Dostawca wysyła Ci swój najnowszy katalog produktów w formacie PDF. To 40 stron produktów z numerami SKU, opisami, cenami i stanami magazynowymi ułożonymi w formie tabeli. Potrzebujesz tych danych w Excelu, aby zaimportować je do swojego systemu zarządzania zapasami. Ręczne przepisanie 40 stron danych produktu zajęłoby cały dzień pracy i nieuchronnie spowodowałoby błędy. Konwersja katalogu produktów w formacie PDF bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego Excel wyodrębnia dane w ciągu kilku minut.
Konwersja PDF do Excel katalogu produktów lub cennika zachowuje strukturę tabeli i wyodrębnia dane w kolumnach i wierszach. Jakość ekstrakcji zależy od sposobu utworzenia katalogu. Katalog wyeksportowany z bazy danych jako tekstowy plik PDF konwertuje się bezproblemowo. Katalog zaprojektowany w programie do projektowania układu strony ze złożonym formatowaniem wymaga większego oczyszczenia.
Czym katalogi produktów różnią się od standardowych tabel PDF
Katalogi produktów mają specyficzne cechy strukturalne, które stanowią wyzwanie dla silników ekstrakcyjnych. Połączone komórki kategorii produktów obejmujących wiele kolumn. Wielowierszowe opisy produktów, zajmujące kilka wierszy. Obrazy osadzone pomiędzy rzędami produktów. Naprzemienne kolory wierszy dla czytelności. Nagłówki i stopki stron powtarzające nazwę firmy i numer strony. Mechanizm ekstrakcji musi określić, które wiersze zawierają rzeczywiste dane produktu, które są nagłówkami kategorii, a które stanowią elementy wyposażenia strony, które należy zignorować.
Silnik ekstrakcji WukongPDF wykrywa te elementy strukturalne, analizując układ przestrzenny strony. Nagłówki kategorii można rozpoznać po szerokości i pogrubieniu. Wiersze produktów można rozpoznać po spójnym ułożeniu kolumn w wielu wierszach. Nagłówki i stopki stron są identyfikowane poprzez ich powtarzającą się pozycję na każdej stronie. Silnik wyodrębnia wiersze danych produktów, odfiltrowując meble strony, tworząc czystszy arkusz kalkulacyjny.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Krok po kroku: Konwersja katalogu produktów do formatu Excel
Prześlij katalog PDF do narzędzia PDF do Excela WukongPDF. Wybierz Excel jako format wyjściowy. Narzędzie przetwarza dokument i generuje plik .xlsx. Pobierz i otwórz plik. Dane powinny pojawić się w arkuszu kalkulacyjnym z kolumnami SKU, Opis, Cena i innymi polami oryginalnego katalogu. Każdy produkt powinien zajmować jeden rząd. Pierwszy wiersz może zawierać nagłówki kolumn wykryte w katalogu.
Przejrzyj wyodrębnione dane pod kątem problemów ze strukturą. Wiersze nagłówka kategorii wyodrębnione wraz z danymi produktów należy oddzielić. Wiersze te zazwyczaj zajmują całą szerokość tabeli i zawierają tylko tekst w pierwszej kolumnie. Przenieś je do osobnej kolumny Kategoria lub usuń, jeśli potrzebujesz tylko danych na poziomie produktu. Wielowierszowe opisy produktów, które zostały podzielone na wiele wierszy, należy połączyć w jedną komórkę. Użyj funkcji scalania komórek programu Excel lub skonsoliduj je ręcznie.
Czyszczenie wyodrębnionej ceny i danych liczbowych
Ceny w katalogach PDF często zawierają symbole walut, przecinki i spacje, które program Excel traktuje jako tekst, a nie liczby. Komórka zawierająca kwotę „1234,56 USD” nie zsumuje poprawnie. Użyj funkcji Znajdź i zamień programu Excel, aby usunąć symbole walut i spacje. Następnie użyj funkcji WARTOŚĆ lub Tekst na kolumny, aby przekonwertować tekst na liczby.
Poziomy i ilości zapasów mogą obejmować jednostki takie jak „szt”. lub „kg” które należy podzielić na wartość liczbową i kolumnę jednostkową. Użyj funkcji Text to Columns programu Excel z separatorem spacji lub użyj formuły, aby wyodrębnić część liczbową. Wyodrębnij dane PDF do czystych kolumn numerycznych zajmuje kilka minut, ale tworzy arkusz kalkulacyjny, który Twój system inwentaryzacji może bezpośrednio zaimportować.
Obsługa katalogów wielostronicowych z różnymi układami tabel
Niektóre katalogi zmieniają układ tabeli z sekcji na sekcję. Pierwsze 10 stron może stanowić trzykolumnową tabelę produktów. Następne 10 stron może stanowić pięciokolumnową tabelę dla innej kategorii produktów. Wyodrębnij każdą sekcję osobno. Prześlij plik PDF i określ zakres stron dla pierwszej sekcji. Ekstrakt. Powtórz dla każdej kolejnej sekcji. Skonsoliduj wyodrębnione arkusze kalkulacyjne, dołączając do nich spójne nagłówki kolumn. To podejście sekcja po sekcji zapewnia czystsze dane niż wyodrębnianie całego katalogu w jednym przebiegu przy mieszanych układach.
Po wyodrębnieniu i oczyszczeniu zapisz plik Excel. Dane produktów, które były zamknięte w statycznym pliku PDF, znajdują się teraz w ustrukturyzowanym arkuszu kalkulacyjnym, gotowym do importu, analizy lub integracji z systemami biznesowymi. W przypadku cyklicznych aktualizacji katalogu zapisz kroki czyszczenia jako makro lub szablon programu Excel. W następnym miesiącu, gdy dostawca wyśle zaktualizowany katalog, przeprowadź tę samą ekstrakcję i zastosuj te same kroki czyszczenia. Przepływ pracy w PDF Converter, który za pierwszym razem trwał godzinę, za drugim razem zajmuje dziesięć minut, a przy trzeciej aktualizacji staje się rutynowym zadaniem.
Praktyczna technika w przypadku katalogów ze zdjęciami produktów: po wyodrębnieniu sprawdź, czy każdy wiersz produktów odpowiada właściwemu obrazowi. Silnik ekstrakcji może umieszczać obrazy w sąsiednich komórkach lub w oddzielnych wierszach. Utwórz kolumnę w programie Excel o nazwie „Obraz” i ręcznie sprawdź, czy obraz obok każdego wiersza odpowiada opisowi produktu. Jeśli celem jest zaimportowanie tych danych na platformę e-commerce, odwzorowanie obrazu na produkt musi być prawidłowe. Źle umieszczony obraz oznacza, że w wykazie witryny internetowej pojawia się niewłaściwe zdjęcie produktu.
W przypadku cenników zawierających rabaty ilościowe lub ceny warstwowe wyświetlane w niestandardowym formacie, np. „1–99: 10 USD, 100–499: 8 USD 500+: 6 USD”; wszystko w jednej komórce, po wyodrębnieniu podziel je na osobne wiersze lub kolumny. Użyj tekstu programu Excel do kolumn z odpowiednim ogranicznikiem. Każdy poziom ilościowy i jego cena powinny zajmować oddzielną komórkę, aby dane można było sortować, filtrować i importować do dalszych systemów, które oczekują jednej ceny w wierszu.
Po wyodrębnieniu dodaj kolumnę weryfikacji danych, aby wychwycić anomalie cenowe. Jeśli katalog zawiera kolumnę „Sugerowana cena detaliczna” oraz kolumnę „Twoja cena”; dodaj formułę oznaczającą wiersze, w których Twoja cena przekracza cenę detaliczną. Anomalie te mogą wskazywać na błędy ekstrakcji, takie jak zamiana dwóch kolumn ceny podczas konwersji lub rzeczywiste problemy z danymi wymagające zbadania. Walidacja oparta na formułach dodaje bramkę jakościową pomiędzy ekstrakcją danych a ich wykorzystaniem.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.