Niektóre skanery dokumentów i drukarki wielofunkcyjne automatycznie stosują ochronę hasłem lub ograniczenia edycji do każdego tworzonego przez siebie pliku PDF. Jest to domyślne ustawienie zabezpieczeń skonfigurowane przez dział IT lub producenta urządzenia. Jeśli otrzymasz zeskanowany plik PDF, który nieoczekiwanie prosi o podanie hasła lub blokuje edycję, prawdopodobnie ochrona nie została celowo zastosowana przez osobę, która skanowała dokument. Narzędzia Odblokuj PDF mogą usunąć ochronę skanera, przywracając dokument do normalnego, edytowalnego stanu.
Najważniejsze wnioski
Ochrona plików PDF stosowana przez skaner to zwykle hasło uprawnień ograniczające edycję, drukowanie i kopiowanie, a nie otwarte hasło uniemożliwiające przeglądanie. Większość zabezpieczeń skanera wykorzystuje słabe lub domyślne hasło właściciela, które można usunąć za pomocą narzędzi odblokowujących. Proces odblokowania zajmuje kilka sekund po zidentyfikowaniu rodzaju zastosowanej ochrony. Jeżeli skaner zastosował otwarte hasło, potrzebne będzie hasło od osoby obsługującej skaner.
Dlaczego skanery zabezpieczają pliki PDF
Skanery i urządzenia wielofunkcyjne dla przedsiębiorstw są często konfigurowane przez administratorów IT w celu stosowania domyślnych ustawień zabezpieczeń do skanowanych dokumentów. Powodem jest to, że zeskanowane dokumenty często zawierają poufne informacje, takie jak umowy, akta osobowe lub dokumenty finansowe, a domyślne zastosowanie ochrony jest bezpieczniejsze niż poleganie na indywidualnych użytkownikach, którzy będą pamiętać o ochronie wrażliwych skanów. Menu konfiguracyjne skanera zawiera sekcję dotyczącą zasad bezpieczeństwa, w której administratorzy ustawiają domyślne hasło i uprawnienia. Ustawienia te mają zastosowanie do każdego zadania skanowania, chyba że użytkownik skanera je zastąpi, a większość użytkowników nie wie, jak to zrobić.
Zabezpieczeniem jest zazwyczaj hasło uprawnień z ograniczeniami dotyczącymi edycji, drukowania i kopiowania. Domyślne hasło skanera jest często ustawiane na prostą wartość zaprogramowaną przez dział IT, taką jak nazwa organizacji, numer modelu skanera lub ogólne hasło domyślne, takie jak „admin”. lub „hasło”. Dzięki temu ochrona oparta na skanerze jest stosunkowo łatwa do usunięcia w porównaniu z ochroną zastosowaną celowo przez użytkownika, który wybrał silne hasło.
Spróbuj odblokować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Jak rozpoznać i usunąć zabezpieczenie skanera
Jeżeli skaner zastosował ochronę podczas operacji skanowania do wiadomości e-mail, sprawdź ustawienia poczty e-mail w skanerze. Wiele skanerów ma osobne profile zabezpieczeń dla różnych metod dostarczania. Profil skanowania do wiadomości e-mail może zastosować ochronę, podczas gdy profil skanowania do folderu nie. Jeśli masz dostęp do skanera, przejście na inną metodę dostarczania tego samego dokumentu może ominąć ochronę bez użycia narzędzia odblokowującego. Poproś operatora skanera, aby zamiast do wiadomości e-mail spróbował skanować do napędu USB lub folderu sieciowego.
Po odblokowaniu pliku PDF chronionego skanerem otwórz właściwości dokumentu i sprawdź, czy na karcie Zabezpieczenia wyświetla się teraz komunikat „Brak zabezpieczeń”. Jeśli na liście nadal znajdują się jakiekolwiek ograniczenia, odblokowanie było niekompletne, a dokument może nadal blokować edycję lub kopiowanie. Niektóre narzędzia odblokowujące usuwają hasło, ale pozostawiają flagi uprawnień na miejscu, tworząc dokument, który można otworzyć bez hasła, ale nadal blokuje pewne działania. Całkowite odblokowanie nie powinno wykazywać żadnych metod zabezpieczeń ani żadnych ograniczeń we właściwościach dokumentu.
Niektóre skanery stosują ochronę przy użyciu 40-bitowego standardu szyfrowania RC4, który jest starszym i słabszym algorytmem szyfrowania. Narzędzia odblokowujące mogą niemal natychmiast usunąć ochronę opartą na RC4, ponieważ przestrzeń na klucze jest wystarczająco mała, aby umożliwić szybkie odzyskanie danych metodą brute-force. Nowsze skanery korzystające z 128-bitowego lub 256-bitowego szyfrowania AES wymagają bardziej wyrafinowanych podejść, ale domyślne hasła wybierane przez działy IT są często na tyle proste, że odzyskiwanie na podstawie słownika kończy się sukcesem w ciągu kilku minut.
Otwórz plik PDF w dowolnym czytniku i sprawdź właściwości dokumentu. Jeśli na karcie Zabezpieczenia wyświetlana jest informacja „Bezpieczeństwo hasłem” i zawiera listę ograniczeń, takich jak „Edytowanie: niedozwolone”; ale dokument otwiera się bez pytania o hasło, ochroną jest tylko hasło uprawnień. Jest to najczęstsza ochrona stosowana przez skaner. Użyj narzędzia odblokowującego, które jest specjalnie ukierunkowane na hasła uprawnień. Prześlij Zeskanowany plik PDF, uruchom operację odblokowania i pobierz wersję bez ograniczeń. Większość narzędzi do odblokowywania online obsługuje hasła uprawnień stosowane przez skaner w ciągu kilku sekund.
Gdy w dokumencie pojawi się monit o podanie hasła do otwarcia, skaner zastosował otwarte hasło. Jest to mniej powszechne, ale zdarza się w środowiskach o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Poproś osobę obsługującą skaner o hasło. Operatorzy skanerów często nie wiedzą, że hasło zostało zastosowane, dlatego może być konieczne skontaktowanie się z działem IT, który skonfigurował skaner. Jeśli dział IT nie będzie w stanie podać hasła, dokumentu może nie być możliwe do odzyskania bez specjalistycznych narzędzi do odzyskiwania hasła, które są skuteczne tylko w przypadku słabych lub domyślnych haseł. Narzędzie odblokowujące WukongPDF usuwa ograniczenia uprawnień stosowane przez skaner i może podejmować próbę odzyskania prostych otwartych haseł powszechnie używanych w domyślnych konfiguracjach skanera.
Zapobieganie problemom z ochroną skanera
Udokumentuj proces odblokowania i udostępnij go współpracownikom, którzy otrzymują pliki PDF chronione skanerem z tego samego źródła. Jednostronicowy przewodnik zawierający listę typowych domyślnych haseł do modeli skanerów stosowanych w Twojej organizacji oraz instrukcje usuwania ochrony pozwala każdej osobie na samodzielne szukanie rozwiązania. Artykuł w bazie wiedzy udostępnionej lub wpis na wiki zespołu skutecznie rozpowszechniają te informacje i zmniejszają liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej IT związanych z zablokowanymi zeskanowanymi dokumentami.
W przypadku organizacji skanujących duże ilości dokumentów koszty związane z niechcianą ochroną mogą być znaczne. Oblicz czas potrzebny na odblokowanie zeskanowanych plików PDF w ciągu miesiąca i przedstaw tę liczbę działowi IT jako uzasadnienie biznesowe zmiany domyślnych ustawień skanera. Skaner, który dodaje niechcianą ochronę 50 dokumentom dziennie, a odblokowanie każdego z nich zajmuje 30 sekund, kosztuje organizację ponad godzinę produktywnego czasu tygodniowo. Większość działów IT dostosuje ustawienia, gdy zrozumieją wpływ na produktywność. Po oszacowaniu wpływu biznesowego większość działów IT szybko reaguje, aby dostosować domyślną konfigurację zabezpieczeń.
Jeśli nie możesz zmienić konfiguracji skanera, zanotuj dokładny numer modelu skanera i wyszukaj w Internecie jego domyślne hasło. Wielu producentów skanerów dokumentuje domyślne hasło fabryczne w swoich instrukcjach obsługi lub artykułach z bazy wiedzy. Domyślne hasło jest często takie samo we wszystkich urządzeniach tego samego modelu, a jego znajomość umożliwia odblokowanie zeskanowanych plików PDF bez korzystania z narzędzia innej firmy.
Jeśli skanery Twojej organizacji stosują niechcianą ochronę plików PDF, najskuteczniejszym rozwiązaniem jest zmiana domyślnych ustawień zabezpieczeń skanera. Uzyskaj dostęp do interfejsu konfiguracyjnego skanera, zwykle za pośrednictwem przeglądarki internetowej, wprowadzając adres IP skanera. Przejdź do sekcji ustawień zabezpieczeń lub ustawień PDF i wyłącz domyślną ochronę lub zmień ją tak, aby działała tylko wtedy, gdy użytkownik wyraźnie zdecyduje się chronić dokument. Ta zmiana wymaga dostępu administratora do skanera, o co może być konieczne zwrócenie się do działu IT.
W przypadku użytkowników skanujących dokumenty za pomocą skanerów udostępnionych lub publicznych, gdzie nie mogą zmienić konfiguracji, rozwiązaniem jest skanowanie do formatu innego niż PDF, np. JPEG lub TIFF, a następnie konwersja plików obrazów do formatu PDF przy użyciu narzędzia, które nie stosuje ochrony. Konwersja obrazu do formatu PDF powoduje utworzenie niezabezpieczonego pliku PDF. Dodatkowy krok konwersji wydłuża przepływ pracy o minutę, ale całkowicie omija konfigurację zabezpieczeń skanera.
Często zadawane pytania
Co by było, gdyby skaner oprócz ochrony zastosował podpis cyfrowy? Podpis cyfrowy jest niezależny od zabezpieczenia hasłem. Usunięcie hasła nie ma wpływu na podpis. Jeśli jednak następnie dokonasz edycji dokumentu, podpis będzie wyświetlany jako nieprawidłowy, ponieważ treść uległa zmianie po podpisaniu. Jeśli ważna jest ważność podpisu, skontaktuj się z autorem dokumentu, aby poprosić o odblokowaną, podpisaną wersję. Nie odblokowuj i nie edytuj podpisanego dokumentu, jeśli podpis służy jako gwarancja autentyczności.
Co by było, gdyby skaner oprócz ochrony hasłem zastosował podpis cyfrowy? Podpisy cyfrowe stosowane przez skaner to zazwyczaj certyfikaty z podpisem własnym generowane przez sam skaner w celu sprawdzenia autentyczności dokumentu, a nie ograniczenia dostępu. Usunięcie zabezpieczenia hasłem nie ma wpływu na podpis cyfrowy. Jeśli jednak następnie dokonasz edycji dokumentu, podpis będzie wyświetlany jako nieprawidłowy, ponieważ treść dokumentu zmieniła się od czasu jego podpisania.
Czy odblokowanie pliku PDF chronionego skanerem, który otrzymałem od kogoś innego jest legalne?
Jeżeli ochrona została zastosowana automatycznie przez skaner, a nie celowo przez nadawcę, ogólnie akceptowalne jest usunięcie ograniczeń w zakresie korzystania z dokumentu zgodnie z przeznaczeniem. Nadawca prawdopodobnie nie wie, że dokument jest chroniony. Jeśli nie masz pewności, skontaktuj się z nadawcą i zapytaj, czy zamierzał ograniczyć dokument. Jeżeli zabezpieczenie zostało zastosowane celowo i nie masz uprawnień do modyfikacji dokumentu, usunięcie ograniczeń może naruszyć regulamin.
Czy ochrona skanera może zakłócać przetwarzanie OCR?
Tak. Jeśli skaner zastosował uprawnienia uniemożliwiające edycję, oprogramowanie OCR może nie być w stanie dodać rozpoznanej warstwy tekstowej do pliku PDF, ponieważ dokument jest zabezpieczony przed modyfikacjami. Najpierw odblokuj plik PDF, a następnie uruchom OCR na niechronionej wersji. Warstwa tekstowa OCR zostanie poprawnie zapisana w dokumencie po usunięciu ograniczeń uprawnień.
Dlaczego mój skaner chroni niektóre skany, a inne nie?
Niektóre skanery mają ustawienia oparte na profilach, w przypadku których różne miejsca docelowe skanowania, takie jak poczta e-mail, folder sieciowy i urządzenie USB, mają różne konfiguracje zabezpieczeń. Skan wysłany na e-mail może być chroniony, natomiast skan zapisany na dysku USB nie. Sprawdź ustawienia profilu skanera, aby zidentyfikować i usunąć niespójność.
Spróbuj odblokować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.