Umowa wymaga podpisów czterech osób. Dyrektor sprzedaży podpisuje pierwszy. Następnie recenzent prawny. Potem klient. Następnie dyrektor generalny wydaje ostateczną zgodę. Każdy podpis musi zostać złożony w odpowiedniej kolejności. Każdy podpisujący musi zobaczyć dokument takim, jaki istniał po złożeniu poprzednich podpisów. Dokument końcowy musi zawierać wszystkie cztery podpisy, każdy niezależnie weryfikowalny, każdy naniesiony na dokument w kolejności wymaganej w ramach przepływu pracy. Jest to podpisywanie sekwencyjne i jest to standardowy przepływ pracy w przypadku umów, zatwierdzeń i wszelkich dokumentów wymagających podpisu wielu stron w określonej kolejności.
Oparte na przeglądarce narzędzia do podpisywania plików PDF obsługują podpisywanie sekwencyjne, umożliwiając dodawanie dodatkowych podpisów do już podpisanego dokumentu. Każdy nowy podpis jest stosowany do dokumentu w postaci, w jakiej istnieje w danym momencie. Poprzednie podpisy zachowują ważność, dopóki nie zmieni się treść dokumentu, który obejmowały. Kolejność podpisywania jest zachowywana w panelu podpisów. W tym przewodniku opisano sposób konfigurowania i wykonywania przepływu pracy podpisywania sekwencyjnego.
Sekwencyjny przepływ pracy Podpisz PDF jest cyfrowym odpowiednikiem przekazywania papierowego dokumentu po stole. Każda osoba po kolei podpisuje. Każdy podpis dodaje do historii dokumentu. Proces jest liniowy. Ścieżka audytu jest ukończona.
Jak działa podpisywanie sekwencyjne w formacie PDF
Plik PDF może zawierać wiele pól podpisu cyfrowego, każde stosowane niezależnie. Kiedy pierwszy podpisujący składa podpis, podpis obejmuje w tym momencie całą treść dokumentu. Kiedy drugi podpisujący składa podpis, jego podpis obejmuje dokument w stanie istniejącym po złożeniu pierwszego podpisu, łącznie z samym pierwszym podpisem. Każdy kolejny podpis tworzy kryptograficzną migawkę dokumentu w jego bieżącym stanie. Podpisy tworzą łańcuch, każdy nawiązuje do poprzedniego. Jeśli treść dokumentu objęta podpisem zostanie później zmodyfikowana, ten konkretny podpis stanie się nieważny, ale może to również mieć wpływ na późniejsze podpisy, które obejmowały zmodyfikowaną treść.
Panel podpisu cyfrowego w czytniku plików PDF wyświetla listę wszystkich podpisów w kolejności chronologicznej. Każdy wpis zawiera nazwę osoby podpisującej, godzinę podpisania i status ważności. Ważny łańcuch podpisów potwierdza, że każdy podpisujący zatwierdził dokument we właściwej kolejności.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konfigurowanie sekwencji podpisywania
Przed złożeniem pierwszego podpisu należy określić kolejność podpisywania. Zamówienie powinno być zgodne z logiką biznesową dokumentu. Umowa może wymagać podpisania najpierw przez sprzedającego, a następnie przez kupującego. Wewnętrzna zgoda może wymagać pomysłodawcy, następnie menedżera, a na koniec dyrektora. Przekaż sekwencję wszystkim sygnatariuszom. Każdy podpisujący powinien wiedzieć, kto podpisze przed nim, a kto po nim. Podejście sekwencyjne zapobiega wylogowaniu się podpisującego w niewłaściwej kolejności i zakłóceniu przepływu pracy.
Kolejność podpisów PDF Security powinna być udokumentowana wraz z dokumentem. Wystarczy prosta notatka tytułowa zawierająca listę wymaganych sygnatariuszy w odpowiedniej kolejności. WukongPDF wspiera proces podpisywania. Właściciel dokumentu zarządza sekwencją podpisywania.
Porównanie typów podpisów dla sekwencyjnych przepływów pracy
| Typ podpisu | Wsparcie sekwencyjne | Najlepsze dla |
|---|---|---|
| Elektroniczne (rysowane lub pisane na maszynie) | Można nakładać sekwencyjnie. Każdy podpis jest niezależny. Brak zależności kryptograficznej pomiędzy podpisami | Zezwolenia wewnętrzne, dokumenty rutynowe, w przypadku których weryfikacja tożsamości nie jest krytyczna |
| Cyfrowe (na podstawie certyfikatów) | Zaprojektowany do podpisywania sekwencyjnego. Każdy podpis kryptograficznie obejmuje stan dokumentu, w tym poprzednie podpisy | Umowy, zgłoszenia regulacyjne i dokumenty prawne wymagające weryfikowalnej sekwencji podpisów |
Obsługa błędów kolejności podpisywania
Jeśli podpisujący podpisuje się w niewłaściwej kolejności, może zaistnieć potrzeba ponownego uruchomienia dokumentu od miejsca, w którym wystąpił błąd. Podpis złożony przed podpisującym, który powinien był złożyć podpis jako pierwszy, tworzy dokument, w którym kolejność składania podpisów nie odzwierciedla zamierzonej kolejności. Konsekwencje prawne lub proceduralne zależą od rodzaju dokumentu i oczekiwań odbiorcy. W przypadku dokumentów wewnętrznych kolejność podpisania może stanowić wytyczną. W przypadku umów zewnętrznych kolejność podpisania może być określona umownie.
Sekwencyjny przepływ pracy Sign PDF jest wymuszany przez proces, a nie przez format PDF. Format pozwala na dowolny podpis w dowolnym momencie. Właściciel dokumentu kontroluje kolejność, rozdając dokument podpisującym we właściwej kolejności.
Śledzenie statusu podpisu podczas procesu podpisywania sekwencyjnego
W miarę jak dokument przechodzi przez sekwencję podpisywania, śledź, kto podpisał, a kto oczekuje na złożenie podpisu. Prosty arkusz śledzenia zawierający listę każdego sygnatariusza, jego oczekiwaną datę podpisania i rzeczywistą datę podpisania zapewnia widoczność. Śledzenie zapobiega pozostawieniu dokumentu w czyjejś skrzynce odbiorczej w momencie zatrzymania procesu.
Arkusz śledzenia Sign PDF jest oddzielny od dokumentu. Panel podpisu PDF pokazuje, kto podpisał. Arkusz śledzenia pokazuje, kto jeszcze nie podpisał. Razem zapewniają pełny obraz procesu podpisywania.
Co się stanie, gdy osoba podpisująca odmówi podpisania
Sygnatariusz znajdujący się w sekwencji może odmówić podpisania. Dokument może wymagać zmian przed zatwierdzeniem. Mogą też całkowicie odrzucić dokument. Proces podpisywania zatrzymuje się na tym podpisującym. Kolejni sygnatariusze nie mogą podpisać, ponieważ dokument nie przekroczył punktu odmowy.
Zwróć dokument nadawcy wraz z komentarzami podpisującego, który odmawia. W razie potrzeby popraw dokument. Rozpocznij ponownie sekwencję podpisywania od początku, korzystając ze poprawionej wersji. Proces sekwencyjnego podpisywania PDF Security nie pozwala na pomijanie. Każdy podpisujący w określonej kolejności musi się podpisać.
Zarządzanie wyglądem podpisu dla wielu sygnatariuszy
Wygląd każdego podpisu sygnatariusza i jego wizualną reprezentację na stronie można dostosować. Jeden z sygnatariuszy może preferować podpis maszynowy. Inny może chcieć narysowanego podpisu. Trzeci może wymagać oficjalnego wyglądu pieczątki. Wygląd podpisu jest konfigurowany dla każdego podpisującego w momencie składania podpisu. W dokumencie mogą być wyświetlane różne style podpisów różnych sygnatariuszy.
Jednakże spójne formatowanie podpisów wszystkich sygnatariuszy prezentuje się bardziej profesjonalnie. Jeśli to możliwe, przed rozpoczęciem procesu podpisywania uzgodnij standardowy format podpisu. Spójność wyglądu Sign PDF jest decyzją wynikającą z profesjonalizmu, a nie wymogiem technicznym.
Archiwizowanie w pełni podpisanego dokumentu z pełną ścieżką audytu
Po złożeniu wszystkich podpisów zarchiwizuj podpisany dokument z nienaruszonym pełnym panelem podpisów. Panel podpisów to ścieżka audytu. Pokazuje, kto, kiedy i w jakiej kolejności podpisał. Jeśli dokument zostanie później przekonwertowany na inny format lub przetworzony za pomocą narzędzia usuwającego podpisy, ścieżka audytu zostanie utracona.
Zapisz podpisany plik PDF jako ostateczny zapis. Wszelkie kopie lub konwersje mają charakter pochodny. Archiwum PDF Security podpisanego oryginału przechowuje dowody procesu podpisywania.
Obsługa odrzucenia podpisu i weryfikacja dokumentu w połowie sekwencji
Osoba podpisująca w środku sekwencji może zażądać wprowadzenia zmian przed podpisaniem. Dokument musi zostać poprawiony, ale poprzednie podpisy są już w nieaktualnej wersji. Rozpocznij od początku sekwencję podpisywania ze poprawionym dokumentem. Poprzednie podpisy na starej wersji są archiwizowane jako część historii dokumentu.
Udokumentuj zmianę i powód ponownego uruchomienia sekwencji. Ścieżka audytu Podpisz PDF powinna zawierać historię wersji pokazującą, że dokument został poprawiony na prośbę konkretnego podpisującego i proces podpisywania został wznowiony.
Korzystanie z pól podpisu a umieszczanie podpisu w dowolnej formie
Pola podpisów to wyznaczone obszary na stronie, w których spodziewane są podpisy. Prowadzą sygnatariuszy do właściwej lokalizacji. Dowolne umieszczanie umożliwia podpisującym umieszczenie podpisu w dowolnym miejscu strony. W przypadku sekwencyjnego podpisywania przez wielu sygnatariuszy pola podpisów zapobiegają nakładaniu się podpisów i zapewniają, że każdy sygnatariusz złoży podpis w wyznaczonym dla siebie obszarze.
Umieść pola podpisu dla każdego podpisującego przed złożeniem pierwszego podpisu. Nazwij każde pole zamierzoną nazwą lub rolą osoby podpisującej. Struktura pola podpisu cyfrowego przekazuje sekwencję podpisu wizualnie każdemu uczestnikowi.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.