Karta czasu pracy lub faktura jest dostarczana w formacie PDF. Przepracowane godziny, daty, kody projektów, wszystko zamknięte w formacie, którego nie można sumować, sortować ani analizować. Ręczne wpisywanie danych do arkusza kalkulacyjnego działa w przypadku kilku wpisów, ale staje się zadaniem pełnego wprowadzania danych przez miesiąc grafików. Wyodrębnianie danych powoduje automatyczne przekształcenie pliku PDF ze ślepego zaułka w źródło zasilające arkusz kalkulacyjny.
Każda godzina wpisana ręcznie jest godziną niefakturowaną. Automatyczna ekstrakcja zamienia dane uwięzione w plikach PDF w czas podlegający rozliczeniu.
Wyodrębnianie godzin i dat z arkusza czasu pracy PDF do arkusza czasu pracy lub faktury w programie Excel wymaga narzędzia do konwersji zachowującego strukturę tabeli, a następnie oczyszczenia w celu ujednolicenia formatów daty i godziny. WukongPDF OCR PDF i narzędzia do konwersji obsługują wyodrębnianie, a poniższy przepływ pracy przekształca stos plików PDF z grafikami w skonsolidowany arkusz kalkulacyjny rozliczeniowy.
Konwersja pliku PDF grafiku na ustrukturyzowany arkusz kalkulacyjny
Grafik i faktury są z założenia tabelami. Każdy wiersz zawiera wpis czasu z datą, godzinami, kodem projektu i opisem. Narzędzie do konwersji z wykrywaniem struktury tabeli odwzorowuje te wiersze i kolumny bezpośrednio w komórkach arkusza kalkulacyjnego. Konwersja zachowuje siatkę, co jest najtrudniejszą częścią. Czyszczenie standaryzuje dane, czyli część mechaniczną.
Uruchom konwersję i otwórz dane wyjściowe. Sprawdź, czy każdy wiersz pliku PDF pojawia się jako wiersz arkusza kalkulacyjnego. Sprawdź, czy daty, godziny i kody projektów zajmują osobne kolumny. Połączone lub podzielone kolumny wskazują, że wykrycie tabeli w tym układzie nie powiodło się i dla tych konkretnych komórek potrzebne jest inne narzędzie lub ręczna korekta.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Standardyzacja formatów dat po konwersji
Daty w plikach PDF i daty w arkuszach kalkulacyjnych rzadko są zgodne pod względem formatu. Przekonwertowane arkusze kalkulacyjne mogą zawierać daty zapisane w postaci ciągów tekstowych, daty w formacie DD/MM/RRRR, które Excel błędnie odczytuje jako MM/DD/RRRR, lub mogą w ogóle brakować dat, ponieważ podczas konwersji kolumna daty została potraktowana jako tekst ogólny. Najpierw popraw daty, ponieważ każda kolejna analiza zależy od poprawnych dat.
Kreator tekstu na kolumny programu Excel konwertuje daty tekstowe na daty rzeczywiste w jednej operacji. Wybierz kolumnę z datą, otwórz Tekst do kolumn, wybierz opcję Rozdzielane, a w trzecim kroku wybierz opcję Data z formatem źródłowym. Excel reinterpretuje całą kolumnę. Jeśli format jest niespójny w wierszach, użyj formuły analizującej każdą datę indywidualnie w oparciu o to, które pozycje zawierają wartości większe niż 12.
Przeliczanie godzin i minut na czas dziesiętny
W kartach czasu pracy często zapisywane są godziny w formacie GG:MM, 7:30 oznacza siedem godzin i trzydzieści minut. Obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym wymagają godzin dziesiętnych, 7,5 oznacza siedem i pół. Konwertuj GG:MM na dziesiętny, mnożąc wartość czasu przez 24. Komórka zawierająca 7:30 pomnożona przez 24 równa się 7,5.
W przypadku grafików zawierających godziny rozpoczęcia i zakończenia, a nie czas trwania, odejmij początek od końca. Jeśli wynik jest wyświetlany jako godzina, sformatuj jako liczbę i pomnóż przez 24, aby uzyskać liczbę godzin dziesiętnych. Zmiana z 09:00 na 17:30 wynosi 8,5 godziny. Obliczenia automatycznie obsługują konwersję po prawidłowym sformatowaniu komórek.
| Typ danych | Częsty problem związany z konwersją | Popraw w Excelu |
|---|---|---|
| Data (DD/MM/RRRR) | Interpretowane jako MM/DD/RRRR, zamiana miesiąca i dnia | Tekst do kolumn w poprawnym formacie źródłowym |
| Czas (GG:MM) | Przechowywane jako tekst, nierozpoznawane jako czas | Użyj funkcji TIMEVALUE(), aby przekonwertować tekst na czas |
| Godziny trwania (7:30) | Potrzebuje liczby dziesiętnej do obliczeń (7.5) | Pomnóż wartość czasu przez 24, sformatuj jako liczbę |
| Kod projektu | Usunięto zera wiodące (001 staje się 1) | Przed wklejeniem sformatuj kolumnę jako tekst lub użyj niestandardowego formatu „000” |
| Kwoty walutowe | Symbol waluty przechowywany w komórce, zapobiegający matematyce | Znajdź i zamień, aby usunąć symbol, a następnie przekonwertować na liczbę |
Konsolidacja wielu plików PDF grafiku w jeden arkusz kalkulacyjny
Każdy plik PDF z grafikem jest konwertowany do własnego arkusza kalkulacyjnego. Aby skonsolidować miesięczne grafiki, zaimportuj wszystkie przekonwertowane arkusze kalkulacyjne do głównego skoroszytu. Dodatek Power Query programu Excel automatycznie importuje dane ze wszystkich plików w folderze. Umieść wszystkie przekonwertowane arkusze kalkulacyjne w jednym folderze, załaduj je za pomocą Power Query i dodaj do jednej tabeli. Konsolidacja przebiega w ciągu kilku sekund niezależnie od liczby plików.
Dodaj kolumnę z nazwą pliku źródłowego, aby każdy wiersz odnosił się do oryginalnego pliku PDF grafiku. Power Query automatycznie dołącza nazwę pliku źródłowego podczas ładowania z folderu. Ta identyfikowalność ma znaczenie w przypadku sporów dotyczących rozliczeń. Klient kwestionujący konkretną liczbę godzin musi wiedzieć, z jakiego grafiku pochodzi i kiedy został przesłany.
Obsługa pracy w nadgodzinach i różne stawki wynagrodzenia
Arkusze czasu pracy z wieloma stawkami wynagrodzenia, czasem normalnym, nadgodzinami i stawkami weekendowymi wymagają obliczeń godzinowych uwzględniających stawki. Rozdziel przekonwertowane dane na kolumny według typu stawki. Zastosuj właściwą stawkę godzinową do każdej kolumny. Suma w ramach każdej kategorii stawek, a następnie pomiędzy kategoriami, aby uzyskać całkowitą kwotę do zapłaty. Tabela przeglądowa mapująca kody projektów lub typy dni na mnożniki stawek automatyzuje przypisywanie stawek.
Zbuduj logikę stawek raz i zastosuj ją do każdego kolejnego grafiku. Etapy konwersji i czyszczenia dają ustandaryzowane dane. Formuły kalkulacji stawek przetwarzają standaryzowane dane w identyczny sposób w każdym okresie. Błędy w ręcznym wyszukiwaniu stawek, zastosowaniu błędnego mnożnika do zmiany urlopowej znikają, ponieważ formuła za każdym razem konsekwentnie stosuje reguły.
Automatyzacja miesięcznego grafiku pracy
Miesięczny przepływ przebiega według powtarzalnego schematu: zbieraj pliki PDF, konwertuj do arkuszy kalkulacyjnych, konsoliduj, ujednolicaj daty i godziny, generuj raport rozliczeniowy. Każdy krok jest zautomatyzowany. Power Query obsługuje konsolidację i standaryzację. Szablony Excel obsługują raport rozliczeniowy. Jedynym ręcznym krokiem jest gromadzenie plików PDF, a folder obserwowany uruchamiający konwersję nowych plików może nawet to zautomatyzować.
Udokumentuj przepływ pracy dla każdego, kto będzie go uruchamiał w przyszłym miesiącu, lub dla siebie, gdy zapomnisz kroki. Jednostronicowa lista kontrolna zawierająca sekwencję, narzędzia i ustawienia poszczególnych kroków zmienia comiesięczną próbę w comiesięczną rutynę. Dokumentacja to różnica pomiędzy przepływem pracy zależnym od tego, czy jedna osoba ją pamięta, a takim, który przetrwa zmiany personelu i zaniki pamięci.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.