej, ilości, ceny jednostkowej i sumy. Skopiuj wyodrębnione dane z każdej faktury do szablonu. To ustrukturyzowane podejście pozwala uzyskać przeszukiwalny, sortowalny i gotowy do formułowania zapis wszystkich faktur. Narzędzie Wyodrębnij dane PDF obsługuje Konwerter PDF przetwarzanie wsadowe wielu faktur w jednej sesji, generując indywidualne arkusze kalkulacyjne dla każdej faktury, które można szybko połączyć w szablon główny. Oszczędność czasu w porównaniu do ręcznego wprowadzania danych skaluje się liniowo wraz z liczbą faktur. Jedna faktura oszczędza 10 minut. Sto faktur to oszczędność całego dnia pracy.
Praktyczny szczegół dotyczący powtarzającego się przetwarzania faktur: jeśli co miesiąc otrzymujesz faktury od tego samego dostawcy, utwórz szablon Excel wstępnie skonfigurowany z formułami i mapowaniami kolumn dla układu faktury tego dostawcy. Gdy po raz pierwszy wyodrębniasz fakturę od tego dostawcy, zwróć uwagę, które kolumny programu Excel odpowiadają danym polom faktury. Skonfiguruj formuły SUMA dla sum pozycji pojedynczych, formułę sprawdzającą, która sprawdza sumę z sumą faktury, oraz formatowanie warunkowe w celu uwydatnienia rozbieżności. Zapisz to jako szablon specyficzny dla dostawcy. W następnym miesiącu, gdy wyodrębnisz nową fakturę, wklej dane do szablonu, a formuły i formatowanie będą już gotowe. W ciągu roku miesięcznych faktur to podejście oparte na szablonach pozwala zaoszczędzić godziny powtarzalnych prac konfiguracyjnych i praktycznie eliminuje ryzyko błędów w formułach wynikających z ręcznego ponownego wprowadzania. W przypadku organizacji przetwarzających faktury od kilkudziesięciu powtarzających się dostawców folder zawierający szablony specyficzne dla dostawcy pozwala przekształcić wyodrębnianie danych z faktur z cotygodniowego zadania w operację wklejania i weryfikowania.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.